Контроль исполнения бюджета в Excel с помощью Power Query

Преимущества бюджетирования в компании известны всем финансовым руководителям. Однако у него есть такие недостатки, как рутинность и большой объем работы по контролю за исполнением бюджета. Отсюда возникает важная задача бюджетирования — улучшить оперативность и актуальность получаемых данных. В статье рассмотрим, как оперативно получать информацию о план-фактном исполнении Бюджета движения денежных средств (БДДС) при помощи надстройки Excel Power Query.

ПОДГОТОВКА ДАННЫХ

Таблицы с плановыми и фактическими показателями Бюджета движения денежных средств должны быть однотипные и плоские, поскольку после их заполнения данные будут консолидированы.

В таблице 1 приведен пример внесения плановых показателей в БДДС условной компании «Альфа».

Определим набор аналитик (столбцов), которые будем использовать для контроля за исполнением бюджета. Стандартно это статья движения денежных средств, ЦФО (центр финансовой ответственности), период и т. д. Важный момент: информация не должна быть избыточной.

Цель консолидации данных с помощью Power Query — оперативно отражать показатели о план-фактном исполнении бюджета в одном файле или даже в одной таблице, детализировать каждый показатель до первичного документа (при необходимости). Это сделает эффективной работу руководителя финансовой службы, экономиста по бюджетированию.

Рассмотрим отдельные плановые показатели табл. 1. Ввиду ограниченности формата статьи рассматриваем не годовой бюджет, а квартальный. В соответствии с бюджетом, утвержденным 17.06.2024 на третий квартал, запланированы расходы на оплату труда в сумме 772 309 руб. ежемесячно. Центр финансовой ответственности за данные расходы — бухгалтерия. За коммерческим отделом закреплены транспортные расходы в июле в сумме 63 000 руб.

Бюджет является документом, который должен отражать реальное положение дел в компании. При необходимости в него вносят изменения. В таблице 1 изменения также внесены. Так, 12.07.2024 в бюджете снизили расходы по статье «2102_Закупка ОС производственного назначения», которая была закреплена за коммерческий отделом, и увеличили расходы на оплату труда.

Экономист по бюджетированию разносит показатели в соответствии с утвержденным бюджетом или изначально формирует их в табл. 1.

Чтобы стандартизировать заполнение плановых и фактических показателей, предварительно прорабатывают справочники (Статья движения денежных средств, Контрагент, ЦФО, Месяц).

Справочники подключают в табл. 1 в качестве выпадающих списков: вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных. Выбирают тип данных «Список» и соответствующий Источник. В результате формируется таблица, отражающая фактическое исполнение бюджета (табл. 2).

В сформированную табл. 2 вносят фактические данные. Эта таблица отличается от табл. 1 наличием наименования контрагента и сумм со знаком «–».

Определяют, на основании каких документов будут учитываться фактические расходы (заключенных договоров, платежных поручений на оплату и т. д.).

В условной компании «Альфа» фактические данные отражают на основании платежных поручений из банковской выписки по расчетному счету. Так, 12.07.2024 компания заплатила ООО «Аршин» 43 664 руб. за материалы для основной деятельности. Расходы отражены по ЦФО «Отдел закупок и логистики». Одна статья расходов будет отражаться столько раз, сколько платежных поручений (оплат) осуществлено за отчетный период. Оплату вносят в табл. 2 со знаком «–».

Итак, руководитель финансовой службы имеет две таблицы от двух исполнителей — плановые показатели от экономиста по бюджетированию, факт — от бухгалтера-казначея. Каждый из исполнителей отвечает за достоверность и своевременность внесенных в таблицы показателей.

Следующий шаг — консолидация данных.