Организация эффективного планирования производства: стратегия бесперебойного снабжения

В основе любого успешного проекта лежит трудоемкая работа, одной из самых сложных является организация эффективного планирования. При правильно спланированном процессе шансы на успех повышаются многократно. Для производственного предприятия система планирования производства — это фундамент успеха, так как в процессе участвуют основные центры ответственности затрат: финансовая служба, отдел закупок, отдел сбыта, производственный участок. Рассмотрим опыт организации системы планирования на условном предприятии.

Во все времена в основе любого эффективного планирования производственного процесса лежит принцип бесперебойного снабжения конечного потребителя необходимым товаром. Здесь уместно вспомнить Филиппа Котлера с его наиболее известным законом маркетинга: производить то, что продается, а не продавать то, что производится. То есть в основе любого производства продукции лежит реализованный спрос, под этот спрос подстраивается предложение. Именно конечный потребитель и потребление определяют производство.

Если принцип бесперебойного снабжения соблюдается и у потребителя не возникает дефицита в продукции предприятия, то в целом можно говорить об эффективном планировании и организации производственного процесса на предприятии.

На различных промышленных предприятиях организация производственного процесса имеет свои нюансы ввиду различных особенностей: специфики и технологии производства, договоренностей с поставщиками и условиями работы с ними, сроков доставки сырья, материалов, комплектующих, ингредиентов, производственных и складских мощностей предприятия, количества звеньев цепи продвижения и доведения товара до потребителя, особенностей каналов распределения и сбыта, логистики и многого другого.

Прежде чем приступить к описанию процесса планирования, определим особенности организации коммерческой и хозяйственной деятельности предприятия:

• предприятие производит алкогольную продукцию для локального рынка (область);
• реализация продукции осуществляется через собственный торговый дом, выведенный в отдельное юридическое лицо;
• торговый дом снабжает произведенной продукцией 90 % всех торговых точек области, доля продаж продукции на потребительском рынке достигает 35 % от всей емкости ликеро-водочных изделий локального рынка;
• ассортимент продукции насчитывает 50 различных видов продукции;
• отгрузка осуществляется ежедневно, маршрут торгового представителя цикличный и повторяется еженедельно. Следовательно, отгрузка в торговую точку осуществляется 5 раз в месяц в конкретный день (понедельник, вторник и т. д.) и зависит от потребности торговой точки в необходимом количестве продукции.

Планирование производства находится в ведении финансово-экономического отдела.

Рассмотрим на примере нашей организации построение системы планирования производством.

Планирование производства осуществляется на следующих принципах:

• безубыточной деятельности предприятия;
• бесперебойного снабжения розницы продукцией предприятия через собственный торговый дом (или других эксклюзивных представителей) согласно утвержденной ассортиментной матрице предприятия;
• качественного, максимально быстрого и точного выполнения заявок покупателей.

На предприятии в зависимости от периода планирования установили три вида планов:

1. План производства (реализации) готовой продукции на год — план производства (реализации) ликеро-водочной продукции на год с разбивкой по месяцам, ориентированный на определение потребности в ресурсах:

• финансовых;
• трудовых;
• материальных.

Область применения: данный план необходим для определения потребности предприятия в ресурсах (трудовых, финансовых) и производственных мощностях. Кроме этого, план определяет стратегию закупки комплектующих, сырья, материалов, частоту розлива текущего ассортимента предприятия.

1. План производства (реализации) готовой продукции на квартал — среднесрочный план производства (реализации) на квартал, ориентированный на детализацию и уточнение годового плана.

Область применения: определение потребности и заказ федеральных спецмарок (ФСМ); расчет и заказ спирта; заказ комплектующих, определение потребности в трудовых ресурсах и производственных мощностях.

1. План производства (реализации) готовой продукции на месяц — план производства (реализации) на месяц, ориентированный на выполнение заказов (заявок) поставок готовой продукции клиентов предприятия в необходимом количестве с минимальными совокупными затратами.

Область применения: заказ и поставка основных комплектующих; непосредственно розлив продукции в соответствии с утвержденным планом производства, расчет производственной себестоимости и финансового результата.

В зависимости от назначения было выделено два вида плана:

1. план производства — определяет производственный процесс предприятия, по нему определяется потребность в сырье, комплектующих, ингредиентах для производства;
2. план реализации — определяет финансовый результат по отгрузке продукции.

Общая схема системы планирования производства и реализации представлена на рисунке.

Процедуры формирования плана производства готовой продукции на год, квартал и месяц представлены в табл. 1.

Рассмотрим процессы планирования более детально. Начальник финансово-экономического отдела готовит проект плана производства готовой продукции на основании заявки торгового дома на производство, которая составляется исходя из емкости рынка и положения на нем предприятия, учитывает фактические остатки готовой продукции. Заявка на производство от торгового дома готовится заместителем финансового директора предприятия исходя из текущей потребности розницы в готовой продукции совместно с коммерческим и генеральным директором торгового дома. Заявка визируется коммерческим директором и подписывается генеральным директором торгового дома.

Начальник финансово-экономического отдела высылает проект плана производства по электронной почте (исполнительному директору, финансовому директору, начальнику отдела снабжения, начальнику производства, начальнику отдела ЕГАИС) до 4-го числа текущего месяца для ознакомления и подготовки информации к плановому совещанию по согласованию данного документа.

Указанные выше лица коллегиально рассматривают представленный проект плана производства. В него вносятся изменения (при необходимости) исходя из следующих показателей:

• ритмичность производства;
• сокращение времени на переналадку оборудования;
• возможность своевременного обеспечения производства необходимыми комплектующими;
• остатки комплектующих, имеющих сроки реализации, годности;
• остатки ФСМ, сроки их использования.

План производства готовой продукции согласуется на совещании 7-го числа текущего месяца.

По результатам рассмотрения проекта плана производства готовой продукции начальник финансово-экономического отдела вносит в план необходимые изменения.

План подписывается ответственными исполнителями (финансовым директором, начальником финансово-экономического отдела, начальником отдела снабжения, начальником производства, начальником отдела ЕГАИС) и утверждается исполнительным директором в срок до 8-го числа текущего месяца.

Подписанный и утвержденный план производства готовой продукции:

• высылается начальником финансового отдела по электронной почте (отсканированный) всем ответственным исполнителям (исполнительному директору, финансовому директору, начальнику отдела снабжения, начальнику производства, начальнику отдела ЕГАИС);
• вносится заместителем финансового директора в программу 1С:«Предприятие» четырьмя документами:
• документы–управление производством–план производства;
• документы–управление производством–заказ на производство;
• документы–управление производством–задание на производство;
• документы–управление продажами–заказ покупателя.

Оригиналы подписанных планов хранятся в финансово-экономическом отделе, ответственный за сохранность планов — начальник финансово-экономического отдела.

Необходимые изменения плана производства готовой продукции в течение текущего месяца инициируются начальником финансово-экономического отдела (по просьбам контрагентов при изменении рыночной ситуации и потребности в продукции), отделом снабжения, начальником производства в виде служебной записки на имя исполнительного директора. В представленной служебной записке указываются изменения (уменьшение/увеличение, перенос, отказ) и причины изменения.

Отсканированная служебная записка, согласованная и подписанная исполнительным директором, рассылается заместителем финансового директора по электронной почте всем ответственным исполнителям (исполнительному директору, финансовому директору, начальнику отдела снабжения, начальнику производства, начальнику отдела ЕГАИС).

По истечении месяца начальник ФЭО составляет справку с план-фактным анализом выполнения плана производства с уточнением причин отклонения фактических данных от плановых по каждой позиции. Все изменения должны быть сопровождены служебными записками, которые хранятся вместе с оригиналом плана производства.

План реализации готовой продукции готовит начальник ФЭО исходя из следующих данных:

• заявок от покупателей на производство от покупателей;
• остатков готовой продукции на складе предприятия;
• ежедневного плана производства предприятия;
• остатков готовой продукции на складах эксклюзивных представителей предприятия.

План реализации подписывается уполномоченным представителем покупателя и высылается по электронной почте начальнику финансово-экономического отдела. Сканированный план реализации хранится в финансово-экономическом отделе.

Возложенная ответственность оказывает немаловажное влияние на качество и эффективность планирования. Ответственность участников планирования производства представлена в табл. 2.

Теперь рассмотрим саму процедуру планирования производства, в том числе на конкретном примере. Весь сбыт осуществлялся в основном через собственный торговый дом. Вся информация о продажах и остатках готовой продукции оперативно поступает в финансово-экономический отдел. В основу планирования были положены ежедневные отчеты о продажах и остатках по каждому виду продукции.

По отчетам о ежедневных продажах формировались данные о среднедневных продажах текущего месяца (П_тм), а также использовались данные о среднедневных продажах за последние три месяца (П_3пм).

Таким образом, все остатки готовой продукции (ТЗ) переводились в дни продаж (ТЗдн) по среднедневным продажам текущего месяца и среднедневным продажам последних трех месяцев. Оценка остатков готовой продукции в продажах текущего месяца (дней) рассчитывается по формуле:

ТЗдн_тм = ТЗ / П_тм.

Оценка остатков готовой продукции по среднедневным продажам за последние три месяца (дней) рассчитывается по формуле:

ТЗдн_3пм = ТЗ / П_3пм.

Отметим, что данный подход подходит под планирование производственного процесса по устоявшемуся и пользующемуся постоянным спросом ассортименту у населения (конечного потребителя). Планирование нового ассортимента на первом этапе в основном осуществляется интуитивно на основании прогноза и опыта коммерсантов.

Для более рационального планирования производства для каждого наименования были введены нормативные значения:

• минимальный объем производства (минимальная заявка) — данный норматив учитывает такие параметры, как продажи, тираж на комплектующие и цены в зависимости от тиража, сроки доставки сырья, комплектующих и ингредиентов;
• минимальный остаток готовой продукции на всех складах в днях;
• оптимальная частота (или периодичность) розлива, учитывающая особенности технологии производства.

Данные нормативы устанавливались на основании расчетов финансово-экономического отдела коллегиально с руководителями основных участков: отдела закупок, производственного участка, коммерческим отделом.

Ввиду особенностей производства алкогольной продукции (заказ ФСМ, заказ спирта и оформление банковских гарантий по маркам и спирту, доставки сырья, комплектующих, ингредиентов) при наличии остатков готовой продукции по текущему ассортименту менее чем на 45 дней по одному из перечисленных показателей данную продукцию ставили в план производства следующего месяца.

Рассмотрим эффективность организации планирования на примере одного из видов продукции предприятия (водки особой «РодНик» объемом 0,5 л, табл. 3).

Во всех случаях оценка остатков осуществляется по наиболее критическому варианту наличия остатков на всех складах. В данном случае за основу взят сценарий по продажам последних трех месяцев, согласно которому водки особой «РодНик» объемом 0,5 л останется на 33,1 дня торговли. Исходя из минимального норматива наличия готовой продукции на всех склада (45 дней) необходим розлив в следующем месяце в количестве не менее 664,9 дкл ((45 – 33,1) × 56,1).

Оптимальной периодичностью розлива данного вида продукции был определен срок в 60 дней (один раз в два месяца) с минимальной партией 500 дкл. Следовательно, план розлива на следующий месяц составляет 1000 дкл (664,9 /500 = 2 (округление до целого в большую сторону) × 500).

Весь расчет по всему ассортименту осуществляется в MS Exsel. Он автоматизирован и не требует ручного труда.

Перечисленный выше регламент планирования производства и алгоритм расчета плана розлива продукции позволили группе наших компаний:

• бесперебойно обеспечить розничных потребителей востребованной продукцией;
• упорядочить производство продукции;
• включить в процесс планирования всех ответственных за свой участок руководителей;
• через нормативы установить оптимальные партии заказа комплектующих, минимальный объем розлива, исходя из специфики и технологии выпуска каждого конкретного наименования;
• избежать излишков сырья и комплектующих, а следовательно, и излишне замороженных денежных средств.

Предлагаемый алгоритм подстроен под производство конкретного предприятия. При его апробировании на других предприятиях необходимо учитывать особенности производства и сбыта готовой продукции каждого конкретного предприятия.