Новый порядок работы с «первичкой» в 2022 году

Специального нормативного акта, посвященного первичным документам и документообороту в бухгалтерском учете, в Российской Федерации не было до 2021 г. Теперь такой стандарт появился. Это ФСБУ 27/2021, применять который организации обязаны с начала 2022 г. В статье представим обзор нового стандарта во взаимодействии с другими нормативными актами по организации хранения первичных документов. Проверьте, все ли вы делаете правильно.

РОЛЬ НОВОГО СТАНДАРТА В ОБЩЕЙ СИСТЕМЕ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ

Бухгалтерский учет — это формирование документированной систематизированной информации об объектах бухгалтерского учета в соответствии с установленными требованиями и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 2 ст. 1 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 30.12.2021) «О бухгалтерском учете»; далее — Федеральный закон № 402-ФЗ).

Основное правило ведения бухгалтерского учета в РФ — отражение на счетах учета сведений первичной документации, связанной с хозяйственной деятельностью организации. Таким образом, порядок формирования документированной систематизированной информации является основой формирования системы бухгалтерского учета.

Применяемые первичные документы должны соответствовать определенным требованиям с момента принятия к учету, поэтому большое значение имеет их правильное оформление и порядок движения. С этой целью Минфин России Приказом от 16.04.2021 № 62н (в ред. от 23.12.2021) утвердил Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — Стандарт).

Начиная с 01.01.2022 ФСБУ 27/2021 обязателен к применению. В добровольном порядке организации могли применять его в 2021 г.

Только одна норма Стандарта подлежит применению с 01.01.2024 (п. 25 разд. IV): обязанность организации хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории Российской Федерации.

На организации бюджетной сферы положения ФСБУ 27/2021 не распространяются. Указанные организации должны руководствоваться бюджетным законодательством РФ и федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов.

Кредитные и некредитные финансовые организации, регулирование деятельности которых осуществляет ЦБ РФ, в случаях, установленных нормативными актами ЦБ РФ, не применяют пп. 5–7, 22 Стандарта. При этом соответствующие нормативные акты Банка России не должны противоречить ФСБУ (письмо Минфина России от 09.06.2021 № 07-01-09/45392).

ФСБУ 27/2021 имеет пять разделов, каждый из которых описывает решение определенного вопроса по работе с «первичкой».

Рассмотрим основные правила по работе с документацией, установленные данным документом.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФСБУ 27/2021, ПРИМЕНЯЕМЫЕ ПРИ РАБОТЕ С «ПЕРВИЧКОЙ»

Общие положения (раздел I)

Основная цель ФСБУ 27/2021 — установить нормативные требования к первичным учетным документам и регистрам бухучета, порядок их исправления и хранения, правила документооборота в бухгалтерском учете.

В данном разделе даны определения основных терминов, применяемых при построении системы бухгалтерского документооборота:

• документы бухгалтерского учета — это первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета;
• документооборот в бухгалтерском учете — это движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования документов бухгалтерского учета для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).

Требования к документам (раздел II)

В данном разделе Стандарта изложены требования к составлению первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, а также регистров бухгалтерского учета. Рассмотрим их более подробно.

Язык и валюта первичных учетных документов

Первичные документы, используемые в бухучете, и регистры бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке. То есть если первичный документ написан на иностранном языке, он должен содержать построчный перевод.

Исключение — ситуация, когда в месте ведения деятельности за пределами РФ законодательство обязывает составлять документы на языке данной страны. В таком случае только регистр бухгалтерского учета должен содержать построчный перевод (пп. 5, 6 Стандарта).

В Стандарте предусмотрены случаи (п. 7), когда регистр должен иметь запись денежного измерения хозяйственной операции одновременно и в рублях, и в валюте.

Обязательные реквизиты и дополнительные сведения

В данном разделе есть ссылка на нормы ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, в которой перечислены обязательные реквизиты «первички». Тем самым законодатель показывает взаимосвязь содержания ФСБУ 27/2021 с основным законом по бухгалтерскому учету.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• наименование и дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, или наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

• подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Допускается указание в документах дополнительных сведений. Например, организация решила указывать подписи не только лиц, ответственных за данную операцию, но и тех, кто согласовывает сделку, исходя из должностных обязательств. Подобную форму документа необходимо утвердить в учетной политике организации с описанием операций, при которых он используется.

Если первичный документ оформлен на основании другого, то указание на этот оправдательный документ является обязательным.

Дата составления первичного учетного документа

ФСБУ 27/2021 дает ответ на вопрос о дате составления первичного документа, нередко вызывавший споры у сторон сделок, а также у налоговых органов.

Датой составления первичного документа считается день его подписания лицами, совершившими сделку и ответственными за ее оформление. Перечень лиц, имеющих право подписывать документы бухучета, как и ранее, устанавливает руководитель экономического субъекта. Правильность отражения объектов бухучета в регистрах обеспечивают лица, которые их составили и подписали.

При этом в первичном учетном документе обязательно должна быть дата совершения факта хозяйственной жизни, если она отличается от даты его составления (п. 8 ФСБУ 27/2021).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Дата совершения факта хозяйственной жизни не названа в качестве обязательного реквизита первичного учетного документа. Однако ч. 3 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ предусматривает, что «первичка» должна быть составлена при совершении факта хозяйственной жизни. Решение о сроке подписания первичного учетного документа экономический субъект принимает самостоятельно.

На практике может возникнуть расхождение между датой составления первичного учетного документа и датой совершения факта хозяйственной жизни. Избежать этого можно, введя локальным документом указание дополнительного реквизита в применяемой «первичке» (подп. «в» п. 8 Стандарта 27/2021, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).

Это может произойти в случае, когда обязательные реквизиты включены в первичный учетный документ на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни.

В данной ситуации в первичном документе указывают информацию, позволяющую идентифицировать упомянутый другой документ, который становится оправдательным.

Накладная на отгрузку товара имеет дату составления 02.02.2022. При этом товар фактически был передан покупателю 04.02.2022, что подтверждается датой подписания накладной ответственными лицами покупателя и продавца.

В бухгалтерском учете покупателя и продавца операции по списанию и поступлению товара (соответственно) будут отражены 04.02.2022.