Как ускорить сбор бюджета: идеи и инструменты

Всем понятно, что от качества и своевременности формирования бюджетов во многом зависит эффективность работы системы бюджетирования компании. Однако нередки случаи, когда по различным причинам бюджеты ЦФО и финансовые бюджеты компании составляются несвоевременно или без должной проверки корректности их показателей. В результате возникают существенные риски излишнего расхода ресурсов при выполнении бюджетов или нехватки этих ресурсов для достижения бюджетных целей. Поэтому автор статьи делится с читателями собственными идеями и инструментами для ускорения сбора бюджетов всех уровней, которые показали свою эффективность в практике его работы.

МЕТОДИЧЕСКИЕ ИДЕИ И ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ УСКОРЕНИЯ СБОРА БЮДЖЕТА

Для ускорения сбора плановых показателей бюджетов компании можно использовать:

• методические инструменты — в эту группу прежде всего входит регламентация работы всех участников бюджетных процессов в части планирования бюджетов компании, а также разработка инструкций по сбору бюджетных показателей;
• организационные инструменты — данная группа состоит из внутренних нормативных документов компании, устанавливающих сроки и порядок планирования бюджетов, и мотивации участников планирования бюджетов на соблюдение требований этих документов.

На практике для целей ускорения сбора бюджетов хорошо себя зарекомендовали такие методические инструменты:

• регламентация процесса планирования бюджетных показателей;

• предварительный расчет бюджетных целей на предстоящий плановый период.

Рассмотрим эти методические инструменты сбора бюджетов подробнее.

Регламентация процесса планирования бюджетных показателей

В идеале для своевременного и качественного формирования бюджетных планов необходимо закрепить внутренними нормативными документами компании следующие элементы системы бюджетирования (рис. 1).

Финансовая структура компании закрепляет перечень центров финансовой ответственности (ЦФО), руководители которых являются владельцами бюджетов ЦФО и отвечают в том числе за своевременность их предоставления.

Бюджетная структура определяет состав операционных и вспомогательных бюджетов компании, которые необходимо сформировать для разработки сводных финансовых бюджетов.

В Положении о системе бюджетирования фиксируется владелец каждого из бюджетов компании, определяются общие сроки составления бюджетных планов.

Регламент системы бюджетирования разрабатывают для контроля за своевременностью формирования бюджетных планов, в котором отдельный раздел отводится под процесс планирования бюджетов.

В таблице 1 представлен фрагмент Регламента системы бюджетирования в части формирования плановых бюджетов компании.

Помимо видов бюджетов и их владельцев, в приведенной табл. 1 указаны сроки их подготовки и получатели бюджетных планов. Это позволяет оперативно контролировать ход разработки бюджетов со стороны владельцев и своевременно принимать меры для ускорения работы над формированием бюджетов.

Ускорить сбор бюджетных планов помогает унификация бюджетных форм и их показателей. Это особенно актуально для крупных компаний, сводные бюджеты которых формируются из бюджетов нескольких отдельных юридических лиц или филиалов.

Практика моей работы показывает: если не закрепить в Положении о системе бюджетирования единые форматы бюджетов, то со временем отдельные компании начинают вводить в свои бюджеты дополнительные статьи или разделы, которые существенно затрудняют консолидацию этих бюджетов в сводные бюджеты группы компаний и в целом замедляют процесс разработки бюджетных планов.