Немалую роль в контроле и оценке деятельности компании играет процесс бюджетирования, который включает в себя планирование, сбор факта и анализ полученных отклонений от плана. План помогает руководителям ставить перед собой и своими подчиненными четкие цели, а факт показывает, как организация справляется с достижением поставленных задач. В статье рассмотрим процесс бюджетирования в группе компаний (ГК), деятельность которой включает несколько направлений: оптовые продажи через склад, розничные продажи в магазинах, содержание и сдача в аренду зданий, находящихся в собственности компании.
ПРИНЦИПЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ
Бюджетирование — процесс формирования, утверждения и исполнения бюджетов, контроля выполнения бюджетных показателей с целью эффективного управления финансовыми ресурсами.
Бюджет — финансовый план/факт бюджетного периода, охватывающий все стороны деятельности компании и входящих в ее состав бизнес-подразделений, в котором отражены:
- доходы и расходы (Бюджет доходов и расходов, БДР);
- размеры поступлений денежных средств и порядок их расходования (Бюджет движения денежных средств, БДДС);
- динамика активов и обязательств (Управленческий баланс, УП).
При формировании бюджетов нужно придерживаться следующих принципов:
- формирование Бюджета доходов и расходов на основе принципов начисления — отражение доходов и расходов не в момент получения/уплаты денежных средств (кассовый метод формирования БДР), а в момент их фактического возникновения, то есть на основе первичных бухгалтерских документов.
Один из ярких примеров некорректности ведения БДР кассовым методом — отражение заработной платы, которая зависит от выручки за месяц, не в месяц ее начисления, а по факту выплаты.
В итоге при сильной сезонности (например, всплеск продаж в декабре и резкий спад выручки в январе) мы сильно искажаем финансовый результат сразу двух периодов: в декабре ставим заниженные затраты при высокой доходности, а в убыточный январь добавляем повышенные премии за декабрь;
- прозрачность управленческой отчетности — финансовый результат по БДР формируется на основе данных, занесенных в информационную управленческую базу (желательно по принципу двойной записи). В таком случае чистая прибыль по БДР равняется сальдо на счете 99 после запуска процедуры «закрытие периода» и достоверность полученного в БДР финансового результата легко проверить;
- унификация форм отчетности — единая форма основных бюджетов (БДР, БДДС и УП) для ЦФО любого уровня, единый справочник статей для Бюджета доходов и расходов и Бюджета движения денежных средств. В итоге мы легко можем трансформировать плановый БДР в БДДС, сравнить эти бюджеты, быстро выявить нестыковку в данных.
Предположим, счет на какие-то услуги в БДДС уже оплачен, но первичные бухгалтерские документы по нему не предоставлены. Следовательно, в БДР получаем заниженные затраты и завышенный финансовый результат;
- сохранение преемственности принципов формирования бюджетов с целью накопления статистических данных: список статей бюджетов не пересматривается, принципы разнесения расходов по ЦФО неизменны с определенного года. В результате легко сравнивать финансовые показатели подразделений по периодам, есть хорошая статистическая база за прошлые годы для планирования бюджетов на следующий год;
- четкое соблюдение установленных лимитов — все платежи в компании проводят в рамках лимитов, установленных в БДДС. Лимиты на месяц не должны превышать принятый годовой план по статьям.
Важный момент: любое увеличение лимитов должно быть согласовано с генеральным/финансовым директором. Это приучает сотрудников компании к финансовой дисциплине, мотивирует их добросовестно подходить к процессу бюджетирования.
ФОРМЫ БЮДЖЕТОВ КОМПАНИИ
Группа компаний имеет внутренние взаиморасчеты и работает по трем основным направлениям:
- оптовая продажа с региональных складов, которая предусматривает доставку товаров до клиента;
- розничная продажа в магазинах, которая состоит из двух типов работы с товаром:
– товары, приобретенные по обычному договору купли-продажи;
– товары, реализуемые в магазинах по договорам комиссии (оплата происходит только после продажи товара конечному покупателю);
- сдача в аренду собственных площадей (в том числе под магазины своей сети).
Представим основные бюджетные формы группы компаний: Бюджет доходов и расходов (табл. 1), Бюджет движения денежных средств (табл. 2), Управленческий баланс (табл. 3).
Таблица 1. Бюджет доходов и расходов
Код |
Статья БДР |
Формула |
---|---|---|
2000 |
ВЫРУЧКА |
= 2120 + 2130 + 2200 + 2500 |
2120 |
Выручка от реализации товаров |
|
2130 |
Комиссионное вознаграждение от продажи товаров |
|
2200 |
Выручка от реализации услуг |
= 2210 + 2220 |
2210 |
Выручка от реализации услуг внешним контрагентам |
|
2220 |
Выручка от реализации услуг внутренним контрагентам |
|
2500 |
Выручка от прочей основной деятельности |
|
3000 |
СЕБЕСТОИМОСТЬ |
= 3100 + 4300 |
3100 |
Себестоимость товаров |
|
4300 |
Транспортные расходы до склада |
|
ВП |
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ |
= 2000 – 3000 |
% ВП |
Рентабельность по валовой прибыли |
= ВП / 2000 |
ОР |
ОПЕРАЦИОННЫЕ РАСХОДЫ |
= РП + ТР + 4400 + 4600 + РВП + 5200 + 5300 + 5400 + 5500 + 5600 – 6000 + 7000 |
РП |
Расходы на персонал |
= 5110 + 5140 + 4110 + 4120 |
5110 |
ФОТ Окладная часть |
|
5140 |
Внешний персонал |
|
4110 |
ФОТ Премиальная часть |
|
4120 |
Налоги на ФОТ |
|
ТР |
Транспортные расходы |
= 4200 + 4700 |
4200 |
Транспортные расходы до клиента |
|
4700 |
Транспортные расходы внутреннее перемещение |
|
4400 |
Потери, выявленные при инвентаризации |
= 4410 – 4420 |
4410 |
Потери |
|
4420 |
Излишки |
|
4600 |
Расходы на ГСМ |
|
5200 |
Расходы на содержание имущества |
= 5210 + 5220 + 5230 + 5240 |
5210 |
Аренда имущества |
= 5211 + 5212 |
5211 |
Аренда имущества |
|
5212 |
Аренда земли |
|
5220 |
Коммунальные услуги |
= 5221 + 5222 + 5223 |
5221 |
Коммунальные услуги, электроэнергия |
|
5222 |
Коммунальные услуги, тепло |
|
5223 |
Коммунальные услуги, вода и т. д. |
|
5230 |
Охрана и обеспечение безопасности |
= 5231 + 5232 + 5233 |
5231 |
Обслуживание ОПС и АТС |
|
5232 |
Ремонт ОПС и АТС |
|
5233 |
Охрана |
|
5240 |
Ремонт и содержание имущества |
= сумм(5241…5250) |
5241 |
Ремонт и техобслуживание транспорта |
|
5242 |
Ремонт ОС |
|
5243 |
Клининг |
|
5244 |
Обслуживание энергосистем |
|
5245 |
Расходные материалы для обслуживания зданий |
|
5246 |
Вывоз мусора, уборка территорий |
|
5250 |
Прочие расходы по содержанию помещений |
|
5300 |
Расходы на рекламу и маркетинг |
|
5400 |
Административные расходы |
= 5410 + 5420 + 5430 + 5440 + 5450 + 5460 + 5470 + 5480 |
5410 |
Страхование ОСАГО |
|
5420 |
Расходы на рейсовые медосмотры |
|
5430 |
Обслуживание ПО и оргтехники |
= сумм(5431…5436) |
5431 |
Обслуживание ПО |
|
5432 |
Обслуживание оргтехники |
|
5433 |
Обслуживание ККМ |
|
5435 |
Прочие платежи по IT-расходам |
|
5436 |
Обновление оргтехники |
|
5440 |
Услуги связи |
= 5442 + 5443 |
5442 |
Услуги связи город, межгород, Интернет |
|
5447 |
Мобильная связь |
|
5450 |
Профессиональные услуги |
= 5451 + 5452 |
5451 |
Бухгалтерские услуги |
|
5452 |
Юридические услуги |
|
5460 |
Расходы на персонал |
= сумм(5461…5465) |
5461 |
Корпоративные мероприятия |
|
5462 |
Добровольное медицинское страхование |
|
5463 |
Расходы на подбор персонала |
|
5464 |
Расходы на обучение персонала |
|
5465 |
Прочие расходы |
|
5470 |
Охрана труда и техника безопасности |
= сумм(5471…5474) |
5471 |
Спецодежда |
|
5472 |
Медосмотр |
|
5473 |
Обучение по охране труда |
|
5474 |
Прочие расходы на охрану труда |
|
5480 |
Прочие расходы административного характера |
= сумм(5481…5489) |
5481 |
Чистая вода |
|
5482 |
Канцелярские расходы |
|
5483 |
Командировочные расходы |
|
5485 |
Литература, подписка |
|
5486 |
Доставка сотрудников, такси |
|
5487 |
Компенсация ГСМ сотрудникам |
|
5488 |
Почтовые расходы |
|
5489 |
Прочие расходы административного отдела |
|
5500 |
Амортизация активов |
|
5600 |
Налоги по основной деятельности |
= сумм(5630…5660) |
5630 |
Транспортный налог |
|
5640 |
Экологический налог |
|
5650 |
Налог на землю |
|
5660 |
Налог на имущество |
|
6000 |
ПРОЧИЕ ДОХОДЫ |
= сумм(6100…6600) |
6100 |
Списание кредиторской задолженности |
|
6200 |
Цессия |
|
6300 |
Штрафы и пени по хозяйственным договорам |
|
6500 |
Прочие доходы |
|
6600 |
Доходы по выбытию имущества |
= сумм(6610…6660) |
6610 |
Продажа земли |
|
6620 |
Продажа помещений |
|
6630 |
Продажа оборудования |
|
6640 |
Продажа транспортных средств |
|
6650 |
Продажа прочих ОС |
|
6660 |
Продажа НМА |
|
7000 |
ПРОЧИЕ РАСХОДЫ |
= сумм(7100…7800) |
7100 |
Цессия |
|
7300 |
Штрафы и пени по хозяйственным договорам |
|
7400 |
Списание дебиторской задолженности |
|
7500 |
Услуги банка |
|
7600 |
Дополнительные расходы по обслуживанию долга |
|
7700 |
Расходы по выбытию имущества |
= сумм(7710…7730) |
7710 |
Списание балансовой стоимости ОС |
|
7720 |
Списание балансовой стоимости НМА |
|
7730 |
Прочие расходы по выбытию имущества |
|
7800 |
Прочие расходы |
|
ОП |
ОПЕРАЦИОННАЯ ПРИБЫЛЬ |
= ВП – ОР |
4500 |
Расходы по обслуживанию долга |
= 4510 – 4520 |
4510 |
Проценты по кредитам |
|
4520 |
Проценты по займам полученные |
|
5680 |
Налог на прибыль |
|
5690 |
Штрафы и пени по налогам |
|
ЧП |
ЧИСТАЯ ПРИБЫЛЬ |
= ОП – 4500 – 5680 – 5690 |
Таблица 2. Бюджет движения денежных средств
Код |
Статья БДДС |
Формула |
---|---|---|
ОПЕРАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ |
||
1000 |
Поступления от покупателей |
= сумм(1100…1900) |
1100 |
Поступление выручки от продаж товаров |
|
Поступление выручки от продаж товаров (Розница) |
||
Поступление выручки от продаж товаров (Опт) |
||
1200 |
Возвраты покупателям |
|
1300 |
Поступления выручки за услуги |
|
1400 |
Поступления выручки от аренды |
|
1900 |
Прочие поступления |
|
2000 |
Платежи поставщикам |
= сумм(2100…2400) |
2100 |
Расчеты за товар по купле-продаже |
|
2200 |
Расчеты за товар по комиссии |
|
ОР |
Операционные расходы |
= 4000 + 5100 + 5200 + 5300 + 5400 + 5500 + 5600 |
4000 |
Транспортные расходы |
= сумм(4100…4500) |
4100 |
Транспортные расходы до клиента |
|
4200 |
Транспортные расходы до склада |
|
4300 |
Транспортные расходы внутренние |
|
4400 |
Расходы на ГСМ |
|
4500 |
Командировочные расходы водителей |
|
5100 |
Платежи по персоналу |
= сумм(5110…5190) |
5110 |
Выплата заработной платы |
|
5120 |
Корпоративные мероприятия |
|
5130 |
Добровольное медицинское страхование |
|
5140 |
Расходы на подбор персонала |
|
5150 |
Расходы на обучение персонала |
|
5190 |
Прочие расходы на персонал |
|
5200 |
Расходы на содержание имущества |
= 5210 + 5220 + 5230 + 5240 |
5210 |
Аренда |
= 5211 + 5212 |
5211 |
Аренда имущества |
|
5212 |
Аренда земли |
|
5220 |
Коммунальные услуги |
= 5221 + 5222 + 5223 |
5221 |
Коммунальные услуги, электроэнергия |
|
5222 |
Коммунальные услуги, тепло |
|
5223 |
Коммунальные услуги, вода и т. д. |
|
5230 |
Охрана и обеспечение безопасности |
= 5231 + 5232 + 5233 |
5231 |
Обслуживание ОПС и АТС |
|
5232 |
Ремонт ОПС и АТС |
|
5233 |
Охрана |
|
5240 |
Ремонт и содержание имущества |
= сумм(5241…5250) |
5241 |
Ремонт и техобслуживание транспорта |
|
5242 |
Ремонт ОС |
|
5243 |
Клининг |
|
5244 |
Обслуживание энергосистем |
|
5245 |
Расходные материалы для обслуживания зданий |
|
5246 |
Вывоз мусора, уборка территорий |
|
5250 |
Прочие расходы по содержанию помещений |
|
5300 |
Расходы на рекламу и маркетинг |
|
5400 |
Административные расходы |
= 5410 + 5420 + 5430 + 5440 + 5460 + 5490 |
5410 |
Страхование ОСАГО |
|
5420 |
Расходы на рейсовые медосмотры |
|
5430 |
Обслуживание ПО и оргтехники |
= сумм(5431…5439) |
5431 |
Обслуживание ПО |
|
5432 |
Обслуживание оргтехники |
|
5433 |
Обслуживание ККМ |
|
5434 |
Ремонт оргтехники |
|
5439 |
Прочие платежи по IT-расходам |
|
5440 |
Услуги связи |
= 5442 |
5442 |
Услуги связи город, межгород, Интернет |
|
5450 |
Профессиональные услуги |
= 5451 + 5452 |
5451 |
Бухгалтерские услуги |
|
5452 |
Юридические услуги |
|
5460 |
Охрана труда и техника безопасности |
= сумм(5461…5469) |
5461 |
Спецодежда |
|
5462 |
Медосмотр |
|
5463 |
Обучение охране труда |
|
5469 |
Прочие расходы на охрану труда |
|
5490 |
Прочие расходы |
= сумм(5481…5489) |
5481 |
Чистая вода |
|
5482 |
Канцелярские расходы |
|
5483 |
Командировочные расходы |
|
5485 |
Литература, подписка |
|
5486 |
Доставка сотрудников, такси |
|
5487 |
Компенсация ГСМ сотрудникам |
|
5488 |
Почтовые расходы |
|
5489 |
Прочие расходы административного отдела |
|
5500 |
Расходы по финансированию |
= сумм(5510…5590) |
5510 |
Проценты по кредитам |
|
5520 |
Услуги и комиссии банка |
|
5590 |
Прочие платежи по финансированию |
|
5600 |
Платежи по налогам |
= сумм(5610…5690) |
5610 |
Налоги на ФОТ |
|
5620 |
НДФЛ |
|
5630 |
Транспортный налог |
|
5640 |
Экологический налог |
|
5650 |
Налог на землю |
|
5660 |
Налог на имущество |
|
5670 |
НДС в бюджет |
|
5680 |
Налог на прибыль |
|
5690 |
Штрафы и пени по налогам |
|
ЧПО |
Чистый поток от операционной деятельности |
= 1000 + 2000 + ОР |
ИНВЕСТИЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ |
||
6600 |
Поступления от продажи ОС, НМА |
= сумм(6610…6660) |
6610 |
Продажа земли |
|
6620 |
Продажа помещений |
|
6630 |
Продажа оборудования |
|
6640 |
Продажа транспортных средств |
|
6650 |
Продажа прочих ОС |
|
6660 |
Продажа НМА |
|
7100 |
Покупка ОС, НМА |
= сумм(7110…7160) |
7110 |
Приобретение земли |
|
7120 |
Приобретение помещений |
|
7130 |
Приобретение транспортных средств |
|
7140 |
Погрузо-разгрузочная техника |
|
7150 |
Приобретение прочих ОС |
|
7160 |
Приобретение НМА |
|
ЧПИ |
Чистый поток от инвестиционной деятельности |
= 6600 + 7100 |
ФИНАНСОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ |
||
8100 |
Поступление кредитов и займов |
|
8200 |
Погашение кредитов и займов |
|
8300 |
Движение по овердрафтам |
|
ЧПФ |
Чистый поток от финансовой деятельности |
= сумм(8100…8300) |
ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА В ПУТИ |
||
9999 |
Перемещение между р/с организации |
|
ДСП |
Итого денежные средства в пути |
= 9999 |
ЧП |
ЧИСТЫЙ ПОТОК ОТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ |
= ЧПО + ЧПИ + ЧПФ + ДСП |
ДСН |
Денежные средства на начало |
|
ДСК |
Денежные средства на конец |
= ДСН + ЧП |
Таблица 3. Управленческий баланс
Код |
Статья УП |
Формула |
---|---|---|
1 |
АКТИВЫ |
= 2 + 9 |
2 |
ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ |
= сумм(3…8) |
3 |
Нематериальные активы |
|
4 |
Основные средства |
|
5 |
Незавершенное строительство |
|
6 |
Доходные вложения в материальные ценности |
|
7 |
Долгосрочные финансовые вложения |
|
8 |
Отложенные налоговые активы |
|
9 |
ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ |
= 10 + 17 + 18 + сумм(30...32) |
10 |
Запасы |
= 11 + 12 + 15 + 16 |
11 |
Сырье, материалы |
|
12 |
Готовая продукция и товары для перепродажи |
= 13 + 14 |
13 |
рабочие товарные остатки |
|
14 |
неликвид к списанию |
|
15 |
Расходы будущих периодов |
|
16 |
Прочие запасы и затраты |
|
17 |
НДС |
|
18 |
Дебиторская задолженность |
= 19 + 20 + 23 + 29 |
19 |
Дебиторская задолженность внутренняя |
|
20 |
Дебиторская задолженность рабочая |
= 21 + 22 |
21 |
текущая дебиторская задолженность за товар |
|
22 |
авансы выданные |
|
23 |
Дебиторская задолженность к списанию |
= сумм(24…28) |
24 |
судебная дебиторская задолженность |
|
25 |
к списанию по СИД |
|
26 |
к списанию за счет будущей прибыли |
|
27 |
переданная коллекторам |
|
28 |
резервы по сомнительным долгам |
|
29 |
Дебиторская задолженность прочая |
|
30 |
Краткосрочные финансовые вложения |
|
31 |
Денежные средства |
|
32 |
Прочие оборотные активы |
|
33 |
ПАССИВЫ |
= 34 + 39 + 43 |
34 |
КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ |
= сумм(35…38) |
35 |
Уставный капитал |
|
36 |
Добавочный капитал |
|
37 |
Резервный фонд |
|
38 |
Нераспределенная прибыль |
|
39 |
КРЕДИТЫ И ЗАЙМЫ |
= сумм(40…42) |
40 |
Долгосрочные кредиты (займы) банк |
|
41 |
Краткосрочные кредиты (займы) банк |
|
42 |
Внутрихолдинговые расчеты по займам |
|
43 |
ПРОЧИЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА |
= 44 + сумм(51…55) |
44 |
Кредиторская задолженность |
= сумм(45…50) |
45 |
Внутрихолдинговые поставщики |
|
46 |
Внешние поставщики и подрядчики |
|
47 |
Комитенты |
|
48 |
Задолженность перед персоналом |
|
49 |
Задолженность перед внебюджетными фондами |
|
50 |
Задолженность по налогам и сборам |
|
51 |
Отложенные налоговые обязательства |
|
52 |
Доходы будущих периодов |
|
53 |
Резервы предстоящих расходов |
|
54 |
Прочие долгосрочные обязательства |
|
55 |
Прочие краткосрочные обязательства |
ЭТАПЫ БЮДЖЕТНОГО ПРОЦЕССА
Этап 1. Планирование годовых бюджтов. На данном этапе последовательно выполняют следующую работу:
- определяют стратегию развития на следующий год, базовые параметры (рост рынка, инфляция, желаемая норма прибыли);
- исследуют рынок, оценивают реальную и потенциальную долю рынка;
- планируют доходную и расходную части бюджетов, оценивают потребность в дополнительных вложениях в бизнес (расширение зоны присутствия, ремонт основных средств компании и др.);
- стыкуют доходную и расходную части БДР и БДДС, определяют свободные денежные средства от операционной деятельности. В случае несоответствия ключевых показателей желаемым доходную и расходную части корректируют. На выходе определяют сумму свободных денежных средств для финансирования инвестиционных программ;
- оценивают и выбирают инвестиционные проекты, составляют инвестиционный бюджет;
- составляют финансовый план под потребности операционной и инвестиционной деятельности. На выходе — первая версия БДР, БДДС и Инвестиционный бюджет;
- прогнозируют Баланс на основе первой версии БДР и БДДС, оценивают показатели эффективности бизнеса на планируемый год;
- проводят вторую итерацию бюджетов;
- годовой бюджет утверждает Совет директоров.
Этап 2. Оперативный контроль исполнения бюджетов.
Оперативный контроль расходования денежных средств осуществляют в ежедневном режиме с использованием системы электронного документооборота на основании утвержденного БДДС, который составляется ежемесячно с учетом лимитов, утвержденных в годовом бюджете.
Этап 3. Составление отчета об исполнении бюджетов.
Контроль фактического исполнения бюджетов ведется ежемесячно (включает в себя план-факторный анализ БДР и БДДС) и ежеквартально (анализируют динамику балансовых показателей за период и в сравнении с прошлым годом).
Этап 4. Корректировка бюджета.
Существует возможность ежеквартальной корректировки годового бюджета. Необходимость пересмотра бюджета определяет Совет директоров до 20-го числа последнего месяца квартала.
Корректировке подлежат доходная часть и расходные статьи с долей более 5 % от общей суммы затрат. Скорректированный бюджет утверждает Совет директоров до 1-го числа первого месяца квартала.
Пример регламента работы над годовым бюджетом
В каждой компании процессу годового планирования придают разное значение, исходя из которого выделяют ресурсы на его составление.
В одних компаниях подход к годовому планированию формальный: план строят на основе экстраполяции данных за прошлые годы и доводят до сотрудников как готовые нормативы. В других компаниях в процессе планирования задействованы все отделы, отвечающие за доходную и расходную часть бюджета.
Рассмотрим регламент годового планирования с максимальной вовлеченностью сотрудников компании (табл. 4).
Таблица 4. Регламент годового планирования
Этап |
Сроки |
Ответственные лица |
Описание |
---|---|---|---|
I. Анализ рынка, выставление целевых показателей по товарообороту |
До 01.10 |
Руководитель отдела маркетинга |
Анализирует рынок, выявляет тенденции, прогнозирует рост рынка и доли компании в нем. На выходе получаем рекомендации для отдела продаж по росту выручки на следующий год |
II. Планирование затрат |
До 01.10 |
Руководитель ПЭО |
Готовит формы планирования статей затрат по ЦФО с описанием подходов к планированию статей, проводит рабочие группы с распорядителями бюджетов по заполнению форм |
До 15.10 |
Распорядители статей затрат |
Заполняют формы по планированию затрат в разрезе контрагентов согласно прилагаемой инструкции. Передают готовые файлы по электронной почте руководителю ПЭО |
|
Руководитель инвестиционного направления |
Заполняет бюджет инвестиций согласно прилагаемой инструкции. Передает готовые файлы по электронной почте руководителю ПЭО |
||
Руководитель ФЭО |
Предоставляет по электронной почте руководителю ПЭО план по финансовой деятельности на следующий год с учетом текущих договоров и результатов проведенных переговоров с банками: получение и гашение кредитов, выплата процентов по кредитам |
||
III. Планирование доходов |
До 15.10 |
Руководители отделов продаж (Опт, Розница, Управление недвижимостью) |
Заполняют формы по планированию товарооборота и наценки согласно прилагаемой инструкции. Передают готовые файлы по электронной почте руководителю ПЭО |
IV. Сбор БДР и модели БДДС |
До 31.10 |
Экономисты ПЭО |
Проверяют корректность предоставленной информации: правильность заполнения форм, соответствие поданных на утверждение планов выставленным по статьям нормативам роста/сокращения затрат. Сводят формы от ЦФО и распорядителей в единый мастер-файл, из которого формируется предварительный план БДР по месяцам и бизнес-направлениям |
Руководитель ПЭО |
На основе плана БДР и бюджета инвестиций готовит модель БДДС с изменяемыми параметрами по статьям: • процент роста товарооборота к прошлому году (Опт и Розница); • наценка (Опт и Розница); • оборачиваемость дебиторской задолженности (Оптовое направление), товарных остатков (Опт и Розница) и кредиторской задолженности |
||
V. Моделирование годового плана |
До 15.11 |
Совет директоров |
На основе модели БДДС подбирает параметры годового плана для получения желаемых показателей рентабельности и платежеспособности бизнеса. Проводит бюджетные комитеты с руководителями бизнес-направлений по утверждению первой версии БДР, бюджета инвестиций и нормативов оборачиваемости дебиторской, текущей и кредиторской задолженности |
Генеральный директор |
Передает руководителю ПЭО показатели первой версии БДР, бюджета инвестиций и нормативов оборачиваемости |
||
Руководитель ПЭО |
На основе предоставленных данных формирует первую версию модели БДДС, передает ее финансовому директору |
||
VI. Корректировка плана по финансовой деятельности |
До 30.11 |
Финансовый директор |
На основе получившейся модели БДДС составляет план привлечения/гашения кредитных средств сверх предоставленного руководителем ФЭО плана. Проводит переговоры с банками, передает информацию руководителю ФЭО |
Руководитель ФЭО |
Готовит итоговый план по финансовой деятельности, передает данные по почте руководителю ПЭО |
||
VII. Утверждение итогового годового плана |
15.12 |
Руководитель ПЭО |
Формирует модель БДДС на основе итогового плана по финансовой деятельности, передает ее Совету директоров |
Совет директоров |
Вносит необходимые корректировки в параметры БДР и БДДС. Проводит заключительный бюджетный комитет с руководителями бизнес-направлений, на котором утверждается итоговый план на год |
||
Генеральный директор |
Подписывает итоговый план на год (БДР, БДДС, нормативы оборачиваемости) и передает пакет документов руководителю ПЭО |
||
Руководитель ПЭО |
Формирует бюджеты затрат по распорядителям согласно утвержденному бюджету и присоединяет их к годовому бюджету |
Как видим, в данном примере годовое планирование растянуто на два с половиной месяца. На каждый этап исполнителям дают две недели на проработку (с учетом параллельного исполнения ими текущих обязанностей). В итоге все вовлеченные в процесс бюджетирования сотрудники в состоянии уделить должное внимание составлению годового плана.
Этому способствует и специфика бизнеса, позволяющая приступить к планированию следующего года за три месяца до его начала (в некоторых сферах заблаговременное планирование может привести к серьезным искажениям в планах). Тогда процесс бюджетирования приходится ужимать до месяца или завершать его в начале следующего года.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Бюджетирование — эффективный метод контроля и управления бизнесом. Чем понятнее и проще построен процесс бюджетирования, чем больше заинтересованных и вовлеченных в работу с бюджетами сотрудников, тем больше пользы от него можно получить. Поэтому первоочередная задача ПЭО — разработать и внедрить легкие к восприятию и исполнению регламенты с максимально детальной инструкцией по работе с бюджетными формами.