Эффективность управленческого и бухгалтерского учета

Учет фактов хозяйственной деятельности ведется на всех предприятиях. В условиях конкуренции на отечественном рынке многие руководители ведут и управленческий, и бухгалтерский учет. Однако часть руководителей придерживается мнения, что для успешной работы достаточно вести обязательный бухгалтерский учет, а применение двух систем слишком затратно.

Чья позиция в данном вопросе может быть принята как руководство к действию? Сравним систему управленческого и бухгалтерского учета, оценим эффективность работы предприятия при использовании каждой системы отдельно и в совокупности.

ОТЛИЧИЯ ДВУХ СИСТЕМ

Основные отличия управленческого учета от бухгалтерского:

• конечные потребители информации;
• степень детализации информации;
• методика отражения фактов хозяйственной деятельности (методика учета).

Потребители информации

Информация управленческого учета служит для внутреннего пользования, не подвергается публичной огласке, так как может содержать конфиденциальные сведения.

На основе бухгалтерского учета формируется бухгалтерская отчетность, которая предназначена как для внешних, так и для внутренних потребителей. Кроме того, бухгалтерская отчетность открыта для общего пользования. Ее публикуют в средствах массовой информации, размещают на официальных сайтах.

К категории внутренних пользователей можно отнести:

• аппарат управления (генеральный директор, дирекция, наблюдательный совет и др.);
• собственников компании;
• руководителей структурных подразделений;
• специалистов предприятия и т. д.

Внешними пользователями являются сторонние юридические и физические лица:

• инвесторы с прямым и косвенным финансовым интересом;
• кредиторы;
• поставщики;
• акционеры;
• покупатели;
• фискальные органы;
• фондовые рынки и др.

Степень детализации информации

Управленческий учет содержит более детальную информацию по сравнению с бухгалтерским, поэтому на основе информации управленческого учета принимают решения, составляют прогнозы и делают выводы об эффективности хозяйственной деятельности предприятия. Это может быть информация о структуре затрат в разрезе функциональных центров ответственности, о продажах по каждому менеджеру (позволяет оценить эффективность работы отдела продаж).

В бухгалтерском учете также присутствует достаточно аналитики: по организациям, сотрудникам, подразделениям, статьям затрат, договорам, видам деятельности и т. п.

Методика отражения фактов хозяйственной деятельности

Бухгалтерский учет регламентирован законом о бухгалтерском учете, положениями о бухгалтерском учете, планом счетов. Соответственно, методика отражения хозяйственных операций, применение счетов учета ограничены рамками закона.

Управленческий учет не имеет ограничений, его методика направлена на получение достоверной, оперативной информации, смысл которой понятен для руководителей и учредителей предприятия. Она может как усложняться, так и упрощаться по отношению к методике бухгалтерского учета.

Для большинства организаций выручка для целей бухгалтерского учета отражается по отгрузке, то есть доход определяется по факту отгрузки. Реальный доход (получение денежных средств от покупателя) не учитывается.

Для целей управленческого учета доходом, как правило, является именно поступление реальных денежных средств. Управленческий учет можно вести по оплате, то есть определять выручку и произведенные расходы в момент оплаты. Кроме того, управленческий учет может учитывать малоценное имущество, которое в бухгалтерском учете сразу списывается на затраты.

Более детально различия между управленческим и бухгалтерским учетом представим в таблице.

ПРЕИМУЩЕСТВА

Рассмотрим основные преимущества управленческого учета над бухгалтерским (см. схему).

По сравнению с бухгалтерским учетом управленческий учет более оперативный и в большей степени детализирован. Следовательно, он позволяет проводить анализ деятельности в любых разрезах.

Бухгалтерский учет не предоставляет всей оперативной информации для принятия управленческих решений. Оценивать состояние дел на предприятии, основываясь только на данных бухгалтерского учета, недостаточно.

Бухгалтерский учет учитывает документально подтвержденные, уже свершившиеся факты хозяйственной деятельности. Управленческий учет может работать на перспективу, составлять прогнозы, оценивать эффективность сделки до ее совершения.

Ведение управленческого учета не ограничено законодательными рамками, поэтому каждая организация подстраивает этот учет под себя, то есть выбирает удобные ей способы учета. Методика бухгалтерского учета должна соответствовать положениям по бухгалтерскому учету.

ПРИМЕР

В результате внедрения системы управленческого учета производственная компания «Альтаир», которая занимается изготовлением предметов интерьера, получила ощутимый экономический эффект:

• снижение дебиторской задолженности по итогам года;
• оптимизация кредиторской задолженности.

Подобный результат был достигнут за счет контроля за дебиторской задолженностью, основанного на регистрации в режиме онлайн отгрузок с соответствующими условиями платежей. Денежная дисциплина укрепилась и за счет жесткого контроля за обоснованностью платежей.

После внедрения системы управления платежи осуществляются только на основании зарегистрированных в системе платежных документов, которые соответствуют договорным обязательствам. Это позволило ликвидировать просроченные авансовые платежи и ввести лимиты на выплату авансов по каждому обязательству. Итог: авансовые платежи снижены на 15 %.

Внедрение управленческого учета позволило эффективно управлять затратами, создать эффективный механизм планирования расходов, средств оперативного учета и контроля фактических затрат в основных производственных подразделениях. Благодаря этому компания «Альтаир» может вести оперативный учет затрат в стоимостном и натуральном выражении, формировать нормативные затраты на фактический объем производства. Кроме этого, компания-производитель получила дополнительные возможности при планировании загрузки мощностей и материальных ресурсов.

Благодаря внедрению системы управления запасы компании за год были сокращены на 15 %.

ВЗАИМОСВЯЗЬ СИСТЕМ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Несмотря на различия, управленческий и бухгалтерский учет взаимосвязаны, поскольку оба используют информацию учетной системы предприятия.

Общепринятые принципы бухгалтерского учета могут действовать и в управленческом учете, так как руководители предприятий не могут руководствоваться исключительно непроверяемыми, субъективными оценками и мнениями. Поэтому информация обеих подсистем может использоваться для принятия необходимых управленческих решений (например, информация о движении денежных средств или выпуске продукции по учетным (плановым) ценам). Кроме того, общими для обеих систем будут:

• единые объекты учета;
• единый подход к выбору целей и задач учета (несмотря на то, что цели управленческого и бухгалтерского учета разные);
• использование общих принципов учета (оценка, калькуляция, инвентаризация, группировка объектов учета);
• отражение информации на специальных счетах учета.

Не стоит забывать, что эффективность системы управления на предприятии, в том числе грамотное составление бюджетов, анализ рентабельности продаж и производственных процессов, во многом зависит от взаимодействия системы бухгалтерского и управленческого учета.

СБЛИЖЕНИЕ ДВУХ СИСТЕМ УЧЕТА

Рассмотрим возможность сближения рассматриваемых систем учета.

Факты хозяйственной деятельности отражаются на счетах бухгалтерского учета. Структура таких счетов и порядок формирования бухгалтерских проводок установлены законодательно в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденном Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010).

Методологию ведения управленческого учета организация выбирает самостоятельно в зависимости от вида деятельности, структуры управления предприятием.

В общем случае возможны два варианта ведения управленческого учета:

• автономная организация управленческого учета, которая не зависит от бухгалтерского;
• система управленческого учета, интегрированная с системой бухгалтерского учета.

Цели и задачи построения бухгалтерского и управленческого учета во многом отличаются.

Построение бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет должен быть достоверным, прозрачным и понятным стороннему пользователю. Аналитика в бухучете может составляться в виде справочников (справочники по видам материалов, топлива, выпускаемой продукции, по видам начислений, по видам контрагентов и т. д.).

При построении аналитики в бухгалтерском учете следует избегать нагромождения аналитической информации. Достаточно трехуровневой аналитики по каждому счету, а для некоторых счетов хватит и двухуровневой. Так, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» имеет два аналитических уровня: «контрагенты» и «договоры».

Аналитический учет затрат в бухгалтерском учете ведется:

• по центрам возникновения затрат (подразделения, цеха, отделы, службы);
• видам производства (расходы основного производства, общепроизводственные расходы, общехозяйственные расходы, расходы вспомогательных производств и хозяйств);
• видам выпускаемой продукции.

Затратные счета строятся по принципу трехуровневой аналитики (см. схему).

При такой аналитике фактически осуществляется контроль за прямыми и накладными расходами, то есть предоставляется возможность для любых методов калькулирования.

Группа счетов учета выпуска готовой продукции (счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)», счет 43 «Готовая продукция») учитывается в разрезе видов выпускаемой продукции.

Капитальные вложения отражаются в разрезе затрат по объектам и договорам. В пообъектной аналитике аналитический учет ведется по способу проведения строительно-монтажных работ (собственными силами или с привлечением подрядчиков) по каждому строящемуся объекту.

При более детальной аналитике можно добиться выходной информации для управления, однако это увеличивает трудозатраты персонала на обработку информации, аккумулируемой на счетах бухгалтерского учета. При этом бухучет недостаточно оперативен, наиболее полные отчетные данные по нему можно получить в лучшем случае за месяц. Кроме того, изменения в законодательстве могут коснуться плана счетов бухгалтерского учета организации. При большом количестве аналитики это приведет к дополнительным трудозатратам на трансформацию данных в новый план счетов, сверку перенесенной информации, привязку к данным управленческого учета. В итоге данные для управленческого учета могут быть частично утрачены.

Систему бухгалтерского учета можно назвать эффективной, если:

• годовая финансовая отчетность, составленная на основании бухучета, достоверна и соответствует положениям учетной политики и требованиям законодательства;
• внутренние и внешние пользователи отчетности могут сделать вывод об активах и обязательствах компании, оценить ее платежеспособность, рентабельность и прибыль.

Построение автономного управленческого учета

В управленческом учете лучше использовать автономный план счетов, который можно применить в независимости от изменений законодательства.

Автономная организация управленческого учета подразумевает ведение управленческого учета хозяйственных операций параллельно бухгалтерскому учету. Работа бухгалтерии в этом случае никак не затрагивается, отдельно набирают сотрудников для ведения управленческого учета. Правда, это в идеале. На практике работников бухгалтерии могут обязать вести управленческий учет, то есть расширить круг их должностных обязанностей.

Автономный учет создает условия для сохранения коммерческой тайны. Таким образом, заинтересованные внешние пользователи могут проводить проверки деятельности компании, основываясь на данных бухгалтерского учета, не касаясь при этом управленческого учета, который может содержать конфиденциальную информацию.

Следует оценить риски внедрения такой системы. Построение системы учета, параллельной бухгалтерскому учету, является очень дорогостоящим и трудоемким процессом. Соответственно, это риск дополнительных расходов на персонал. Придется увеличить штат из-за увеличения объема управленческой информации, которую нужно в первую очередь оперативно регистрировать и далее подвергать проверке и анализу.

Например, внутренний регламент компании обязывает мастеров по итогам смены регистрировать движение продукции, отходов и брака в разрезе каждого вида оборудования и каждого вида произведенной продукции. Это требует дополнительного рабочего времени — 1–2 часа за смену. Нужно четко распределить обязанности отдельных групп работников. Кроме того, необходимо автоматизировать процесс сбора первичных учетных данных. Соответственно, следует набрать персонал на обработку таких данных, что приведет к увеличению расходов на содержание персонала.

Построение системы управленческого учета, интегрированного с бухгалтерским

Внедрение такой системы в большинстве случаев дешевле автономного варианта. В то же время интеграция предполагает внесение изменений в существующую практику работы бухгалтерии (изменение справочников доходов, расходов, контрагентов и т. д.), расширение функций бухгалтерии (например, по вводу управленческих кодов при проведении первичного документа в программе).

Естественно, это не всегда устраивает бухгалтерскую службу, у которой есть свои четко определенные задачи: формирование и сдача установленной законодательством бухгалтерской отчетности, контроль за правильностью начисления налогов и их своевременной уплатой в бюджет, расчет зарплаты сотрудникам и т. д.

Особого экономического эффекта интеграция управленческого и бухгалтерского учета не даст. Расходы будут не большие, но трудоемкие.

Управленческая отчетность во многих компаниях формируется в результате сложной процедуры трансформации данных бухгалтерского учета. При этом возможны потери части отчетных данных, много времени уходит на совмещение аналитических данных, сверку перенесенных данных.

Максимальное сближение управленческого и бухгалтерского учета

Компромиссный вариант решения проблемы, который идеально подойдет для многих российских компаний, — максимальное сближение бухгалтерского и управленческого учета, создание единой информационной базы и правил для ввода и обработки первичных данных.

Сблизив бухгалтерский и управленческий учет, предприятие существенно снижает затраты на поддержание этих систем. Даже совмещение ограниченного числа учетных процессов приведет к положительному результату. Например, момент отражения и оценка операций по поступлению и выбытию денежных средств для управленческого и бухгалтерского учета одинаковый. Поэтому совмещение процесса разноски банковских выписок и кассовых приходных и расходных ордеров для целей бухгалтерского и управленческого учета может дать реальную экономию (особенно ощутимо, если документов для разноски очень много).

Другим преимуществом совмещения является формирование единого внутреннего информационного пространства и однозначное понимание сотрудниками (работниками бухгалтерии и планового отдела, менеджерами) сути процессов, которые происходят в организации.

При формировании единой системы учета повышается эффективность внутреннего и внешнего контроля. Ведение управленческого учета с использованием правил бухгалтерского учета позволяет повысить качество управленческой отчетности.

Выводы

1. Чтобы принять правильные управленческие решения, данных бухгалтерского учета недостаточно.
2. Для оценки эффективности хозяйственной деятельности предприятия необходимо использовать детальную информацию управленческого учета.
3. Максимальное сближение бухгалтерского и управленческого учета — залог успешной работы предприятия.