Финансово-экономический документооборот: методы оптимизации

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Каждое предприятие сталкивается с проблемой обработки финансово-экономических документов. Решить ее можно с помощью эффективно организованного документооборота.

Документооборот — это движение документов от этапа их создания/получения до передачи адресату или на хранение.

Для оценки эффективности документооборота используют такую характеристику, как маршрут движения. Задача любого документооборота — сократить и оптимизировать маршрут движения, чтобы каждый поступающий документ как можно быстрее дошел до своего исполнителя, был исполнен и передан далее (получателю, руководителю, в архив).

Существуют следующие негласные правила эффективной организации движения документов:

• сокращение этапов согласования (количества исполнителей). Чем меньше у документа исполнителей, тем быстрее он будет исполнен. На некоторых предприятиях все поступающие извне документы сначала попадают руководителю, который назначает исполнителя. Зачастую документ проходит через многие отделы с целью ознакомления, прежде чем дойдет до своего непосредственного исполнителя.

Такая длинная цепочка движения документа значительно увеличивает время его исполнения, поэтому руководство предприятий старается четко распределять обязанности и степень ответственности между отделами;

• ведение учета документооборота с указанием дат поступления и исполнения. В большинстве случаев эту функцию возлагают на секретариат, который ведет реестр входящих и исходящих документов;
• ведение графика документооборота (разработка схем прохождения документов). Часто такой график руководитель утверждает в локальном нормативном акте, чтобы исполнители знали сроки выполнения своих обязанностей.

ОСНОВНЫЕ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

Рассмотрим следующие финансово-экономические документы:

• бухгалтерская справка;
• акт сверки взаимных расчетов;
• протокол разногласий к акту;
• акт выполненных работ (услуг);
• акт приема-передачи товара (работ, услуг);
• товарная накладная;
• платежное поручение.

Каждый из этих документов обладает своими свойствами и выполняет определенную функцию.

Бухгалтерская справка

Согласно ст. 313 Налогового кодекса РФ бухгалтерская справка является первичным учетным документом, который предназначен для исправления ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

К СВЕДЕНИЮ

Унифицированной формы бухгалтерской справки для коммерческих предприятий нет, поэтому бланк документа они могут создать самостоятельно. Разработанную форму необходимо закрепить в учетной политике или ином локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Унифицированная форма предусмотрена законодательством только для органов государственной власти, местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н (в ред. от 16.11.2016)). Код формы документа «Бухгалтерская справка» — 0504833.

Бухгалтерская справка коммерческого предприятия должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2014) «О бухгалтерском учете»):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В Положении по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденном Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н (в ред. от 06.04.2015), указаны причины неправильного отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете:

• неправильное применение законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильное применение учетной политики организации;
• неточности в вычислениях;
• неправильная классификация или оценка фактов хозяйственной деятельности;
• неправильное использование информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
• недобросовестные действия должностных лиц организации.

В день выявления ошибки в отчетности она подлежит обязательному исправлению путем оформления бухгалтерской справки. Насколько детально расшифровывать в справке суть ошибки, решает главный бухгалтер предприятия.

ПРИМЕР

Предприятие ООО «Альфа» в январе 2017 г. выплатило работнику Иванову И. И. излишнюю заработную плату в сумме 10 000 руб. (перечислена на банковскую карточку). Ошибка была обнаружена в феврале 2017 г. Работник согласился добровольно вернуть излишнюю сумму в кассу предприятия.

Для исправления ошибки составлена бухгалтерская справка с расчетом излишне начисленной суммы заработной платы:

На основании бухгалтерской справки в бухучете ООО «Альфа» будут сделаны следующие записи:

• Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — сторно излишне начисленного размера заработной платы;
• Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — сторно излишне удержанного НДФЛ;
• Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — возврат в кассу предприятия Ивановым И. И. излишне начисленной заработной платы.

Излишне начисленную сумму страховых взносов не сторнируем, так как ее можно вычесть при расчете взносов за февраль.

Акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаимных расчетов — это документ, необходимый для двух предприятий, который отражает их расчеты за определенный период, что позволяет контролировать задолженности. Согласно действующему законодательству оформлять такой документ не обязательно, но его составляет большинство организаций.

Для акта сверки взаимных расчетов также не существует унифицированной формы. Каждое предприятие вправе разрабатывать свою форму и утверждать ее в локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Подписав акт сверки, предприятие соглашается с фактом задолженности и обязуется его погасить. Часто в судах по вопросам неоплаты подписанные и правильно оформленные акты сверки становятся доказательством.

Согласно письму ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется.

Оформлением акта сверки занимается отдел бухгалтерии, а подписывает документ руководитель предприятия.

Важная деталь: акт сверки оформляется в двух экземплярах (по одному для каждого предприятия). На актах обязательно должны быть печати предприятий.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Данные по задолженностям должны совпадать у обоих предприятий, в случае несовпадения в конце документа фиксируется информация о расхождениях в цифрах.

Рассмотрим акт сверки для двух предприятий — ООО «Альфа» и АО «ВерфЬ», которые являются постоянными контрагентами.

Подписав акт сверки, АО «ВерфЬ» подтверждает факт задолженности в пользу ООО «Альфа». Наличие подписей директоров и печатей говорит о юридической силе акта, поэтому в крайнем случае с данным документом можно будет обратиться в суд для взыскания неуплаты.

Протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов

Составление протокола разногласий к акту сверки — собственное желание предприятия. Можно обойтись без оформления дополнительного документа: в акте сверки взаимных расчетов со стороны собственного предприятия указать свои данные и вывести конечное сальдо, а затем под таблицей в разделе «По данным …» акцентировать внимание на расхождении данных, подписать у руководителя и проставить печать.

Далее в рабочем порядке можно разобраться со сложившейся ситуацией со своим контрагентом и после решения проблемы подписать новый (исправленный) акт, где итоговые суммы по каждому из контрагентов будут сходиться.

Зачастую предприятия оформляют отдельный документ, так называемый протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов, в котором аналогично акту сверки указывается необходимая информация о предприятии, ставится подпись руководителя и печать предприятия. Важная деталь: унифицированной формы этого документа нет, поэтому составлять его можно в свободной форме.

Причин появления расхождений несчетное множество, начиная от простой опечатки в занесении данных. В протоколе разногласий к акту сверки указывают спорные пункты в данных контрагентов (схоже с протоколом разногласий к договору).

Акт выполненных работ — документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), на основании которого может выставляться счет на оплату. Акт выполненных работ предусмотрен для договоров подряда (согласно ст. 720 Гражданского кодекса РФ). Он может быть дополнительно прописан в любом договоре на выполнение работ (оказание услуг) в качестве приложения. В обоих случаях оформление такого акта является обязательным к исполнению.Акт выполненных работ (услуг)

В акте выполненных работ должны быть отражены следующие данные:

• полное наименование предприятий (заказчика и исполнителя) и уполномоченные должностные лица (генеральные директора или заместители по направлениям), действующие на основании устава предприятия или доверенности (в акте указывается доверенность, ее номер и дата выдачи). Обязательны печати от двух юридических лиц (только в таком случае документ будет иметь юридическую силу);
• дата подписания акта выполненных работ;
• полное наименование работ (услуг) в соответствии с договором;
• стоимость выполнения работ (оказания услуг).

Важная деталь: следует указывать дополнительные данные о плановых и фактических сроках исполнения работ, качестве, недостатках и т. д.

В конце документа могут стоять подписи представителей финансовых служб (начальника бухгалтерии, финансового или планово-экономического отдела), ответственных за финансовое содержание акта выполненных работ.

Представим акт выполненных работ между ООО «Альфа» и ООО «Сигма».

Акт приема-передачи (акт сдачи-приемки, приемосдаточный акт) работ, услуг или товара оформляют, когда это прописано в договоре. Для факта сдачи и приемки товара чаще всего используют товарную накладную, однако в некоторых случаях по условиям договора требуется дополнительно оформить акт приема-передачи.

Акт приема-передачи товара (работ, услуг)

Факт сдачи и приемки работ и услуг обычно оформляют актом выполненных работ. В некоторых договорах он называется актом сдачи-приемки выполненных работ (услуг) или актом приема-передачи выполненных работ (услуг).

Рассмотрим вариант заполнения акта приема-передачи товара (деревянных стульев от ООО «Альфа» в ООО «Сигма»).

В акте приема-передачи может быть указана дополнительная информация относительно качества продукции, отсутствия претензий, недостатков и др.

ЭТО ВАЖНО

В качестве приложения к акту приема-передачи товара могут использоваться счета-фактуры, товарные накладные, копии доверенностей и другие документы (их прописывают в конце акта, в разделе «Приложения»).

Когда заказчику сдается не вся партия товаров, актам можно присуждать номера и вести их учет внутри своего предприятия.

Товарная накладная

Товарная накладная предназначена для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Форма товарной накладной (ТОРГ-12) присутствует в унифицированных формах первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012), поэтому предприятия вправе использовать унифицированную форму ТОРГ-12 или разработать собственный бланк документа и закрепить его в своей учетной политике.

Так как товарная накладная относится к первичной учетной документации, она должна содержать следующие данные:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование контрагентов (поставщиков и получателей);
• наименование товара, его количество и стоимость;
• подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов;
• печати обоих предприятий.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах: один предназначен для поставщика, второй — для покупателя. На основании правильно оформленной товарной накладной предприятие-поставщик списывает стоимость проданных товаров в бухгалтерском учете, а предприятие-покупатель оприходует полученные товары по указанной в накладной стоимости.

Разрабатывать свою форму могут все организации, но есть предприятия, которые по-прежнему оформляют исключительно ТОРГ-12, поэтому возвращаться к унифицированной форме все же придется. Свою форму можно сделать не сильно отличной от унифицированной:

• исключите данные о сорте и массе товара (как правило, они оставались незаполненными и при оформлении ТОРГ-12);
• внесите графу о претензиях к качеству или количеству. На основании этой записи можно оформить отдельный документ, так называемый акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2), который с 01.01.2013 не является обязательным к применению.

Зачастую заказчики просят оформлять товарную накладную и на работы или услуги, что тоже допустимо. В таком случае в договоре и приложениях к нему указывают, какие именно документы оформляются по факту завершения работ (оказания услуг).

Важная деталь: изучая подписанный договор, обратите внимание, по какой форме требует составить документы заказчик. Это позволит избежать путаницы на этапе сдачи товара (работ, услуг).

Платежное поручение

Платежное поручение — это распоряжение плательщика, адресованное к банку, в котором у него открыт расчетный счет, на перевод определенной денежной суммы на расчетный счет получателю (исполнителю договора, продавцу).

Согласно Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России от 19.06.2012 № 383-П (в ред. от 06.11.2015; далее — Положение № 383-П), банк плательщика обязуется осуществить перевод денежных средств по банковскому счету плательщика (или без открытия банковского счета плательщика) получателю средств, указанному в распоряжении плательщика.

Платежное поручение составляется, принимается к исполнению и исполняется в электронном виде, на бумажном носителе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Платежное поручение действительно для представления в банк в течение 10 календарных дней со дня, следующего за днем его составления.

Форма платежного поручения (код 0401060) приведена в приложении к Положению № 383-П. С перечнем и описанием реквизитов платежного поручения можно ознакомиться в следующих документах:

• Приложении 1 к Положению № 383-П;
• Приказе Минфина России от 12.11.2013 № 107н (в ред. от 23.09.2015) «Об утверждении Правил указания информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему Российской Федерации»;
• Приказе Минфина России от 23.09.2015 № 148н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2013 г. № 107н».

Представим образец заполнения платежного поручения:

С помощью платежных поручений можно произвести перечисление денежных средств:

• в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
• за отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги, для авансовой оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей;
• в других целях, предусмотренных законодательством или договором с заказчиком.

Все банковские реквизиты, необходимые для заполнения платежного поручения, обязательно должны быть прописаны в договоре. Если с предприятием отношения не договорные, можно запросить карточку предприятия (документ, в котором есть необходимая информация о контрагенте).

ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Перед любым руководителем встает вопрос оптимизации документооборота, особенно когда его объем с каждым днем увеличивается. Оптимизацию нужно начинать с распределения по ответственным лицам. Чем короче маршрут и меньше исполнителей, тем быстрее документ будет исполнен.

Наверняка каждое предприятие сталкивалось с ситуацией, когда приходит письмо с просьбой исполнения не позднее какого-либо числа, а оно более раннее, чем дата регистрации этого исходящего документа в организации-отправителе. Такая ситуация возникает как раз по причине нерегламентной работы документооборота.

Кроме предложенных мер, стоит уделить внимание оформлению внутренних документов, называемых графиком документооборота и табелем унифицированных форм документов.

График финансово-экономического документооборота включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета и др. В графике указаны ответственные подразделения (или конкретные должностные лица), их взаимосвязи и сроки выполнения работ.

НА ЗАМЕТКУ

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов. Это возможно за счет:

• повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;

• выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов.

Табель унифицированных форм документов в организации — это справочник, в котором указаны документы и их формы. В качестве приложения к учетной политике также идут формы документов, необходимых для финансовой деятельности предприятия. В данном случае в табеле будут размещены все виды документов (не только финансовые), оформление, учет или исполнение которых нужно проводить с определенной периодичностью. Другими словами, разовые документы вносить в табель не имеет смысла.

И, наконец, самый главный этап оптимизации документооборота — его автоматизация. Электронный документооборот позволяет уменьшить издержки за счет экономии на картриджах и бумаге, сокращает время на исполнение документа и упрощает поиск в электронной базе данных.

Сейчас на рынке электронных продуктов представлено большое количество программ, позволяющих облегчить систему документооборота на предприятии. Однако не обязательно покупать готовый продукт сторонней организации, так как всегда можно разработать свою систему автоматизации, пригодную для конкретного предприятия.

Как и везде, в автоматизации есть свои подводные камни. Прежде всего это технические сбои, из-за которых может пропасть база данных важных документов. Значит, нужно помнить о необходимости резервного копирования информации (следует копировать ее ежедневно или еженедельно).