Два главных способа сблизить управленческий и бухгалтерский учет

Чтобы принимать эффективные решения, руководители компаний организуют управленческий учет. Главные требования к управленческому учету:

• оперативность — оптимально получать достоверные данные в режиме онлайн;
• детальность — управленческую отчетность формируют в разрезе аналитик, которые направлены на достижение стратегических целей, получение прибыли и контроль затрат;
• полнота — в управленческом учете отражают все без исключения хозяйственные операции.

Во многих компаниях управленческий учет основывают на бухучете. Важные преимущества такой организации учета:

• управленческий учет ведут в программе бухучета — не нужны дополнительные средства на автоматизацию;
• не нужно увеличивать штат учетного персонала — управленческий учет поручают бухгалтерам (в отличие от параллельного ведения учета, когда одни и те же документы обрабатывают параллельно сотрудники бухгалтерии и специалисты, ответственные за формирование управленческой отчетности).

В данной статье рассмотрим, как построить управленческий учет на базе бухучета с помощью иерархии субсчетов и дополнительных аналитик, как обеспечить оперативность учета.

ОПЕРАТИВНОСТЬ

Основной недостаток в сближении управленческого и бухгалтерского учета — низкая оперативность. Причина в том, что первичные учетные документы часто поступают в бухгалтерскую службу через несколько дней после совершения операции.

Чтобы решить проблему оперативности, принимают следующие меры:

1) ужесточают систему документооборота. Во внутрихозяйственной отчетности переходят на ежедневную систему учета. В бухгалтерию на следующий день необходимо сдавать:

• отчеты по складам о приемке материальных ценностей и передаче запасов в производство;
• производственные отчеты с рапортами и нарядами об объемах выполненных работ;
• реестры с накладными реализации по объемам отгруженной продукции.

Полученные отчеты бухгалтер сразу вносит в программу учета;

2) при необходимости пересматривают бизнес-процессы, чтобы получать ежедневную отчетность с надлежаще оформленными первичными документами. Если для сдачи отчета начальнику цеха нужно открыть заказ или оформить производственный акт с визами главного бухгалтера или технического директора, организуют время приема не раз в неделю, а два раза в день (например, в 11:00 и 17:00);

3) в договорах и внутренних регламентах прописывают, что оплаты поставщикам и подрядчикам за поставленную продукцию и выполненные работы проводят на основании комплекта документов: «счет + накладная + ТТН», «счет + акт выполненных услуг» и т. д.

Если поставщик находится в другом регионе, не передал нужный пакет документов с товаром, то до получения оригиналов запрашивают копии по факсу или электронной почте;

4) используют возможности информационной системы. Современные бухгалтерские программы позволяют отражать документы в нескольких статусах: «введено», «проведено» и др.

Если хозяйственная операция не может быть проведена (получена только факсовая копия акта выполненных услуг от перевозчика, поставщик исправляется ошибку в накладной и т. д.), документ в систему вводят, но не проводят по счетам до получения надлежаще оформленной «первички».

СУБСЧЕТА

Самый распространенный способ сблизить два вида учета — открыть многоуровневые субсчета в рабочем плане счетов бухгалтерского учета компании (табл. 1). Субсчета открывают:

• по сегментам деятельности;
• видам продукции;
• заказам;
• подразделениям;
• внутригрупповым и внешним операциям;
• типам договоров;
• группам клиентов.

Управленческий учет на основе субсчетов бухгалтерского учета организуют поэтапно.

Этап 1. Формируют рабочую группу. В нее включают бухгалтеров, финансовых специалистов, исполнителей, которые несут ответственность за первичные документы, а также пользователей управленческой информации. При необходимости привлекают программистов. Задача:

• обеспечить достоверность учета по каждому счету;
• исключить избыточность счетов;
• обеспечить выполнение требований руководства по получению управленческих данных.

Этап 2. Разрабатывают план счетов с многоуровневыми субсчетами, проверяют, есть ли возможность отразить фактические данные по субсчетам. Последовательно прорабатывают каждый счет: 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств» и т. д. (в табл. 1 приведен пример субсчетов по счету 20 «Основное производство»).

Этап 3. Пробный пакет первичных документов обрабатывают в разрезе чернового плана субсчетов (пример в табл. 2). Сырье и материалы на сумму 12 300 руб. по лимитно-заборной карте № 15 отнесены на производство собственной хлебобулочной продукции.

Этап 4. Делают наброски форм будущей управленческой отчетности. Один из способов — выгрузить данные из программы учета в Excel и применить сводные таблицы. В таблице 2 графы «Субсчет 1» (20.1 Продукция собственного производства) и «Субсчет 2» (20.1.1 Хлебобулочная продукция) приведены для построения сводных таблиц. В режиме отражения хозяйственной операции они обычно скрыты и видны лишь на программном уровне.

Работая в программе учета, бухгалтер указывает только субсчет нижнего уровня «20.1.1.1 Хлеб», а счета более высокого уровня подтягивают в отчеты автоматизированно.

Графы «Субсчет 1» и «Субсчет 2» в табл. 2 будем использовать для моделирования управленческой отчетности (табл. 3–6). Смоделированные образцы отчетности подают на утверждение руководству.

Этап 5. Утверждают новый план счетов с субсчетами, формируют правила разнесения хозяйственных операций по субсчетам и памятки для учетного персонала. Пользователи плана управленческих субсчетов на местах должны использовать единый алгоритм отражения управленческих данных в информационной системе.

Этап 6. Регулярно (ежедневно, еженедельно) или по требованию руководству предоставляют утвержденный перечень управленческой отчетности. Управленческие данные анализируют по каждому участку учета бухгалтеры, экономисты, руководители финансовых служб.

Рассмотрим управленческие отчеты, которые могут быть сгенерированы на основании субсчетов в табл. 1 и введенных хозяйственных операций в табл. 2.

Управленческие отчеты на основе субсчетов

Согласно Отчету № 1 «Виды производства по статьям затрат» (табл. 3) за отчетный период наибольшие затраты приходятся на производство собственной продукции — 720,1 тыс. руб. Главные статьи затрат — основное сырье и материалы (204,2 тыс. руб.), зарплата рабочих (240 тыс. руб.).

Затраты на экспериментальные рецептуры незначительны — 15,7 тыс. руб. Всего затраты производства составили 933 тыс. руб.

В Отчете № 2 «Удельный вес продукции» (табл. 4) каждый вид производства проанализирован в разрезе категорий выпускаемой продукции. Так, по контрактному производству все 100 % затрат (197,25 тыс. руб.) приходятся на прочую кондитерскую продукцию.

В ассортименте собственного производства главное место (48,55 %) занимает хлеб. На булочную продукцию приходится 24,53 % затрат.

Таблицу 4 удобно применять для оценки выполнения стратегических планов. Например, компания стремится нарастить удельный вес тортов до 10 % (сейчас 8,59 %) в общем объеме производства, прочей кондитерской продукции — до 25 % (сейчас 18,33 %).