Как быстро сверстать бюджет в Excel

При подготовке бюджета на плановый период экономисты сталкиваются со сложностями при консолидации бюджетов от подразделений компании. Корректируя плановые показатели, необходимо последовательно вносить изменения в несколько документов в развернутом и сводном виде. В статье рассмотрим, как с помощью надстройки Excel Power Query снизить трудоемкость консолидации бюджета, что позволит уделить больше внимания анализу данных.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ АЛГОРИТМ ПОДГОТОВКИ БЮДЖЕТА

Основанием для планирования бюджета на производственном предприятии являются данные, отраженные в следующих документах:

• бюджетные задания, которые определяет топ-менеджер компании в отношении статей доходов и расходов;

• выставленные счета, акты выполненных работ, утвержденные сметы, иная кредиторская задолженность;

• первоочередные обязательства и подтверждающие их документы (защищенные статьи бюджета);

• вновь заключенные договоры купли-продажи товаров, договоры на выполнение работ, оказание услуг сторонними организациями;

• служебные записки от центров финансовой ответственности (ЦФО) с просьбой включить необходимые показатели в бюджет того ЦФО, за которым закреплена данная статья расходов или доходов;

• возможный резерв под статью (группу статей), закрепленный за ЦФО в случае производственной необходимости;

• запланированные статьи бюджета, закрепленные за ЦФО, не исполненные в предыдущем периоде из-за невыставленных счетов/актов, отсутствия договоров или по другим уважительным причинам.

Организационный алгоритм подготовки бюджета в условной компании «Альфа» может быть следующим:

Чтобы реализовать такой алгоритм, в Excel необходимо настроить таблицы.

НАСТРАИВАЕМ ТАБЛИЦЫ С ПОКАЗАТЕЛЯМИ БЮДЖЕТОВ ДЛЯ ЦФО

К центрам финансовой ответственности относят:

• самостоятельные компании группы;
• филиалы;
• линейные структурные подразделения (выпускающие или сборочные цеха, обособленные производства, дивизионы, отделы).

Настраиваем в Excel таблицу для ЦФО (рис. 1).

В графу «ЦФО» подключают выпадающий список для выбора подразделений из предварительно созданного справочника: вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных. В окне «Проверка вводимых значений» указывают тип данных — Список, в поле «Источник» — соответствующий справочник.

Статьи доходов и расходов также унифицируют. При необходимости в таблицу (см. рис. 1), которая будет источником консолидированной информации, добавляют дополнительные графы. Например, графу «Бюджет текущего года». Это упростит анализ и контроль данных на завершающем этапе.