Штатное расписание: оформляем, утверждаем, вносим изменения

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ: СУТЬ И ФОРМА

Штатное расписание — внутренний нормативный документ, который применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• размеры должностных окладов;
• размер ежемесячных надбавок;
• месячный фонд заработной платы.

Разработать форму штатного расписания можно самостоятельно, но большинство предприятий использует унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание» (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее — Постановление № 1), так как она удобна в заполнении и содержит всю необходимую информацию.

Согласно Постановлению № 1 и письму Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 «О требованиях к оформлению первичных документов» штатное расписание является формой первичной учетной документации. Следовательно, в случае неприменения унифицированной формы № Т-3 нужно обратиться к ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 18.07.2017) «О бухгалтерском учете». В пункте 1 этой статьи перечислены следующие обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

ФОРМИРОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Штатное расписание формирует любой работник, на которого возложена соответствующая обязанность. Как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы (отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел управления персоналом), реже — специалисты бухгалтерского или финансового подразделения.

ЭТО ВАЖНО

Прежде чем приступить к формированию штатного расписания, определитесь с организационной структурой предприятия. Этот шаг не обязателен к исполнению, но значительно облегчает дальнейшую работу.

Организационная структура предприятия представляет собой комплекс взаимосвязей между различными уровнями организации, нацеленный на оптимальное распределение обязанностей и степени подчиненности.

Элементы организационной структуры предприятия:

• работники;
• отделы, бюро, подразделения и другие внутренние службы.

Основа взаимосвязи между элементами организационной структуры — горизонтальные и вертикальные связи.

Горизонтальные связи являются одноуровневыми, носят характер согласования. Они строятся между подразделениями предприятия, которые находятся на одном управленческом уровне (не подчиняются друг другу). Вертикальные связи предполагают наличие факта подчинения и руководства.

Существует несколько основных форм управления предприятием:

• линейная;
• функциональная;
• линейно-функциональная.

Линейная форма управления

Линейная структура управления предполагает наличие единоличного руководителя, в подчинении которого находятся исполнители или руководители подразделений (линейные руководители). Здесь присутствуют:

• вертикальные связи от основного руководителя к руководителям подразделений и от руководителя подразделений к исполнителям в данном подразделении;
• горизонтальные связи только от одного руководителя подразделения к другому. Наличие горизонтальных связей между исполнителями в разных подразделениях не предусмотрено.

Функциональная форма управления

Функциональная форма управления является следствием линейной, когда возникает необходимость в специализации подразделений предприятия. В таком случае происходит распределение функциональных обязанностей между подразделениями и исполнителями.

Линейно-функциональная форма управления

Объединяя основы линейной и функциональной форм управления, данная структура предполагает наличие как функциональных, так и линейных руководителей. Функциональные руководители ставят задачи для линейных руководителей, которые в дальнейшем могут делегировать их своим подчиненным.

Функциональный руководитель осуществляет руководство над несколькими линейными руководителями подразделений предприятия (например, заместитель директора по экономике и финансам может осуществлять руководство над начальниками планово-экономического отдела, отдела труда и заработной платы, бухгалтерии).

Кроме представленных структур управления выделяют линейно-штабную форму, дивизиональную, проектную, матричную и бригадную.

Линейно-штабная структура управления

Линейно-штабная структура — развитие линейной структуры. Данная структура управления включает специальные подразделения, так называемые штабы. Они не обладают правом принятия решений и руководства нижестоящими подразделениями, предназначены для оказания помощи в выполнении каких-либо заданий, осуществляют планирование и анализ. Другими словами, штабные подразделения выполняют функции, какими ранее не были наделены линейные руководители при простой линейной структуре управления.

Дивизиональная структура управления

В дивизиональной структуре предполагается распределение обязанностей и ответственности: высшее руководство занимается планированием и решением стратегических задач, а руководители подразделений отвечают за оперативные решения (в то же время несут ответственность за получение прибыли своим подразделением).

Проектная структура управления

Проектная форма относится к органическому (гибкому, адаптивному) типу управления предприятием. Основной принцип данной формы: создание временных органов управления для решения конкретных задач (для конкретного проекта). После решения поставленных задач подразделение, как правило, расформировывают.

Матричная структура управления

Аналогично проектной форме при матричном управлении создаются проектные подразделения, но здесь их руководители подчиняются функциональному руководителю, а исполнители этих подразделений находятся в двойном подчинении (у проектного и функционального руководителя).

Бригадная структура управления

Бригадная форма очень схожа с матричной, только в основе лежит групповая форма организации труда. Применение этой формы предполагает создание автономных бригад, которые состоят из управляющего звена, звена специалистов и рабочей силы.

Следует отметить, что наибольшее распространение имеет линейно-функциональная структура управления предприятием.

Используя организационную структуру предприятия, формировать штатное расписание намного проще.

В действующем законодательстве нет ни слова о том, что штатное расписание обязаны оформлять все предприятия без исключения. В то же время в нем нет указания об отсутствии такого обязательства. Таким образом, формирование не является обязательным, но это не значит, что им можно пренебрегать.

Зачастую возникают ситуации, когда вышестоящие органы (инспекция по труду, судебные органы, налоговая служба и др.) могут затребовать штатное расписание или выписку из него (цели: проверить обоснованность применения льгот по налогам, достоверность представленных сведений о трудовом стаже, заработке и др.).

Заполнение и утверждение штатного расписания

Рассмотрим порядок заполнения унифицированной формы штатного расписания № Т-3 на примере (табл. 1).

Как видно из табл. 1, штатное расписание организации содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц и уровне оплаты труда с учетом надбавок.

Количество штатных единиц (графа 4) указывают в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указывают в соответствующих долях (0,25; 0,5; 2,75 и т. д.).

В графе 5 отражают размер месячной заработной платы по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке и т. д. То есть для каждой должности здесь указывают месячную зарплату по тарифной ставке для одной штатной единицы.

К СВЕДЕНИЮ

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (тарифная ставка) — это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

В графах 6–8 показывают стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством, и надбавки, введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом работы или условиями труда). Представим возможные доплаты и надбавки к тарифным ставкам и окладам:

• надбавки за непрерывный стаж работы на предприятии;
• надбавки за вахтовый метод работы;
• надбавка работникам, которые занимаются обучением вновь принятых на работу сотрудников;
• доплаты и надбавки, предусмотренные законодательством РФ за работы во вредных и (или) опасных условиях труда;
• доплаты и надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• надбавки за классность водителям;
• надбавки за профессиональное мастерство;
• надбавки за ученую степень или звание;
• надбавки за знание иностранных языков и др.

ЭТО ВАЖНО

Надбавки, введенные организацией самостоятельно, должны быть закреплены во внутреннем нормативном документе (коллективном договоре, Положении об оплате труда, Положении о премировании и т. д.).

В графе 10 «Примечание» можно отображать любые комментарии, но наиболее рационально включить в нее информацию о нормативном документе, регламентирующем применение той или иной надбавки или доплаты.

После заполнения всех граф таблицы штатного расписания в строке «Итого» указывают итоговые суммы по графам 4–9.

Замечания

1. Штатное расписание подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. Подписанты могут быть и другие (решение принимает руководство предприятия).
2. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителем организации или уполномоченным им лицом. Полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме.