Система казначейства предприятия — основной путь оптимизации финансовых потоков

КАЗНАЧЕЙСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Сегодня многие российские предприятия сталкиваются с нехваткой денежных средств для уплаты налогов, выплаты заработной платы, закупки сырья и материалов. При этом получение кредитов в банках на пополнение оборотных средств связано с высокими рисками их невозвратов. Собственники часто вынуждены за свой счет финансировать бизнес для сохранения платежеспособности предприятия. В такой ситуации будет правильным не искать внешние источники финансирования, а заняться повышением эффективности процессов управления денежными средствами путем внедрения системы казначейства.

Казначейство позволяет управлять платежеспособностью предприятия и финансовым результатом в виде денежных потоков в краткосрочном периоде. В процессе управления:

• оперативно планируют поступления и выплаты;
• осуществляют бюджетный контроль заявок на платежи;
• ранжируют заявки;
• составляют платежный календарь;
• проводят план-фактный анализ исполнения бюджета движения денежных средств (БДДС) за месяц.

Чтобы обеспечить эффективную работу системы казначейского управления, необходимо разработать, описать, автоматизировать и внедрить процессы казначейского управления. В ходе разработки определяют участников процесса управления, их функции и роли, а также управленческие действия.

В казначействе важное значение имеет своевременность принятия управленческих решений и осуществления платежей, поэтому важно определить не только последовательность действий, но и сроки их осуществления. Оптимально разработанные процессы управления обеспечивают и во многом определяют эффективность казначейского управления финансовым результатом.

В данной статье рассмотрим вопросы, касающиеся внедрения казначейства на предприятии, расскажем, как разработать процесс оперативного (казначейского) управления денежными средствами. Сделаем это на примере условного промышленного предприятия «Альфа».

РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОЦЕССОВ КАЗНАЧЕЙСКОГО УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

Одна из задач внедрения казначейства на предприятии — повысить эффективность управления денежными средствами в краткосрочном периоде. Под эффективностью в данном случае понимают получение планируемого свободного денежного потока компании при оптимизированных трудозатратах всех участников процесса управления денежными средствами. Для решения этой задачи необходимо разработать, а затем автоматизировать в информационной системе «Казначейство» и внедрить на практике процессы оперативного управления денежными средствами.

Основополагающим является этап разработки. На этом этапе пошагово выполняют следующие действия:

Шаг 1. Определяют требуемый состав и взаимосвязь процессов оперативного управления денежными средствами.

Набор казначейских процессов достаточно типичен. Когда на предприятии «Альфа» определяли состав процессов, решали вопрос о том, будет процесс исполнения срочных (внеочередных) платежей или нет. В результате установили следующие состав и последовательность процессов:

В процессе П1 в информационную систему «Казначейство» загружают лимиты по статьям БДДС на месяц в разрезе центров финансовой ответственности, принимают плановые заявки поступлений и платежей денежных средств. Результат этого процесса — формирование платежного календаря на месяц до начала платежного периода. К процессу П1 относится и перераспределение лимитов по статьям при поступлении заявок на платеж, превышающих лимиты.

В процессе П2 принимают текущие заявки на платеж и контролируют их соответствие бюджетным лимитам. Ежедневно из учетной системы загружают данные о фактических поступлениях и проведенных платежах, актуализируют платежный календарь, формируют реестр платежей, исполняют платежи.

Процесс П3 предназначен для исполнения срочных платежей. Для них предусмотрена ускоренная процедура согласования. Есть вероятность, что все платежи со временем могут стать срочными, поэтому разработаны критерии отнесения платежа к срочному.

На следующий рабочий день после окончания месяца реализуют процесс П4 — проводят план-фактный анализ исполнения БДДС. Данные этого анализа используют при формировании бюджета движения денежных средств следующего месяца.

Важный момент: запланированные в прошедшем месяце, но не произведенные платежи могут быть учтены в БДДС следующего месяца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Последующие шаги разработки процессов казначейского управления рассмотрим на примере процесса «Исполнение очередных платежей в текущем периоде (П2)».

Шаг 2. Определяют участников процесса управления и их функции в реализации процесса.

Здесь определяют глубину управления, число управленческих уровней принятия решений. Глубину управления задает финансовая структура по проекции бюджета движения денежных средств. При первоначальном внедрении казначейства нужно выбрать минимальное число уровней управления (при необходимости их число можно увеличить). Важная деталь: при большом числе уровней управления сложно обеспечить оперативность управления, синхронизацию действий участников процесса.

На рассматриваемом предприятии финансовая структура имеет два уровня: предприятие в целом и уровень дирекций (рис. 1).

В число лиц, участвующих в процессе исполнения очередных платежей в текущем периоде, вошли:

• финансовый директор;
• руководители ЦФО — функциональные директора и подчиненные им сотрудники, имеющие право на инициирование платежей;
• бухгалтер-контролер;
• казначей;
• операционист.

Следует отметить, что принципы определения очередности платежей на год задавал генеральный директор (при необходимости мог их пересмотреть). После внедрения казначейства генеральный директор в самом процессе оперативного управления не участвует (раньше тратил на это примерно час ежедневно). Он только утверждает месячный БДДС и контролирует его исполнение по окончании месяца.

На этом шаге нужно продумать функции каждого участника, чтобы исключить дублируемые и те, что не добавляют в процесс никакой ценности. Раньше все счета на оплату после их проверки бухгалтером-контролером визировал главный бухгалтер предприятия. Причина одна: так принято и все надо контролировать. В разработанном процессе согласование платежа главным бухгалтером исключили: проверку заявки на соответствие платежа документам и сверку реквизитов осуществлял бухгалтер-контролер, участие главного бухгалтера в процессе не требовалось. Результаты работы на данном шаге представлены в табл. 1.

Шаг 3. Определяют процедуры процесса управления и ответственных за их реализацию.

У всех участников процесса управления разные функции и роли, а также разная ответственность в процессе. Для персонификации ответственности процесс разбивают на взаимосвязанные процедуры (по сути, действия), у которых есть конкретный ответственный (О) за своевременное выполнение. Помимо ответственного по отношению к процедуре могут быть следующие роли:

• непосредственный исполнитель (Н);
• информируемый (И);
• согласующий (С).

Удобный инструмент для разработки и фиксирования ролей в процессе — матрица ответственности в процессе. В матрице указывают процедуры, участников процесса, их роли по отношению к процедурам.

Степень детализации процедур зависит от уровня менеджмента в компании, степени автоматизации казначейского процесса, выбранной информационной системы (ИС). Разработанная матрица ответственности в процессе П2 представлена в табл. 2.

Шаг 4. Описывают схематично процесс управления.

Описание процесса необходимо для проработки логики протекания и последующей автоматизации процесса, в дальнейшем — для информирования участников процесса о последовательности выполнения процедур. На шаге схематичного описания процесса управления нужно установить:

• последовательность выполнения процедур, определенных в матрице ответственности;
• результат выполнения каждой процедуры;
• последующего пользователя результата процедуры.

Можно использовать текстовое или табличное описание процесса. Предпочтительнее схематичное (графическое) описание, так как скорость извлечения информации в этом случае выше. Для графического описания процесса рекомендуем воспользоваться программой Microsoft Visio.