Статьи по рубрикам

Планирование и управление затратами в БДР: как правильно учесть расходы?

«Планово-экономический отдел» №11 2013 / Управление затратами

В статье вы узнаете о планировании и управлении затратами в общем процессе бюджетирования на предприятии. Методы нормирования сырья, материалов и трудовых ресурсов в каждой отрасли и на каждом предприятии разные, поэтому речь пойдет не о методике нормирования, а о методике планирования и управления затратами.

Бюджет доходов и расходов (БДР) — документ с плановым и фактическим раскладом по основным статьям доходов и расходов, который позволяет увидеть собственнику и руководству компании, сколько нужно вложить денежных средств для того, чтобы предприятие было рентабельным и могло успешно развиваться в дальнейшем, какая финансовая ситуация сложилась на сегодняшний день.

Подробный и доскональный анализ БДР в разрезе статей и подразделений позволит выявить слабые места в управлении, принять необходимые управленческие решения для изменения ситуации. Для этого бюджет доходов и расходов должен, прежде всего, формироваться грамотными и ответственными людьми. Большую роль здесь играют:

правильная мотивация исполнителя;
грамотный подбор специалиста по бюджетированию.

Данная статья поможет специалистам, которые не равнодушны к своей профессии и своему делу, справиться с поставленной перед ними задачей и грамотно построить систему бюджетирования на предприятии.

Прежде чем приступить к регламенту бюджетирования, необходимо ознакомиться с небольшим предисловием, которое разъяснит необходимость формирования на предприятии бюджета доходов и расходов.

Автору впервые пришлось формировать бюджет доходов и расходов на небольшом металлургическом предприятии в 1999 г. Частный бизнес только начал развиваться, никаких форматов бюджетов доходов и расходов еще не было, тем более не было рекомендаций по порядку формирования плановых и фактических бюджетов. Но уже тогда была необходимость в создании внутренних документов, регламентирующих оптимальный уровень доходов предприятия и соответственный уровень затрат, которые должно было понести предприятие, чтобы обеспечить достаточный уровень прибыли для нормальной деятельности и развития.

По данным бухгалтерского учета сформировать бюджет было достаточно сложно, поэтому была поставлена задача спланировать такой бюджет доходов и расходов, при котором объем выпуска и реализации продукции позволял бы не только бесперебойно обеспечивать производство сырьем и материалами, энергоресурсами, выплачивать заработную плату рабочим, но и покрывал бы внушительные постоянные затраты предприятия с учетом личных затрат собственника и необходимой ему прибыли. При этом требования предпринимателя к расходной части бюджета были очень строгие, все статьи расходов планового бюджета, кроме личных, формировались исходя из вопроса: «Как правильно учесть расходы?». Рассмотрим пример.

Пример

Для доставки сырья предприятие пользовалось услугами железной дороги. Как известно, вагоны и контейнеры с сырьем или готовой продукцией в ожидании локомотива или автомобиля, доставляющего груз непосредственно от станции до получателя, простаивают на станциях, и за отстой вагонов взимается сбор, который зависит от времени отстоя. Сбор отражается в счете-фактуре, в бухгалтерском отчете он относится к затратам, влияющим на налогооблагаемую прибыль. В бюджете доходов и расходов эти затраты относятся к транспортным расходам.

Часто время отстоев превышает расчетное по причинам нерасторопности логистов предприятия — получателя сырья. За простой вагонов и контейнеров сверх времени, установленного договором, взимаются штрафы, которые относятся к внереализационным затратам, то есть затратам, не влияющим на размер налогооблагаемой прибыли. Тем не менее сборы и штрафы в БДР должны отразиться как сумма перерасхода фактических расходов по сравнению с плановыми (виновники должны быть наказаны).

В плановом бюджете предприниматель требовал фиксировать только ту сумму необходимых расходов, которая не включала бы затраты, понесенные из-за нерадивости и нерасторопности работников предприятия или по другим субъективным причинам.

Плановые бюджеты расходов по многим статьям зачастую формируются по факту прошлого месяца либо как среднестатистическая фактическая цифра за какой-то период, то есть формально. Формировать плановый бюджет по принципу «а сколько должно быть?» — очень трудоемкая работа, так как нужно обрабатывать первичные документы, знать все тарифы по доставке грузов, нормы расхода ГСМ, нормы расхода сырья, нормативы энергопотребления, нормы расхода вспомогательных материалов и многое другое. Поэтому на многих предприятиях бюджет доходов и расходов — просто дань моде, а некоторые руководители предприятий, не получив нужного эффекта по экономии ресурсов и росту рентабельности производства, вообще отказываются от бюджетов доходов и расходов, довольствуясь бухгалтерской отчетностью. Но ведь обязанность руководителя — правильно поставить задачу перед начальником планового отдела и получить требуемый ему результат.

Если руководитель предприятия решил, что бюджет доходов и расходов нужен, то для начала процесса бюджетирования необходимы:

1) приказ по предприятию, регламентирующий порядок бюджетирования, который должен включать в себя:

перечень статей бюджета с кодировкой;
перечень подразделений, в разрезе которых будет вестись учет с кодировкой;
перечень ответственных лиц за сбор и предоставление информации;
акцентирование на том, что ни одна программа и ни одна отчетная таблица на предприятии не формировались и не предоставлялись без кодировки БДР;
ответственность лиц за сбор и предоставление информации без кода БДР или за несвоевременное предоставление такой информации;

2) исполнение приказа или сбор и предоставление информации по статьям бюджета в нужный срок ответственными лицами.

Пример кодировки статей бюджета представлен в табл. 1.

Таблица 1. Кодировка статей бюджета
Код	Статья


1	Выпуск, кг
2	Доходы по выпуску без учета «незавершенки»
3	Расходы (всего)
3.1	Прямые затраты (всего), в том числе:
3.1.1	· сырье и материалы
3.1.2	· транспорт по доставке сырья и материалов
3.1.3	· заработная плата
3.1.4	· отчисления во внебюджетные фонды
3.1.5	· электроэнергия
3.1.6	· вода
3.1.7	· газ на сушку продукции
3.1.8	· упаковка и вспомогательные материалы
3.2	Общецеховые расходы (всего), в том числе:
3.2.1	· амортизация основных фондов
3.2.2	· затраты на ремонт и содержание оборудования, в том числе:
3.2.2.1	· материалы и запасные части
3.2.2.2	· услуги сторонних организаций по ремонту оборудования
3.2.5	· зарплата общецехового персонала
3.2.6	· отчисления во внебюджетные фонды
3.2.7	· МБП, канцтовары
3.2.8	· содержание зданий и сооружений (всего), в том числе:
3.2.8.1	· затраты на текущий ремонт
3.2.8.2	· электроэнергия
3.2.8.3	· теплоэнергия
3.2.8.4	· вода
3.2.3	Транспортные расходы
3.3	Общезаводские расходы (всего), в том числе:
3.3.1	· амортизация основных фондов
3.3.2	· зарплата общезаводского персонала
3.3.3	· отчисления во внебюджетные фонды
3.3.4	· ГСМ
3.3.5	· содержание автотранспорта (ремонты, обслуживание)
3.3.6	· МБП, канцтовары
3.3.7	· содержание зданий и сооружений (всего), в том числе:
3.3.7.1	· затраты на текущий ремонт
3.3.7.2	· электроэнергия
3.3.7.3	· теплоэнергия
3.3.7.4	· вода
3.3.8	· налоги, включаемые в себестоимость
3.3.9	· пошлины
3.3.10	· услуги банков
3.3.11	· транспортные услуги
3.3.12	· услуги связи
3.3.13	· реклама
3.3.14	· информационные услуги
3.3.15	· командировочные расходы
3.3.16	· коммерческие расходы
3.3.17	· подбор персонала
3.3.18	· прочие услуги
3.3.19	· погашение процентов за кредит
3.3.20	· прочие расходы
4.1	Маржинальный доход, руб.
4.2	Маржинальный доход, %
4.3	Прибыль
4.4	Рентабельность
4.5	Налог на прибыль (20 %)
4.6	Прибыль к распределению
4.6.1	Окончательный брак (возвраты от покупателей)
4.6.2	Штрафы и пени
4.6.3	Дивиденды
4.6.4	Прочее распределение
4.6.4.1	Фонд развития
4.6.4.2	Фонд социальных нужд
4.6.4.3	Материальное вознаграждение

В табл. 2 представлен пример кодировки подразделений предприятия.

Таблица 2. Кодировка подразделений предприятия
Код	Подразделение
1	Администрация
2	Секретариат
3	Бухгалтерия
4	Плановый отдел
5	Отдел снабжения
6	Отдел продаж
7	Юридический отдел
8	Финансовый отдел
9	Отдел информационных технологий
10	Отдел труда и зарплаты
11	Отдел кадров
12	Ремонтная служба
13	Цех № 1
14	Цех № 2
15	Цех № 3
16	Цех № 4
17	Склад цеха № 1
18	Склад цеха № 2
19	Склад цеха № 3
20	Склад цеха № 4
21	Центральный склад
22	Транспортная служба, гараж
23	Охрана
24	Хозяйственная служба

Самое сложное в формировании бюджетов — создание планового бюджета. Что касается факта, то сейчас мало кто это делает вручную. Различные программы позволяют сформировать отчеты в разрезе:

статей;
подразделений;
материалов.

Для этого нужно, чтобы кодировка соответствовала единой установленной кодировке статей и подразделений. Современные программы по бюджетированию совместимы с бухгалтерской программой «1С». Очень удобна и проста в работе программа Axapta, которая позволяет совместить бухгалтерский учет, производственный учет и бюджетирование. Регламенты сдачи бухгалтерской отчетности заставляют исполнителей своевременно и внимательно разносить практически всю необходимую для фактического бюджета доходов и расходов информацию. Что касается прямых переменных затрат, таких как сырье, вспомогательные материалы и упаковка, то здесь для формирования фактического бюджета доходов и расходов лучше пользоваться данными производственных отчетов.

Фактические данные по расходу электроэнергии и другим энергоресурсам на производстве также нужно корректировать по выпуску готовой продукции. Это связано с незавершенным производством, так как бухгалтерия списывает все материалы, поступившие со складов в производство, по первичным документам, а для составления БДР используется принцип начисления, то есть расходы отражаются только на выпуск готовой продукции в том периоде, к которому они относятся.

Пример производственного отчета по выпуску продукции за месяц представлен в табл. 3.

Таблица 3. Производственный отчет по выпуску продукции за месяц, кг
Показатель	Номер заказа						Итого с «незавершенкой» для бухгалтерии	Итого без «незавершенки» для БДР
Показатель	1231		1232		1233		Итого с «незавершенкой» для бухгалтерии	Итого без «незавершенки» для БДР
Код полуфабриката (п/ф)	п/ф № 1	п/ф № 2	п/ф № 3	п/ф № 4	п/ф № 5	п/ф № 6
Код готовой продукции	1050		4040		5005
Заказ покупателя	5100		890		5600			5990
Передел	экструзия		экструзия		экструзия		экструзия	экструзия
Входящее сырье, в том числе:	3050	2817	540	489	3584	3015	13 495,00	6896,00
сырье № 1	1069	988	169	26	1451	1176	4879,00	2252,00
сырье № 2	201	185	11	402	250	370	1419,00	799,00
сырье № 3	405	374	120	18	301	440	1658,00	917,00
сырье № 4	325	300	0	0	42	49	716,00	625,00
сырье № 5	1050	970	240	43	1540	980	4823,00	2303,00
Отходы	200	187	65	43	289	309	1093,00	495,00
Выход полуфабриката	2850	2630	475	446	3295	2706	12 402,00	6401,00
Передел	печать		без печати		печать		печать	печать
Входящий полуфабрикат	2850				3295		6145,00	2850,00
Отходы	141				115		256,00	141,00
Расход краски в товарной форме (с растворителем)	12				30		42,00	12,00
Потери	10				25		35,00	10,00
Сухой остаток краски	2				5		7,00	2,00
Выход полуфабриката	2711				3185		5896,00	2711,00
Передел	ламинация		ламинация		ламинация		ламинация	ламинация
Входящий полуфабрикат	2711	2630	475	446	3185	2706	12 153,00	6262,00
Отходы	141	53	11	10,5	115	114	444,50	215,50
Расход клея в товарной форме (с растворителем)	5		1		10		16,00	6,00
Потери	4,5		0,8		9		14,30	5,30
Сухой остаток клея	0,5		0,2		1		1,70	0,70
Выход полуфабриката	5147,50		899,70		5663,00		11 710,20	6047,20
Передел	резка		резка		резка		резка	резка
Входящий полуфабрикат	5145		899,5		«незавершенка»		6044,50	6044,50
Отходы	43		11				54,00	54,00
Выход готовой продукции по факту	5102		888,5		0		5990,50	5990,50

Из табл. 3 видно, что списание сырья по бухгалтерии за месяц составляет 13 495 кг, списание красок — 42 кг, списание клея — 16 кг, так как в бюджете доходов и расходов без учета «незавершенки» списание сырья на готовую продукцию составило 6896 кг, красок — 12 кг, клея — 6 кг.

Пример расчета стоимости расхода сырья для фактического бюджета за месяц представлен в табл. 4.

Таблица 4. Расчет стоимости расхода сырья для фактического бюджета за месяц, кг
Показатель	Итого без «незавершенки» для БДР	Средняя цена за 1 кг, руб.	Стоимость расхода сырья по факту, руб.
Заказ покупателя	5990	200	1 198 000,00
Расход сырья на производство:	6896,00		612 836,00
сырье № 1	2252,00	104	234 208,00
сырье № 2	799,00	99	79 101,00
сырье № 3	917,00	98	89 866,00
сырье № 4	625,00	95	59 375,00
сырье № 5	2303,00	62	142 786,00
Расход краски в товарной форме (с растворителем)	12,00	450	5400
Расход клея в товарной форме (с растворителем)	6,00	350	2100
Выход готовой продукции по факту	5990,50	200	1 198 100,00

Планирование и управление затратами в производстве намного сложнее, чем сбор фактических данных по затратам. Здесь очень много ручного труда. Сбор, проверка и консолидация всех норм и нормативов в разрезе номенклатуры, цехов, переделов, служб и отделов и всего предприятия в целом, переработка первичных документов, чтобы выяснить, насколько необходимы и обоснованы те или иные расходы, — задача планового отдела. Однако другие службы и отделы на предприятии должны научиться планировать свои расходы, учиться экономить свои затраты.

Формирование планового бюджета расходов включает в себя два этапа. Это связано с тем, что, формируя первоначальный бюджет, мы все доходы и расходы рассчитываем, исходя из планируемых объемов выпуска и реализации продукции. Чтобы ответить на вопрос: «Как правильно учесть расходы?», все плановые нормативы относятся к фактическому выпуску готовой продукции в периоде. В результате видны не только отклонения от желаемого первоначального плана, где как причину можно заметить только уровень выполнения плана по выпуску.

При анализе плана, скорректированного на объем выпуска по факту, можно отследить и проанализировать экономию и перерасход по всем статьям бюджета при условии неизменности объема выпуска в разрезе номенклатуры по факту.

Пример методов формирования первоначального плана по расходам и плана, скорректированного на фактический объем выпуска, представлен в табл. 5.

Таблица 5. Методы формирования первоначального плана по расходам и плана, скорректированного на фактический объем выпуска
Код	Статья	План первоначальный	План, скорректированный на объем выпуска по факту	Факт


1	Выпуск, кг
2	Доходы по выпуску без учета «незавершенки»
3	Расходы (всего)
3.1	Прямые затраты (всего), в том числе:
3.1.1	· сырье и материалы	По нормам расхода сырья и материалов на единицу выпуска × объем выпуска по первоначальному плану	По нормам расхода сырья и материалов на единицу выпуска × объем выпуска по факту	По факту без учета «незавершенки»
3.1.2	· транспорт по доставке сырья и материалов	Направления перевозок с тарифами на единицу сырья × нормы расхода сырья × на нормативный расход сырья по первоначальному плану, нормативный сбор на отстой вагонов и контейнеров	Направления перевозок с тарифами на единицу сырья × нормы расхода сырья × на нормативный расход сырья на выпуск по факту, нормативный сбор на отстой вагонов и контейнеров	По факту без учета «незавершенки»
3.1.3	· заработная плата	По расценкам на единицу выпуска готовой продукции с учетом всех надбавок × объем продукции по первоначальному плану	По расценкам на единицу выпуска готовой продукции с учетом всех надбавок × объем выпуска по факту	По факту без учета «незавершенки»
3.1.4	· отчисления во внебюджетные фонды			По факту без учета «незавершенки»
3.1.5	· электроэнергия	По нормативам расхода на единицу выпуска × на выпуск по первоначальному плану	По нормативам расхода на единицу выпуска × на выпуск по факту	По факту без учета «незавершенки»
3.1.6	· вода	По нормативам расхода на единицу выпуска × на выпуск по первоначальному плану	По нормативам расхода на единицу выпуска × на выпуск по факту	По факту без учета «незавершенки»
3.1.7	· газ на сушку продукции	По нормативам расхода на единицу выпуска × на выпуск по первоначальному плану	По нормативам расхода на единицу выпуска × на выпуск по факту	По факту без учета «незавершенки»
3.1.8	· упаковка и вспомогательные материалы	По нормам расхода вспомогательных материалов и упаковки на единицу выпуска × на объем по первоначальному плану	По нормам расхода вспомогательных материалов и упаковки на единицу выпуска × на объем выпуска по факту	По факту без учета «незавершенки»
3.2	Общецеховые расходы (всего), в том числе:			По факту
3.2.1	· амортизация основных фондов	Счет № 02 «Основные средства»	Счет № 02 «Основные средства»	По факту
3.2.2	· затраты на ремонт и содержание оборудования, в том числе:			По факту
3.2.2.1	· материалы и запасные части	База нормирования. График планово-предупредительных ремонтов	База нормирования. График планово-предупредительных ремонтов	По факту
3.2.2.2	· услуги сторонних организаций по ремонту оборудования	База нормирования, график планово-предупредительных ремонтов	База нормирования, график планово-предупредительных ремонтов	По факту
3.2.5	· зарплата общецехового персонала	Штатное расписание	Штатное расписание	По факту
3.2.6	· отчисления во внебюджетные фонды			По факту
3.2.7	· МБП, канцтовары	База нормирования	База нормирования	По факту
3.2.8	· содержание зданий и сооружений (всего), в том числе:			По факту
3.2.8.1	· затраты на текущий ремонт	По графику ремонтов с учетом объемов работ и среднегородских расценок на ремонтные работы	По графику ремонтов с учетом объемов работ и среднегородских расценок на ремонтные работы	По факту
3.2.8.2	· электроэнергия	Нормативы потребления по зданиям и помещениям	Нормативы потребления по зданиям и помещениям	По факту
3.2.8.3	· теплоэнергия	Нормативы потребления по зданиям и помещениям	Нормативы потребления по зданиям и помещениям	По факту
3.2.8.4	· вода	Нормативы потребления по количеству работающих	Нормативы потребления по количеству работающих	По факту
3.2.3	Транспортные расходы	Нормы расхода ГСМ на плановый пробег по основным направлениям грузопассажирских перевозок + база нормирования на запасные части	Нормы расхода ГСМ на плановый пробег по основным направлениям грузопассажирских перевозок + база нормирования на запасные части	По факту
3.3	Общезаводские расходы (всего), в том числе:
3.3.1	· амортизация основных фондов	Счет № 02 «Основные средства»	Счет № 02 «Основные средства»	По факту
3.3.2	· зарплата общезаводского персонала	Штатное расписание	Штатное расписание	По факту
3.3.3	· отчисления во внебюджетные фонды			По факту
3.3.4	· ГСМ	Нормы расхода ГСМ	Нормы расхода ГСМ	По факту
3.3.5	· содержание автотранспорта (ремонты, обслуживание)	База нормирования, график планово-предупредительных ремонтов	База нормирования, график планово-предупредительных ремонтов	По факту
3.3.6	· МБП, канцтовары	База нормирования	База нормирования	По факту
3.3.7	· содержание зданий и сооружений (всего), в том числе:
3.3.7.1	· затраты на текущий ремонт	По графику ремонтов с учетом объемов работ и среднегородских расценок на ремонтные работы	По графику ремонтов с учетом объемов работ и среднегородских расценок на ремонтные работы	По факту
3.3.7.2	· электроэнергия	Нормативы потребления по зданиям и помещениям	Нормативы потребления по зданиям и помещениям	По факту
3.3.7.3	· теплоэнергия	Нормативы потребления по зданиям и помещениям	Нормативы потребления по зданиям и помещениям	По факту
3.3.7.4	· вода	Нормативы потребления по количеству работающих	Нормативы потребления по количеству работающих	По факту
3.3.8	· налоги, включаемые в себестоимость			По факту
3.3.9	· пошлины	План расходов юридического отдела	План расходов юридического отдела	По факту
3.3.10	· услуги банков	План расходов бухгалтерии	План расходов бухгалтерии	По факту
3.3.11	· транспортные услуги	План расходов отдела логистики с расшифровкой заявок на транспортные услуги сторонних организаций	План расходов отдела логистики с расшифровкой заявок на транспортные услуги сторонних организаций	По факту
3.3.12	· услуги связи	План отдела информационных технологий или отдела связи	План отдела информационных технологий или отдела связи	По факту
3.3.13	· реклама	План отдела продаж, группы маркетинга с расшифровкой услуг рекламных агентств (с прайсом или договором)	План отдела продаж, группы маркетинга с расшифровкой услуг рекламных агентств (с прайсом или договором)	По факту
3.3.14	· информационные услуги	Сводный график платежей организациям, предоставляющим информационные услуги	Сводный график платежей организациям, предоставляющим информационные услуги	По факту
3.3.15	· командировочные расходы	График командировок с учетом установленного размера суточных, лимитов на оплату гостиничных и транспортных услуг	График командировок с учетом установленного размера суточных, лимитов на оплату гостиничных и транспортных услуг	По факту
3.3.16	· коммерческие расходы	План отдела продаж, группы сбыта	План отдела продаж, группы сбыта	По факту
3.3.17	· подбор персона	План отдела кадров	План отдела кадров	По факту
3.3.18	· прочие услуги	Сводный план по отделам с расшифровкой и обоснованием услуг	Сводный план по отделам с расшифровкой и обоснованием услуг	По факту
3.3.19	· погашение процентов за кредит	График погашения процентов за кредит	График погашения процентов за кредит	По факту
3.3.20	· прочие расходы	Сводный план по отделам с расшифровкой и обоснованием необходимости затрат	Сводный план по отделам с расшифровкой и обоснованием необходимости затрат	По факту
4.1	Маржинальный доход, руб.
4.2	Маржинальный доход, %
4.3	Прибыль
4.4	Рентабельность
4.5	Налог на прибыль (20 %)
4.6	Прибыль к распределению
4.6.1	Окончательный брак (возвраты от покупателей)
4.6.2	Штрафы и пени
4.6.3	Дивиденды
4.6.4	Прочее распределение
4.6.4.1	Фонд развития
4.6.4.2	Фонд социальных нужд
4.6.4.3	Материальное вознаграждение

Анализ отклонений факта затрат по статьям расходов и плана, скорректированного на объем выпуска, поможет найти слабые места в производственной цепочке; выявит, насколько реальны и обоснованы те или иные нормы и нормативы; покажет целесообразность расхода денежных средств по общезаводским и общецеховым расходам сверх планов и нормативов.

Заключение

Нормирование всех затрат является самой главной задачей планирования и управления производства. Руководство предприятия, прежде чем принять решение о бюджетировании, в первую очередь должно обратить внимание на наличие и состояние нормативной базы, отражающей необходимую потребность в материальных и других ресурсах. База нормирования при ее правильном использовании в бюджетировании непременно даст хороший эффект в виде значительной экономии расходов. Только такая база сможет ответить на вопрос о том, как правильно учесть расходы.

Л. И. Киюцен, начальник планово-экономического отдела ООО «Корпорация “Маяк”»