Закрытие отчетного периода

Заканчивается годовой отчетный период, и для компании очень важно зафиксировать финансовую картину года: правильно отразить все отчетные данные в бухгалтерском учете и компьютерных программах. Рекомендации, представленные в статье, помогут вам закрыть отчетный год без ошибок и лишних трудозатрат.

ЧТО ТАКОЕ ЗАКРЫТИЕ ПЕРИОДА?

В компьютеризированной системе бухгалтерского учета закрытие периода означает выполнение совокупности регламентных операций. Производится начисление амортизации, закрытие затратных счетов, субсчетов (счетов) продаж, прочих доходов и расходов, субсчетов (счетов) по учету финансового результата.

Закрытие периода также означает ограничение прав доступа к операциям в компьютерной базе данных в завершившихся месяцах. Обычно остается только режим просмотра.

Это нужно, чтобы по ошибке не отразить операции отчетного периода в прошлых месяцах и не менять зафиксированную финансовую информацию прошедших периодов. Ведь если доводить опоздавшие документы в завершившемся месяце, по которому уже сформированы декларации и расчеты, все результаты будут меняться.

Это тянет за собой бесконечные уточненные декларации и расчеты, постоянную корректировку внутренних финансовых отчетов. Чтобы избежать таких проблем, период закрывают — ограничивают права редактирования введенных документов и операций.

Закрытие периода — это не только программный функционал. В его основе лежит выполнение определенных требований бухгалтерского законодательства:

• помесячное начисление сумм амортизации;
• помесячное закрытие затратных счетов, если нет незавершенного производства;
• помесячное закрытие счета 90 «Продажи» и счета 91 «Прочие доходы и расходы»;
• по окончании года — реформация баланса, то есть закрытие субсчетов, открытых к счетам 90 и 91, счета 99 «Прибыли и убытки».

К СВЕДЕНИЮ

Реформация баланса — это распределение полученной в течение отчетного года прибыли или списание полученного за год убытка, представляющее собой закрытие счетов учета финансовых результатов.

Под закрытием периода понимают совокупность бухгалтерских и программных действий, при выполнении которых реализуются требования методологии бухгалтерского учета, в том числе применительно к программному функционалу компьютеризированных систем бухучета.

Закрытие периода касается не только бухгалтерии, но и других отделов. От даты закрытия периода зависят данные исполнения бюджетов и новых прогнозов. Это прямая связь с финансистами и экономистами. Это сроки сдачи документации и представления прогнозных данных, выделения нового финансирования для других отделов.

ОСОБЕННОСТИ И ПОРЯДОК ЗАКРЫТИЯ ОТЧЕТНОГО ПЕРИОДА

Бухгалтеры, экономисты и финансисты должны понимать процесс закрытия периода очень четко. Ведь закрытие периода влияет на отражение финансовых результатов компании, может привести к недочетам при формировании себестоимости продукции, существенно повлиять на процесс бюджетирования.

Закрытие периода можно разделить на этапы. Чтобы отслеживать изменения, происходящие с данными бухгалтерского и налогового учета на каждом этапе, используем сквозной практический пример.

На предприятии «Альфа» (название условное) используют следующие счета по учету затрат:

• счет 20 «Основное производство» — для обобщения информации о затратах производства;
• счет 26 «Общехозяйственные расходы» — для обобщения сведений о расходах для нужд управления, не связанных с производственным процессом;
• счет 44 «Расходы на продажу» — для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг;
• счет 91 «Прочие доходы и расходы» — для обобщения данных о прочих расходах отчетного периода.

По состоянию на 31 декабря отчетного года в компьютеризированную систему учета были введены все документы, в которых отражаются расходы предприятия.

Данные счетов, которые трансформируются в ходе закрытия периода, имеют следующий вид (табл. 1).

Примечание: БУ — показатели бухгалтерского учета, НУ — показатели налогового учета.

Разберем особенности закрытия периода на каждом этапе.

ЭТАП 1. НАЧИСЛЕНИЕ АМОРТИЗАЦИИ.

Для закрытия затратных счетов необходимо, чтобы были проведены все расходы. Одна из существенных статей расходов предприятия — амортизационные отчисления. Поэтому перед закрытием затратных счетов нужно начислить амортизацию.

Основные средства предприятия «Альфа» используются в основном производстве, управленческой и торговой деятельности. Соответственно, амортизацию предприятие будет начислять, задействовав каждый из затратных счетов.

За декабрь отчетного периода начислено:

• на счет 20 «Основное производство» — 321 176 руб.;
• на счет 26 «Общехозяйственные расходы» — 101 000 руб.;
• на счет 44 «Расходы на продажу» — 54 000 руб.

Напомним, что начисленная амортизация основных средств учитывается на одноименном бухгалтерском счете 02 «Амортизация основных средств».

Начисление амортизации увеличивает показатели затратных счетов, что будет видно по данным оборотно-сальдовой ведомости, и дает возможность перейти к закрытию затратных счетов.