Как организовать работу по инвентаризации запасов

Общеизвестно, что материальные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие компании, но числящиеся в бухгалтерском учете (в частности, имущество, находящееся на хранении, арендованное, полученное для переработки), подлежат инвентаризации. Цели инвентаризации по запасам:

• выявление и документальное подтверждение фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• оценка имущества, выявление некондиционных материальных ресурсов и подготовка документов для их уценки или списания (утилизации) cогласно обоснованным заключениям, сформированным с привлечением необходимых специалистов и специальных организаций;
• определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов и подготовка документов для привлечения их к материальной ответственности.

Нередко у компаний возникают проблемы по процедуре проведения инвентаризации, по основным организационным моментам. В связи с этим рассмотрим вопросы, касающиеся организации проведения инвентаризации.

С ЧЕГО НАЧАТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ?

На начальном этапе инвентаризации необходимо выполнить следующие мероприятия:

• подготовить приказ о проведении инвентаризации;
• сформировать инвентаризационную комиссию;
• определить сроки проведения инвентаризации;
• составить перечень имущества, подлежащего инвентаризации;
• получить расписки от материально ответственных лиц.

Приказ о проведении инвентаризации материальных запасов может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

(ООО «Альфа»)

ПРИКАЗ

«15» декабря 2015 г.                                                                                                                                                     № 120

О проведении

инвентаризации материальных запасов

В связи с перераспределением должностных обязанностей между работниками склада

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести инвентаризацию материальных запасов по состоянию на 21.12.2015 у кладовщика Иванова С. И.

2. Для проведения инвентаризации назначить комиссию в следующем составе:

председатель —                заведующий складом      Куркин А. В.;

члены комиссии:               бухгалтер                                           Петрова О. Б.;

     экономист                                          Ульянов В. И.

3. К инвентаризации приступить 21.12.2015 и закончить 24.12.2015.

4. Материалы по результатам инвентаризации сдать в бухгалтерию не позднее 28.12.2015.

5. Возложить материальную ответственность за получение, хранение, учет, отпуск материальных запасов с 28.12.2015 на кладовщика Крылова Б. С.

6. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Бычкову С. А.

Директор ООО «Альфа»                 Пирогов                               Л. П. Пирогов

С приказом ознакомлены:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Лучше всего состав инвентаризационной комиссии распределить так: половина — ревизоры, половина — сотрудники компании для подсчета учетных и фактических данных. В состав инвентаризационной комиссии обязательно включите представителей службы внутреннего аудита, работников бухгалтерии, инженерных, финансовых и других служб компании.

Перед началом инвентаризации инвентаризационная комиссия должна проверить наличие:

• документов, необходимых для документального подтверждения в процессе инвентаризации имущества и финансовых обязательств (например, карточек материальных ресурсов);
• бланков инвентаризационных описей, актов, сличительных ведомостей по объектам, материально ответственным лицам и местам хранения;
• документов, которые нужны для проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Перед проверкой фактического наличия имущества комиссия должна изъять последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты. Проверка фактического наличия имущества, которое при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера, производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Материально ответственные лица в обязательном порядке дают расписки, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ЧЛЕНОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННОЙ КОМИССИИ

Члены инвентаризационной комиссии должны знать свои права и обязанности.

Инвентаризационная комиссия обязана:

• соблюдать организационные правила проведения инвентаризации (последовательность проведения инвентаризационных процедур; обеспечение кворума при проведении инвентаризации, обязательного участия материально ответственных лиц в инвентаризационных процедурах, надлежащего режима доступа в помещения, где проводится инвентаризация, надлежащего порядка хранения инвентаризационных документов в процессе проведения инвентаризации);
• соблюдать установленные способы проведения инвентаризации, приемы, методы выявления, подтверждения, оценки, которые установлены в отношении отдельных видов имущества и обязательств, как нормативно установленные, так и разработанные организацией;
• обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках запасов (товаров);
• обеспечить правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации;
• обеспечить рассмотрение любых претензий к инвентаризационной комиссии или к отдельным ее членам;
• обеспечить расследование причин обнаружения на складах некондиционных сырья, материалов, запчастей, покупных и собственных полуфабрикатов, готовой продукции, тары, по которым невозможно предъявить претензии поставщикам указанных материальных ресурсов, а также подготовку и оформление документов об уценке, дальнейшем использовании или списании и утилизации этих ценностей;
• при обнаружении недостачи или порчи имущества определить круг виновных лиц, допустивших ущерб;
• установить виновников и причины возникновения излишков, взять с них письменные объяснения и подготовить материалы для определения руководителем компании организационных мер по налаживанию учета и принятию к виновным дисциплинарных мер воздействия.

Инвентаризационная комиссия имеет право:

• требовать от руководителя компании создать условия, обеспечивающие своевременное и качественное проведение инвентаризации (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой);
• требовать от руководителя организации содействия в получении информации от других лиц;
• требовать от материально ответственных лиц и работников бухгалтерской службы необходимые разъяснения в отношении инвентаризируемого имущества;
• требовать от соответствующих служб организации необходимые документы и разъяснения в целях получения сведений для формирования решений в отношении инвентаризуемого имущества и обязательств.