Навели порядок в финансах и откопали стабильную прибыль по четырем направлениям

Уже 18 лет на Камчатке работает электромонтажная компания. У компании несколько направлений: проекты сетей, электромонтажные работы, монтаж слаботочных сетей, энергоаудит и торговля электротоварами.

Собственник давно мечтал наладить четкий учет. Руководство без опоры на цифры выжимало силы ― непонятно, как влиять на финансовый результат и управлять компанией. Что делать, он не знал: за что схватиться, как организовать учет, как весь этот электромонтажный мир запихнуть в три таблички?

Тогда компания решила воспользоваться помощью стороннего специалиста. Обратились в нашу компанию «Нескучные финансы», проконсультировались и приняли решение, что нужно брать финансового директора. «Нескучные» выбрали меня для работы с этой компанией.

С УЧЕТОМ БЫЛО СЛОЖНО И ПУТАНО

В электромонтажной компании финансовый учет хоть как-то, но велся. Однако мы с собственником не могли быть уверены в цифрах. Потому что процесс ввода информации был долгий и хаотичный, некоторые операции сотрудники забывали внести в документы, иногда пропадали данные об остатках материалов: рабочие брали что-то на складе или другом объекте, но никому об этом не говорили, потому что дел много, не до этого.

Финансовая картина туманная, непонятно, куда направлять бизнес. Для начала мы ввели учет сделок, чтобы понимать, сколько компания получает и тратит на сегодняшний день по конкретным проектам и как это соотносится с запланированными расходами и доходами.

Данные заводили долго, тратили на это много времени и сил ― направлений несколько, в них уйма данных. Сотрудники говорили, что вести финансовый учет по-старому уже невозможно ― система файлов создавала путаницу ― к новой форме учета работники приноровились не сразу, но очень старались справиться с ней.

Финансовый менеджер ― она же главный бухгалтер ― оставалась на работе по вечерам и приходила в выходные, чтобы собрать все цифры в единую базу.

Результаты такого усердного труда были заметны довольно быстро: мы смогли собрать первые отчеты о движении денег, прибылях и убытках и баланс по всем пяти направлениям всего через два месяца работы. Выводы из этих отчетов очень удивили директора.

НАПРАВЛЕНИЯ-ЗАМУХРЫШКИ ОКАЗАЛИСЬ ОЧЕНЬ ДАЖЕ НИЧЕГО

Мы собрали отчет о прибылях и убытках. Он показывает, сколько на самом деле зарабатывает компания: из всех вырученных денег вычитаются расходы. Этот отчет сделали с детализацией прямых расходов по направлениям. То есть посмотрели, сколько денег тратится на товары, материалы и оказание услуг в электромонтаже, проектировании, монтаже слаботочки, магазине.

Результаты очень удивили директора: электромонтажное направление, в котором были задействованы 90 % сотрудников компании, не дает стабильного дохода. Маржа здесь совсем никакая ― работали почти за себестоимость, но на отдельных проектах маржа была высоченная ― больше, чем у других направлений.

В электромонтажное направление вкладывали много денег: создали свою лабораторию, закупали хорошие инструменты, нанимали рукастых мастеров и толковых специалистов, платили им не только конкурентоспособную зарплату, но и большие премии.

В этом направлении был длительный период оказания услуги. Если судить по отчету о прибылях и убытках, иногда здесь месяцами не было выручки вообще. В отдельные периоды она била все рекорды: в месяц на электромонтаже выручали до пяти раз больше денег, чем на любом другом направлении.

Рассмотрим на схеме (см. рисунок) состояние направлений бизнеса на основании данных отчета о прибылях и убытках.

Красная линия на рисунке — это основное направление (электромонтаж). Выручка здесь нестабильная: долгие периоды безденежья чередуются с золотыми горами.

На фоне таких побед остальные направления выглядели замухрышками, в компании на их развитие деньги не выделяли. Например, магазин электротоваров. Директор искренне считал, что это так, для развлечения. Себе покупаем инструменты и расходники для монтажа, а другим будем продавать их подороже.

Торговля казалась ему неприбыльной, потому что денег на расчетном счете магазина было мало. Собрали отчеты.

Отчет о прибылях и убытках показал, что магазин стабильно приносит прибыль. Баланс дал понять, что деньги заморожены в запасах на складе и дебиторской задолженности.

Прибыль в магазине всегда была примерно на одном уровне. Из-за того, что «живых» денег было мало, казалось, что прибыли магазин не дает.

ЧТО СДЕЛАЛИ

Расскажу, что внедрили и зачем. Кроме основных отчетов (отчета о движении денежных средств, баланса, отчета о прибылях и убытках) оказались нужными и другие инструменты учета, которые характерны именно для производственной отрасли.

Интегрировали сбор фактических данных в проектный калькулятор. Мне предстояло организовать сбор отчетов. Но как это сделать, если проконтролировать правильность сбора и ввода цифр очень сложно? Приняли решение интегрировать управленческий учет в проектный калькулятор.

Это была собственная разработка компании. Ее придумал собственник, а сделал инженер планово-технического отдела, хотя все ему говорили, что никто так не делает и это невозможно.

С помощью этой формы рассчитывали стоимость проекта, необходимые материалы, транспортные расходы для удаленных районов.

Используя данные калькулятора, внедрили учет сделок. Сюда вносили не только прямые расходы, но и данные по договорам: сумма оплаты и задолженность клиента. Это помогало получать более точные фактические данные по поступлениям и выбытиям для отчета о движении денежных средств и отчета о прибылях и убытках.

К тому же здесь указывался план по расходам и подсвечивалось отклонение от плана. Это помогало принимать решения по выполнению планируемого и оперативно анализировать, что пошло не так.

Упорядочили выдачу и возврат инструментов. Нужно было вести учет инструментов — их не считали, и рабочие иногда оставляли инструменты на объектах, теряли или ломали при выполнении работ.

Спросить было не с кого: кто вспомнит, кто брал шуруповерт последним и в каком состоянии его вернул? Поэтому провели инвентаризацию, упорядочили выдачу и возврат инструментов (см. таблицу). Это помогло сократить расходы на инструменты.

Внедрили учет расхода и остатков материалов. Другая беда ― учет остатка материалов. Это частая проблема монтажных компаний: объект сдали, материалы остались. Что с ними делать и как учитывать? Нужно наладить учет расхода этих материалов и их остатков на складе, чтобы перераспределять на новые объекты, а не закупать новые расходники, когда есть еще с прошлого проекта.

Для этого сделали отдельный склад и назначили кладовщика, который вносил данные по запасам.

Разобрались с дивидендами. Завели систему фондов и правила распределения в них чистой прибыли. Это отразилось и на выплате дивидендов. Сейчас собственник получает их регулярно и больше, чем раньше.

ПОЛУЧИЛИ РЕЗУЛЬТАТЫ

Работать над внедрением учета в компании с несколькими направлениями было сложно, однако это дало хорошие результаты.

1. С помощью отчетов стало понятно, что магазин и монтаж слаботочных сетей дают стабильную прибыль. Директор стал развивать их ― вкладываться в рекламу и новых работников.

2. Детализация расходов в отчете о прибылях и убытках указала на черные дыры, в которые сливались деньги ― растерянные инструменты и неиспользуемые остатки материалов. Получилось их оптимизировать с помощью учета расхода и остатка материалов, инструментов.

3. Создали правила распределения чистой прибыли и систему фондов, в том числе фонд дивидендов. Это помогло директору разделить личные деньги и финансы бизнеса, получать достаточно денег на регулярной основе, не изымая их хаотично из компании.

4. Сократили расходы на производственный процесс и увеличили прибыль компании. Ведь выручка не поменялась, а тратить стали меньше.

5. Высвободили деньги, которые были заморожены в запасах.

6. Контролируем, нужно ли что-то дополнительно оплатить заказчику, и не забываем выставлять счет.

7. Отслеживаем, сколько планировали потратить на заказ, сколько уходит на самом деле.

Собственник думал, что мы поработаем три месяца, и все. Однако мы вместе ведем учет и анализируем данные уже восемь месяцев. Он планирует так работать и дальше.