Составим идеальный ОДДС для топ-менеджмента компании

Залогом эффективной предпринимательской деятельности считается способность компании своевременно отвечать по своим денежным обязательствам. Для этого необходимо качественно управлять платежеспособностью. Чтобы мониторить показатели платежеспособности, применяют систему бюджетного управления, ядром которой является бюджет движения денежных средств. С помощью этого бюджета в системе консолидируется информация о денежных потоках, позволяющая оценить способность предприятия генерировать денежные ресурсы и потребность в денежных потоках.

Бюджет движения денежных средств отражает поступления и расходования денег в процессе предпринимательской деятельности, в системе бюджетного управления ему уделяют основное внимание, так как он в первую очередь показывает финансовые возможности организации. В кризисных ситуациях внимание к данному бюджету возрастает, поскольку нужно контролировать постоянное наличие денежных средств на расчетном счете и/или в кассе предприятия.

АКТУАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Чтобы избежать неточностей в определениях, разберемся в терминах и основных отличиях между бюджетом движения денежных средств (БДДС), отчетом о движении денежных средств (ОДДС), бюджетом доходов и расходов (БДР).

Бюджет движения денежных средств необходим для внутреннего пользования и/или предоставления руководству компании. При использовании термина «бюджет» предполагается понятие «план», то есть в определенной степени бюджетирование синонимично планированию. Отчет о движении денежных средств отражает фактические данные по исполнению бюджета движения денежных средств.

Оба документа относятся к управленческой отчетности, оформлять их не обязательно. Однако существует и обязательный к оформлению Отчет о движении денежных средств, который относится не к управленческой отчетности, а к обязательной бухгалтерской документации (форма № 4).

Нередко пользователи путают бюджет (отчет) о движении денежных средств и бюджет (отчет) о доходах и расходах. Казалось бы, в тот и другой документ включают данные о приходе и расходе, однако это не совсем верно.

Во-первых, в бюджет (отчет) о движении денежных средств действительно вносят сведения о поступлениях и расходованиях денежных средств, в то время как в бюджет (отчет) о доходах и расходах включают информацию о выручке от реализации продукции и себестоимости этой продукции (а не всех расходах предприятия).

Если компания приобрела оборудование, то в бюджете (отчете) о доходах и расходах будут отражены расходы на амортизацию, которые включают в себестоимость выпускаемой продукции. В бюджет (отчет) о движении денежных средств внесут все фактические расходы на приобретение оборудования в соответствии с условиями договора поставки в тот период, когда планируется или уже фактически произведена оплата.

Во-вторых, в БДДС и отчет о его исполнении включается налог на добавленную стоимость, поскольку оплаты компания производит с учетом НДС, приток денежных средств от покупателей она получает также с учетом этого налога (в случае, если выпускаемая продукция облагается НДС и налогоплательщик на общей системе налогообложения). А в БДР и отчет о его исполнении нет необходимости включать НДС, чтобы не искажать финансовые результаты (полученный налог на добавленную стоимость, например, в составе выручки не является непосредственно доходом компании).

МЕТОДИКА ЗАПОЛНЕНИЯ ОДДС

Рассмотрим, как пошагово заполнить отчет о движении денежных средств.

Шаг 1. Отражаем сумму денежных средств на начало отчетного периода (по расчетным счетам и в кассе компании). За отчетный период обычно принимают календарный месяц. В качестве дополнительных вспомогательных документов при планировании движения денежных средств (и заполнении фактических показателей) можно использовать платежные календари или планы платежей.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Отражать сумму средств на начало отчетного периода необходимо, чтобы определить точку отсчета. Это своеобразная подушка безопасности, которая обеспечивает страховой запас на случай, если расходы будут выше, чем поступления.

Для отражения в ОДДС нужно обратиться к фактическим данным бухгалтерского учета: остатки денежных средств по счетам 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета» (и/или счету 52 «Валютные счета»).

Используя программный продукт «1С:Бухгалтерия», эту информацию можно получить, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 (51, 52), карточку счета или анализ счета, отчет по остаткам денежных средств или ведомость по денежным средствам.

Рассмотрим отчет «Остатки денежных средств», сформированный с помощью «1С» (табл. 1).

Важный момент: отчет по остаткам денежных средств всегда формируют на определенную дату. Если у компании есть валютные счета, их нужно отражать в отдельном столбце с указанием валюты счета.

Шаг 2. Классифицируем денежные потоки. Классификация денежных потоков хорошо представлена в Российских стандартах бухгалтерского учета (РСБУ). Согласно данному стандарту денежные потоки предприятия подразделяются на потоки от текущих, инвестиционных и финансовых операций.

Денежные потоки от текущих операций

Это денежные потоки от операций, связанных с ведением обычной деятельности, приносящей выручку. Как правило, они формируют прибыль (убыток) предприятия от продаж.

На основе информации о денежных потоках от текущих операций можно определить уровень обеспеченности предприятия денежными средствами — достаточно ли их для погашения кредитов, поддержания деятельности на существующем уровне, выплаты дивидендов, инвестирования новых проектов без привлечения внешних источников финансирования.

Денежными потоками от текущих операций являются:

• поступления денежных средств от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг;
• поступления арендных платежей;
• платежи поставщикам (подрядчикам) за сырье, материалы, работы, услуги;
• оплата труда работников предприятия;
• платежи налога на прибыль организаций (за исключением случаев, когда этот налог непосредственно связан с денежными потоками от инвестиционных или финансовых операций);
• уплата процентов по долговым обязательствам (за исключением процентов, включаемых в стоимость инвестиционных активов);
• поступление процентов по дебиторской задолженности покупателей (заказчиков);
• денежные потоки по финансовым вложениям, приобретаемым с целью их перепродажи в краткосрочной перспективе (как правило, в течение трех месяцев).

Денежные потоки от инвестиционных операций

В данную группу входят денежные потоки от инвестиционных операций, связанных с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов предприятия.

Примеры денежных потоков от инвестиционных операций:

• платежи, связанные с приобретением, созданием, модернизацией, реконструкцией и подготовкой к использованию внеоборотных активов, в том числе затраты на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы;
• уплата процентов по долговым обязательствам, включаемым в стоимость инвестиционных;
• поступления от продажи внеоборотных активов;
• платежи в связи с приобретением акций (долей участия) в других организациях, за исключением финансовых вложений, приобретаемых с целью перепродажи в краткосрочной перспективе;
• предоставление займов;
• возврат предоставленных займов;
• платежи в связи с приобретением долговых ценных бумаг, за исключением финансовых вложений, приобретаемых с целью перепродажи в краткосрочной перспективе;
• поступления от продажи долговых ценных бумаг, за исключением финансовых вложений, приобретаемых с целью перепродажи в краткосрочной перспективе;
• дивиденды и аналогичные поступления от долевого участия в других организациях;
• поступления процентов по долговым финансовым вложениям, за исключением приобретенных с целью перепродажи в краткосрочной перспективе.

Информация о денежных потоках от инвестиционных операций показывает уровень затрат на приобретение или создание внеоборотных активов, обеспечивающих денежные поступления в будущем.

Денежные потоки от финансовых операций

Это денежные потоки от операций, связанных с привлечением финансирования на долговой или долевой основе, которые изменяют величину и структуру капитала и заемных средств организации.

Информация о денежных потоках от финансовых операций позволяет прогнозировать требования кредиторов и акционеров (участников) в отношении будущих потоков предприятия, а также потребности организации в долговом и долевом финансировании.

Примеры денежных потоков от финансовых операций:

• денежные вклады собственников (участников);
• поступления от выпуска акций;
• платежи собственникам (участникам) в связи с выкупом у них акций предприятия (долей участия) или выходом их из состава участников;
• уплата дивидендов и иных платежей по распределению прибыли в пользу собственников (участников);
• поступления от выпуска облигаций, векселей и других долговых ценных бумаг;
• платежи в связи с погашением (выкупом) векселей и других долговых ценных бумаг.

Шаг 3. Отражаем фактические поступления и расходования денежных средств. Для заполнения фактических движений денежных средств используем данные платежных документов (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера).

Приток или отток денежных средств отражается в том месяце, в котором был осуществлен, вне зависимости от реализации продукции. Необходимая информация — в бухгалтерском учете за соответствующий период на счетах:

• 50 «Касса»;
• 51 «Расчетные счета»;
• 52 «Валютные счета»;
• 55 «Специальные счета в банках» и т. д.

В некоторых версиях «1С» есть возможность сформировать ведомость и отчет по денежным средствам, которые позволяют получить информацию:

• по остаткам и движениям денежных средств в разрезе различных параметров (место хранения и тип денежных средств, статья движения денежных средств, вид остатка оборота и др.);
• о наличии денежных средств на расчетных счетах, в кассах, в пути (инкассация, приобретение и реализация валюты, эквайринг и др.), в денежных документах;
• движении денег в разрезе статей движения денежных средств.

Сформировав ведомость и отчет по денежным средствам, можно проанализировать движения денежных средств по хозяйственным операциям, подразделениям:

Рассмотрим Ведомость по денежным средствам, которая сформирована с помощью «1С» (табл. 2).

В отличие от рассмотренного ранее отчета «Остатки денежных средств», Ведомость по денежным средствам формируется не на конкретную дату, а за конкретный период, чтобы проследить динамику изменений, то есть движений денежных потоков.

Шаг 4. Группируем денежные потоки (инвестиционные, финансовые, текущие) в соответствии с рассмотренной выше классификацией.

Шаг 5. Рассчитываем cash flow (поток денежных средств) по каждому типу денежного потока. При прямом методе учета cash flow рассчитывается как разница между поступлениями и расходованиями денежных ресурсов.

Шаг 6. Определяем размер денежных средств на конец отчетного периода на расчетных счетах и/или в кассе предприятия. Остаток денежных средств на конец периода является остатком на начало следующего периода.

Шаг 7. Проводим план-фактный анализ. В ходе анализа сравнивают данные бюджета движения денежных средств и отчета о его исполнении, выявляют отклонения, изучают причины их возникновения и др.

Шаг 8. Рассчитываем дополнительные показатели, необходимые руководству для анализа фактического положения дел в компании. К таким показателям можно отнести:

• cash flow по каждому типу денежного потока;
• рентабельность продаж (отношение cash flow к поступлениям по операционной (текущей) деятельности);
• отклонение фактического значения от планового;
• отклонение фактического значения отчетного периода в сравнении с фактическим значением предыдущего периода и др.