Финансовый контроль и управление платежами в Excel

Задача специалиста по экономике и финансам — контролировать и анализировать отчетность. Часто такая отчетность представлена большим массивом данных, ручной контроль и анализ которых малоэффективен. Кроме того, финансовому специалисту всегда важно визуализировать собственный отчет перед руководством, сделать его легко читаемым. Значительно упрощает такую работу MS Excel. В данной статье рассмотрим, как с помощью функций Excel найти и разделить минимальные и максимальные платежи, как выбрать все платежи за необходимый период и выявить счета-дублеры, как информативно визуализировать отчет для руководства.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФУНКЦИЙ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ В EXCEL ДЛЯ КОНТРОЛЯ И УПРАВЛЕНИЯ ПЛАТЕЖАМИ

Условное форматирование применяют в Excel для выделения из общего массива данных, которые отвечают определенным условиям. Например, автоматическая заливка ячеек цветом, присвоение знака, сортировка по цвету.

Выполним анализ и контроль Реестра платежей (см. таблицу) с помощью функций условного форматирования. Реестр состоит из 22 счетов (на практике позиций в отчете, как правило, намного больше).

Контрольная операция № 1 «Максимумы и минимумы»

Финансовому контролеру необходимо определить, кому из контрагентов компания заплатила за месяц менее 5 тыс. руб., кому — более 50 тыс. руб.

Порядок действий:

1. Выделяем диапазон данных (столбец «Сумма, руб.»), а затем выбираем инструмент: Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Между. В появившемся окне указываем диапазон для контроля от 0 до 5000 руб. и выбираем зеленую информативную заливку.

2. Аналогично задаем диапазон от 50 тыс. руб. до 1 млн руб., выбрав розовую заливку.

В итоге получаем отчет, представленный в таблице на рис. 1.

Если отчет объемный, то платежи на значительные суммы, выделенные розовым цветом, будут разбросаны по нескольким страницам, что усложняет работу. Выход из ситуации — выполнить сортировку по цвету. Выделим диапазон, после этого выполним команду: Данные → Сортировка (рис. 2).

По результатам простого форматирования финансовый контролер получит визуализированный отчет (рис. 3).

Как видно из представленной таблицы-отчета, в августе 2017 г. компания выполнила платежи на сумму более 50 тыс. руб. шести контрагентам: ООО «Меркурий», ООО ТД «Главный», ИП Буравленко А. В., ООО ТД «Центральный», ООО «Альфа», ИП Жердевой А. А. Максимальный платеж уплачен 25.08.2017 ИП Жердевой А. А. согласно счету-фактуре № 3223 на сумму 247 800 руб.

Финансовый контролер должен удостовериться в надлежащем согласовании таких крупных платежей. Нужно проверить, имеются ли договоры, акты выполненных работ, соответствует ли сумма платежа графику оплат и т. д.

Платежи на сумму менее 5 тыс. руб. (зеленая заливка) необходимо сопоставить с общим уровнем кредиторской задолженности. Если компания имеет высокую задолженность перед ООО «Сандра», ООО «Бета», ООО «Кристалл», ПАО «Цемент», ООО «Юпитер», предпринимателем Жердевым М. И., то текущий месяц — самое время сделать поставщикам более существенные оплаты с целью полного погашения «кредиторки» или доказательства своей платежеспособности, возможности выполнять свои обязательства частично.

Замечания

1. Аналогичный отчет для анализа получают, используя заливку трехцветной шкалой.
2. Цветовая шкала помогает понять распределение и разброс данных.

Более светлый градиент свидетельствует о минимальных значениях внутри категории, более насыщенный — о максимальных. Выделим диапазон ячеек и выполним команду: Условное форматирование → Цветовые шкалы. В подчиненном меню выберем цветовую схему «Зеленый-белый» (рис. 4).

Самый темный градиент на сумме 247 800 руб., так как это максимальный платеж за период. Следующий по насыщенности — платеж от 09.08.2017 ООО ТД «Главный» (согласно счету-фактуре № 541) на сумму 114 702 руб.

В отдельных случаях целесообразно форматировать финансовый отчет с помощью Набора значков. Например, зеленая стрелка вверх — максимальное значение, желтая стрелка — средние значения, красная — минимальные значения.

Excel позволяет применять не только стрелки (направления), но и фигуры, индикаторы, оценки. Из режима «Наборы значков» условного форматирования можно применить гистограммы (см. рис. 5 в «Сервисе форм»). Наполненность гистограммы соответствует сумме. Чем длиннее гистограмма, тем выше сумма.

Следующая удобная для контроля функция: Условное форматирование → Правила отбора первых и последних значений. В зависимости от специфики контролируемых операций специалист может воспользоваться командами: первые 10 элементов; первые 10 %; последние 10 элементов; выше среднего; ниже среднего.

Выберем платежи «Выше среднего», актуальные в условиях денежного дефицита. Применим желтую заливку (таблица-отчет на рис. 6).

Если платежи только планируют, то в условиях ограниченности финансовых ресурсов руководство может принять решение уменьшить сумму платежей по желтым позициям, оплачивать счета частично, до 30 тыс. руб. каждому:

• 03.08.2017 — ООО «Меркурий» (счет-фактура № 313);
• 09.08.2017 — ООО ТД «Главный» (счет-фактура № 541);
• 15.08.2017 — ИП Буравленко А. В. (счет-фактура № 3999);
• 18.08.2017 — ООО ТД «Центральный» (счет-фактура № 21);
• 25.08.2017 — ООО «Альфа» (счет-фактура № 000364);
• 25.08.2017 — ИП Жердева А. А. (счет-фактура № 3223).

Контрольная операция № 2 «Выделить период»

В процессе контроля часто требуется выделить платежи за определенный период. Выполним команду: Условное форматирование → Правила выделения ячеек. При выборе условия «Дата» специалист по финансам может задать отношение выделенного диапазона к: вчера, сегодня, завтра, за последующие 7 дней, на прошлой неделе, на текущей неделе, на следующей неделе, в прошлом месяце, в этом месяце, в следующем месяце.

Предположим, рассматриваемый реестр платежей плановый, сегодня пятница — 04.08.2017. Финансовому специалисту необходимо спланировать платежи на следующую неделю: Условное форматирование → Правила выделения ячеек → На следующей неделе; заливка — светло-красная (см. рис. 7 в «Сервисе форм»). На следующей рабочей неделе компании предстоит выполнить платежи шести поставщикам на сумму 158 993 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Поскольку платежи плановые, специалист по финансам может подробно ознакомиться с комплектом документов по сделке и удостовериться, что товар принят без претензий к поставщику.

Вполне возможно, что спланированные платежи — предоплата. В условиях ограниченности денежных средств важно исключить необоснованные траты, в особо сложных ситуациях — инициировать расторжение договора и, как следствие, аннулирование счетов на предоплату по одному или нескольким контрагентам: ООО «Сандра», ООО «Бета», ООО «Кристалл», ООО ТД «Главный», ООО «Регион», ООО «Омега».

Контрольная операция № 3 «Выявить позиции-дублеры»

Для предотвращения (если документ плановый) или выявления (если документ отчетный) ошибок и махинаций Реестр платежей принято контролировать на наличие повторяющихся счетов. В Excel такой контроль можно выполнить двумя способами.

Способ 1

1. Выделяем ячейки, в которых нужно найти позиции-повторы.
2. Выполняем команду: Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Другие правила.
3. Устанавливаем тип правила — Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения.
4. Из списка выбираем повторяющиеся значения, затем цвет (формат) ячейки. Результат автоматического контроля — в таблице на рис. 8.

Способ 2

1. Выделяем ячейки, в которых необходимо проконтролировать позиции-дублеры.
2. Выполняем команду: Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Повторяющие значения.
3. Выбираем формат — цвет заливки и текста (светло-красная заливка и темно-красный текст).

Повторяющиеся значения финансовый контролер увидит еще во время выполнения команды (см. рис. 9 в «Сервисе форм»).

Пусть с помощью функций Excel проводят контроль в реестре фактических платежей за август 2017 г. Выявили задвоенные оплаты по счетам-фактурам:

• № 3202 на сумму 560 руб. — поставщик ООО «Сандра»;
• № 3209 на сумму 11 111 руб. — контрагент ООО «Регион».

Расследование ведут по следующим направлениям: кто допустил ошибку, была ошибка или преднамеренные финансовые махинации, кто разрешил оплату, почему не нашли задвоение на этапе согласования платежей, до фактической оплаты.

Кроме этого, контрагенту направляют Акт сверки взаиморасчетов и письмо с просьбой вернуть ошибочно перечисленные денежные средства (если платеж был ошибочным, то контрагент быстро вернет необоснованно полученную сумму).

Важно принять меры по недопущению подобных двойных оплат в будущем. В такой ситуации тоже поможет Excel. Рассматриваемый реестр платежей плановый, и перед утверждением у руководства финансовый специалист контролирует его на наличие счетов-дублеров.

Часто реестр намного больше того, что представлен в нашем условном примере, поэтому будет удобно не искать и выделять ячейки, а сразу их удалить. Для этого финансист выполняет команду: Данные → Работа с данными → Удалить дубликаты. В результате получен корректный план платежей на сумму 717 145 руб. (рис. 10).

Важно не переусердствовать с применением условного форматирования и иных функций.

Для изменения и удаления примененных правил форматирования выполняют команду: Условное форматирование → Управление правилами. В окне «Диспетчер правил условного форматирования» в поле «Показать правила форматирования для:» выбирают нужный лист. В рассматриваемом случае выбираем «Этот лист».

Если к диапазону ячеек применяется два и более правила условного форматирования, то приоритет обработки определяется порядком их перечисления в данном диалоговом окне. Правило, указанное в списке выше, имеет более высокий приоритет, чем правило, расположенное ниже (рис. 11).

Если финансовый контролер намерен изменить форматирование, то он выделяет нужное правило, нажимает кнопку «Изменить правило». В появившемся окне «Изменение правила форматирования» можно задать новые условия форматирования. Для удаления одного или нескольких правил используют кнопку «Удалить правило».

Чтобы удалить сразу все примененные правила форматирования, выполняют Условное форматирование → Удалить правила, а затем в подчиненном меню выбирают нужную команду.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Excel значительно упрощает контрольные процедуры, позволяет быстро и информативно визуализировать отчет для руководства компании. Важно помнить, что визуализация — это лишь первый этап контроля, а не самоцель.

Предварительные контрольные результаты, полученные форматированием ячеек отчета, нужно анализировать, искать причины, выявлять виновных лиц, вырабатывать меры по недопущению аналогичных проблем в будущем.