10 основных ошибок, которые совершают экономисты предприятий при ведении управленческого учета

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Управленческий учет систематизирует всю корпоративную бизнес-аналитику. Это инструмент, который позволяет оперативно реагировать на непрерывные разносторонние вызовы, возникающие во внешней среде и внутреннем бизнес-периметре.

Ошибки управленческого учета обесценивают его актуальность и практическую полезность. Работа над ошибками поможет выстроить систему управленческого учета, предоставляющую бизнесу возможность принимать грамотные и эффективные экономические решения даже в условиях неопределенности бизнес-среды, сохранить и приумножить капитал.

Практика показывает, что ошибки в системе управленческого учета, которые вовремя не заметили и не исправили, обходятся организации дорого, иногда стоят и самого бизнеса. Рассмотрим основные ошибки, которые допускают экономисты предприятий при ведении управленческого учета.

Ошибка 1. Система управленческого учета не учитывает стратегию компании

Когда деятельность бизнеса не скоординирована, не выделено главное, каждый понимает свою роль, руководствуясь опытом.

Стратегия хаоса и разрозненных интересов обесценивает само понятие управленческого учета, так как влечет непонимание требований, роли и ответственности за развитие бизнеса у ключевых менеджеров и распространяется на подчиненных. Нет понимания того, что происходит, нет ориентиров для принятия верного решения, зато есть много страхов и полная дезориентация.

Внедрение учета, как и любой сложный проект, требует основательного подхода. Начинается оно с понимания целей и анализа бизнеса. Важно, чтобы система управленческого учета работала бесперебойно, а собственники и руководители компании понимали, в чем задача и ценность учета.

Ошибка 2. Организация управленческого учета не соответствует структуре бизнеса

Оторванный от реальности управленческий учет не может способствовать получению актуальной и достоверной информации, поэтому постановка управленческого учета начинается с изучения бизнес-процессов компании.

Именно на этапе внедрения изучают требования собственника к управленческому учету, структуру бизнеса, схему движения денег и товаров, организационную структуру и финансовую модель, анализируют действующие учетные процессы.

Настройка рациональной системы управленческого учета опирается на точное представление принципов построения деятельности компании по результатам анализа ее финансово-хозяйственной деятельности, уверенности в юридической чистоте бизнеса и его налоговой эффективности.

Ошибка 3. Нет единой методологии ведения управленческого учета

К сожалению, это широко распространенная проблема. В потоке повседневных дел не хватает времени прописать учетную политику для целей управленческого учета, положения, регламенты, должностные инструкции.

Не стоит ожидать от системы управленческого учета четкой работы без закрепленных правил и установленных норм. Если их нет, то нет единого понимания требований учета. Что приводит к беспорядку в учете, путанице в данных отчетности, задваиванию работы сотрудников, потере эффективности.

Увольнение ключевого сотрудника, который выстраивал систему учета, вообще превращается в катастрофу. Никто не знает, как это должно работать, а новому сотруднику нередко легче выстроить процесс с нуля, чем разбираться.

Учет — это отлаженная система сбора информации, в которой определены сроки, правила, формы, люди, которые аккумулируют данные. В этом процессе участвуют практически все работники компании, а пользуются полученной информацией руководители, принимая на ее основе решения. Поэтому к разработке методологии учета следует отнестись как к ответственному аналитическому процессу.

Регламентация управленческого учета включает следующие нормативные положения:

1 Учетная политика для целей управленческого учета. В данном документе определяют принципы работы с информацией и порядок отражения хозяйственных операций в системе управленческого учета:

• порядок признания доходов и расходов;
• правила оценки активов;
• порядок определения финансового результата;
• методологические принципы, по которым будет формироваться отчетность;
• процедуры анализа результатов деятельности и т. д.

К учетной политике прилагают План счетов управленческого учета, сформированную структуру справочников управленческого учета (статьи движения денежных средств, статьи затрат и т. д.), правила их создания, внесения изменений, новых записей.

Учетная политика может содержать методики формирования себестоимости, ценообразования, планирования (бюджетирования), распределения затрат, исправления ошибок, закрытия периода и т. д., включать методику внутреннего аудита системы управленческого учета.

2 Документооборот в системе управленческого учета. График документооборота регламентирует способы движения управленческой аналитики: на каком основании, кто и когда вносит информацию в систему, кто это проверяет и контролирует. Когда, в какие сроки, с какой периодичностью и каким образом выгружаются отчетные регистры: кто их формирует, кто получает, проверяет. Какие действия производятся по полученным данным, и какие следуют решения.

3 Регламент управленческой отчетности. Регламент с перечнем форм и показателей управленческой отчетности определяет правила оценки состояния бизнес-процессов и бизнеса в целом. От того, насколько набор управленческих отчетов соответствует целям компании, зависит качество принимаемых управленческих решений.

Управленческие решения принимают на разных уровнях управления компанией, опираясь на разнообразную управленческую отчетность:

• оперативные решения дня принимают менеджеры, исходя из оперативной финансово-хозяйственной информации. Такая информация поступает к менеджеру по запросу (часто не оформляется документально, но позволяет быстро принимать решения);

• тактические решения принимают менеджеры, опираясь на информацию текущего периода, а также на данные статистики, анализа экономической, финансово-хозяйственной информации предыдущего периода, плановые и прогнозные показатели;

• стратегические решения — ответственность собственника бизнеса и топ-менеджмента. Их невозможно принять без опоры на плановую, прогнозную информацию о развитии того или иного сектора экономики, сегмента рынка, без учета динамики показателей развития компании.

Глубина детализации собираемой информации о фактах хозяйственной жизни и накапливаемых данных внедряется через классификатор статей финансовой отчетности. Здесь работает правило лаконичности: добавлять излишнюю аналитику в оперативный учет только при четком понимании, зачем нужна в управленческом учете такая подробная детализация.

Ошибка 4. Управленческий учет изначально ведут параллельно бухгалтерскому, не оценив возможность совмещения

Нередко в компаниях с влиятельным финансовым директором и бесправно-подчиненной бухгалтерской службой ведение управленческого учета поручают финансовым менеджерам, отдельно взятому подразделению (финансовому отделу, ПЭО и т. д.). При этом изначально даже не рассматривают возможность совмещения управленческого учета с бухгалтерским.

Это ошибка. Она неизбежно влечет рост трудовых затрат, серьезные усложнения учетной работы, двойной ввод аналитик и очень разные толкования результатов деятельности компании по данным бухгалтерской и управленческой отчетности, составленной по совершенно разным правилам, подчас спорным и противоречивым.

Абсолютное большинство современных программ бухгалтерского учета позволяет в полной мере совместить методики двух учетов, сделать выгрузку расхождений, при грамотной наладке — указать на факторы, повлиявшие на эти отклонения.

Чтобы первичные документы обрабатывались быстро и четко, целесообразно изучить возможность сближения управленческого и бухгалтерского учетов, исключив негативное влияние этого сочетания на качество и скорость получения управленческих данных для целей финансового управления компанией.

Если удастся даже частично совместить учетные алгоритмы, получится, что часть бухучета будет базой для управленческого учета. Остальное можно дособрать отдельными документами и отчетами. В итоге получится баланс скорости, стоимости и простоты!