Техника внедрения рабочей системы бюджетирования

Этап II. Формирование финансовой структуры. Цель второго этапа (формирования финансовой структуры) — разработать модель структуры, позволяющей установить ответственность за исполнение бюджетов и контролировать источники возникновения доходов и расходов. Она разрабатывается на основе финансовой структуры. В рамках данной работы из организационных звеньев (подразделений) формируются ЦФО. На основании разделения ЦФО по видам доходов/затрат, которые определяются исходя из функциональной деятельности центра, выделяется пять основных типов ЦФО:

1) центры инвестиций (ЦИ);

2) центры прибыли (ЦП);

3) центры маржинального дохода (ЦМД);

4) центры дохода (ЦД);

5) центры затрат (ЦЗ).

Каждый ЦФО осуществляет свою деятельность в соответствии с бюджетом доходов и/или расходов, спланированных на текущий период. Основной задачей ЦФО является выполнение своих производственных заданий в рамках установленных бюджетом показателей. Каждый ЦФО действует на основе собственного положения о ЦФО.

Для объединения ЦФО в финансовую структуру существуют определенные правила (рис. 2). Одно из правил бюджетирования: списание накладных расходов осуществляется по системе «директ-костинг». Система «директ-костинг» — распределение накладных расходов согласно определенной базе, что применимо для управленческого учета, но не применимо для бюджетного управления.

Финансовая структура показывает, как управлять бизнесом с помощью ЦФО (табл. 1).

Далее создается справочник центров финансовой ответственности (Справочник ЦФО) с закреплением за каждым ЦФО ответственного лица. В базе 1С добавляется дополнительный справочник и при вводе документа выбирается соответствующий ЦФО (табл. 2).

Немного усложнив отчетность, можно добиться получения отчетов в разрезе ЦФО и статей затрат. Для этого при вводе в базу 1С таких документов, как выписка банка, кассовые документы, перемещение материалов, услуги сторонних организаций, бухгалтерская справка и прочие документы, относящиеся к затратной части или движению денежных средств, заполняются дополнительные аналитики:

• статья затрат (доходов);
• ЦФО;
• ставка НДС (в случае необходимости).

ЭТО ВАЖНО

Учет можно организовать для нескольких юридических лиц. Сводный отчет при выборе группировки по ЦФО и статье затрат будет выглядеть следующим образом (см. табл. 3).

Пример 2

За январь предприятие произвело следующие расходы:

• приобретен электропогрузчик — 1 млн руб.;
• оплачена связь отделу продаж — 1 тыс. руб.;
• оплачена связь складской службе — 1,5 тыс. руб.;
• аренда офисных помещений — 50 тыс. руб.;
• электроэнергия производства — 10 тыс. руб.;
• семинар бухгалтерии — 3 тыс. руб.

За месяц получаем следующий отчет.

Для формирования доходов необходимо создать справочник доходов и разнести банковскую выписку в соответствии со статьями доходов и ЦФО.

Таким образом, собрав доходы и расходы, составляем бюджет движения денежных средств группы компаний.

Этап III. Определение видов бюджетов. В ходе проведения третьего этапа определяются виды бюджетов, которые необходимо вести предприятию, устанавливаются взаимосвязи их формирования, уровни консолидации и их внутренняя структура на основе справочников бюджетных статей. На данном этапе определяется общая схема формирования сводного бюджета предприятия.

Все ЦФО формируют свои бюджеты по статьям затрат на основании фактически полученных данных, которые мы уже можем получать из 1С, и в соответствии с целями предприятия на их основе создаются три основных прогнозных бюджета:

1) бюджет о движении денежных средств (БДДС) — управление ликвидностью;

2) бюджет доходов/расходов (БДР) — управление рентабельностью;

3) бюджет баланса (управленческий баланс) — управление стоимостью бизнеса.

Эти прогнозные отчеты на стадии планирования дают возможность представить в конкретных значениях то состояние предприятия, к которому оно придет, если удастся осуществить все решения, запланированные по достижению целей. Если руководство путем анализа убеждается, что такой результат его устраивает, то планы принимаются к исполнению, если нет — процесс повторяется, пока не будет найден оптимальный вариант. Подготовленный и согласованный прогнозный бюджет после анализа на соответствие поставленным целям утверждается руководством и становится директивным документом, обязательным к исполнению для всех ЦФО и предприятия в целом.

Этап IV. Разработка внутренней учетной политики, системы планирования, анализа и регламентация. В результате проведения четвертого этапа формируется учетно-финансовая политика организации, то есть правила ведения и консолидации бухгалтерского, производственного и оперативного учета, в соответствии с ограничениями, принятыми при составлении и контроле (мониторинге) выполнения бюджетов. Определяется порядок планирования — от формирования плана продаж до утверждения основного бюджета предприятия, с указанием участников процесса планирования, регламентов их действий, формата документов и сроков их разработки, согласования и утверждения.

Анализ осуществляется на всех стадиях бюджетного управления — сначала анализируются планы, потом анализируются возникающие отклонения в текущем режиме. Последним проводится анализ отчетности о фактическом выполнении бюджета ЦФО и всего предприятия как на промежуточных этапах (неделя, месяц, квартал), так и после завершения бюджетного периода (года).

Данные анализа используются для принятия управленческих решений — в текущем режиме; после завершения бюджетного периода и формирования нового бюджета — для корректировки планов на следующий плановый период. Следует разработать бюджет на следующий год, и далее действия повторяются.

Завершается весь процесс составлением регламентных документов (внутреннего законодательства):

• Положение о финансовой структуре;
• Положение о центрах финансовой ответственности;
• Положение о бюджетах;
• Положение об учетной политике;
• Положение о планировании;
• Положение о финансово-экономическом анализе.

Желательно, чтобы данные документы были разработаны и процесс осуществлялся независимо от изменения состава сотрудников финансового отдела или руководителей ЦФО. Когда процесс отлажен, формализован и наглядно представлен (допустим, в табличной форме), то временные издержки минимальны, а точность и результат максимальны.