Исполнение бюджета расходов компании за год: анализ и контроль

Вы узнаете

Какие задачи решают с помощью контроля и анализа исполнения бюджета расходов

Как организовать контроль исполнения бюджета расходов

Какие методы используют для анализа исполнения бюджета расходов

Конечным результатом деятельности компании за отчетный год выступает величина прибыли, которая определяется как разница между суммами доходов и расходов. Поэтому на величину прибыли в системе бюджетирования воздействуют через контроль и анализ исполнения Бюджета доходов и расходов. Как правило, в данном бюджете доходы планирует и контролирует коммерческая служба, а за планирование и совершение расходов отвечает финансовая служба. В статье рассмотрим, как должен контролировать и анализировать исполнение годового бюджета расходов руководитель финансовой службы компании.

ЦЕЛИ И МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ И АНАЛИЗА ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА РАСХОДОВ

Чтобы использовать систему бюджетирования в качестве инструмента управления результатами бизнеса, нужно организовать бизнес-процесс работы с бюджетами, который включает:

• постановку бюджетных целей и утверждение бюджетных нормативов и лимитов;

• планирование и утверждение бюджетов;

• контроль исполнения утвержденных бюджетов;

• анализ отклонений фактических результатов от бюджетных планов;

• разработку мероприятий по минимизации отклонений бюджетов.

Как видно из приведенного перечня, контроль исполнения бюджетов является третьим этапом бизнес-процесса бюджетирования, а анализ бюджетных отклонений (то есть разницы между фактическими и запланированными показателями) относится к четвертому этапу бюджетирования.

Эти работы с бюджетом тесно взаимосвязаны друг с другом, поскольку в ходе:

• контроля исполнения бюджета анализируют отклонения и оценивают необходимость воздействия на фактические результаты работы компании;

• анализа исполнения бюджета выявляют причины бюджетных отклонений и вырабатывают меры по их минимизации.

Если говорить о контроле и анализе исполнения годового бюджета расходов, то нужно принять во внимание следующее: данный бюджет является суммой операционных бюджетов центров финансовой ответственности (ЦФО), поэтому рассматривается укрупненно в детализации по статьям затрат. Соответственно, бюджет расходов планируется в такой же периодичности, как и бюджеты ЦФО, — помесячно или поквартально.

Функционально в состав бюджета расходов включают себестоимость реализации продукции, товаров, услуг компании, а также коммерческие и управленческие расходы. Если добавить к бюджету затрат бюджет прочих доходов и расходов, получим расходную часть Бюджета доходов и расходов (БДР) компании (рис. 1).

Владельцем сводного БДР компании чаще всего выступает руководитель финансовой службы, поэтому именно он организует работы по контролю и анализу годового бюджета расходов. При выполнении этих работ бюджет расходов можно рассматривать в трех вариантах детализации:

• по функциональной группировке затрат — себестоимость реализации, коммерческие и управленческие расходы;
• по группировке элементов затрат — материальные расходы, затраты на оплату труда, расходы на содержание основных средств и т. д.;
• в группировке на переменные и постоянные расходы по отношению к объему реализации продукции, товаров, услуг.

Основные цели контроля исполнения годового бюджета расходов:

• отслеживать ход выполнения в течение бюджетного периода;
• выявлять план-фактные отклонения бюджета расходов;
• контролировать остатки неиспользованных бюджетных лимитов по статьям затрат.

Анализ исполнения годового бюджета расходов подразумевает выявление причин бюджетных отклонений, обнаруженных в ходе контроля, и разработку рекомендаций для их устранения. При проведении анализа можно использовать различные методы. Чаще всего применяют следующие методы:

• план-фактный анализ бюджетных отклонений;
• анализ эффективности расходов;
• факторный анализ затрат.

КОНТРОЛИРУЕМ ИСПОЛНЕНИЕ ГОДОВОГО БЮДЖЕТА РАСХОДОВ КОМПАНИИ

В системе бюджетирования применяют три вида контроля:

• предварительный контроль качества планирования бюджетов;
• текущий контроль исполнения утвержденных бюджетов;
• последующий контроль исполнения утвержденных бюджетов.

Понятно, что для годового бюджета расходов актуально использовать текущий и последующий контроль. Бюджет сводный, поэтому в основном при работе с ним организуют последующий контроль по бюджетным отклонениям завершенных периодов в рамках текущего года.

Текущий контроль может быть задействован в рамках мониторинга остатка бюджетных средств на периоды, следующие за отчетными.

В ходе контроля исполнения годового бюджета расходов последовательно выполняют следующие действия:

• на основе данных о фактически совершенных расходах выявляют план-фактные бюджетные отклонения;
• план-фактные отклонения рассматривают с точки зрения их существенности для выполнения годового бюджета расходов;
• устанавливают причины появления бюджетных отклонений, которые могут возникнуть из-за ошибок планирования или появившихся в ходе исполнения бюджета новых фактов деятельности компании;
• несущественные отклонения принимают без разработки мер по их минимизации;
• по существенным отклонениям, вызванным фактами деятельности компании, вырабатывают мероприятия, направленные на их минимизацию.

Схематически алгоритм указанных контрольных процедур представлен на рис. 2.

Рассмотрим, как контролировать исполнение бюджета расходов, на примере производственной компании «Волга». На 2022 год в компании были разработаны и утверждены бюджеты, в числе которых находится и бюджет расходов в детализации по элементам затрат (табл. 1).

Руководитель финансовой службы компании «Волга» по завершении 9 месяцев 2022 г. рассчитал величину план-фактных отклонений по статьям расходов и определил остаток средств годового бюджета на четвертый квартал (табл. 2).

Результаты контроля исполнения бюджета расходов компании «Волга» за 9 месяцев 2022 г. показали следующее:

• в целом бюджет расходов по факту превышен на 2910 тыс. руб.;
• фактические расходы девяти месяцев 2022 г. составили 72,5 % от годового бюджета, остаток бюджетных средств на начало четвертого квартала равен 28,5 %;
• по итогам 9 месяцев допущен перерасход годового бюджета по статье «Транспортные услуги» на 110 тыс. руб., поэтому нужно принимать срочные меры по их минимизации в четвертом квартале;
• по статье расходов «Реклама и маркетинг» остаток бюджетных средств составил только 8,0 % от годовой суммы. Это явный сигнал к тому, чтобы ужесточить контроль над данной статьей расходов в четвертом квартале;
• высокий риск перерасхода бюджета по итогам 2022 г. наблюдается по статьям, у которых остаток бюджета составляет менее 25 % («Содержание помещений», «Юридические и консультационные услуги», «Прочие услуги», «Расходные материалы», «Реклама и маркетинг»).

По указанным выше статьям далее необходимо выполнить следующую работу:

• проанализировать причины появления бюджетных отклонений;

• разработать меры к минимизации отклонений, вызванных фактами хозяйственной деятельности.