Формируем бюджет производственных запасов и бюджет закупок

Производственные запасы обеспечивают бесперебойный производственный процесс, поэтому производственным и торговым предприятиям важно знать, сколько сырья или товаров нужно приобрести с учетом имеющихся остатков, какие объемы останутся на конец прогнозного периода. Данную информацию должен содержать бюджет производственных запасов. От корректности его формирования будут зависеть величина необходимых денежных средств, платежеспособность компании и конечный финансовый результат. Как правильно составить бюджет производства, читайте в статье.

ЧТО ТАКОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАПАСЫ

Информация о запасах организаций отражается в бухгалтерском учете в соответствии с ФСБУ 5/2019 «Запасы»[1].

С одной стороны, методология формирования бюджетных форм не связана жесткими регламентами бухгалтерского учета. С другой стороны, чем больше между ними отличий, тем сложнее проводить сравнение, анализ. Ведь фактические данные будут обобщаться в первую очередь исходя из требований бухучета. Возникнут сложности в сопоставлении показателей. Поэтому при формировании прогнозных показателей целесообразно не создавать искусственные расхождения.

Запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации, либо используемые в течение периода не более 12 месяцев[2].

К запасам относятся:

• сырье, материалы, топливо, запасные части, комплектующие изделия, покупные полуфабрикаты;

• инструменты, инвентарь, спецодежда, специальная оснастка (специальные инструменты, приспособления, оборудование), тара и другие аналогичные объекты;

• готовая продукция (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией)), предназначенная для продажи в ходе обычной деятельности организации;

• товары, приобретенные у других лиц и предназначенные для продажи в ходе обычной деятельности организации;

• готовая продукция, товары, переданные другим лицам в связи с продажей до момента признания выручки от их продажи;

• затраты, понесенные на производство продукции, не прошедшей всех стадий (фаз, переделов), предусмотренных технологическим процессом, изделия неукомплектованные, не прошедшие испытания и техническую приемку, а также затраты, понесенные на выполнение работ, оказание услуг другим лицам до момента признания выручки от их продажи;

• объекты недвижимого имущества, приобретенные или созданные (находящиеся в процессе создания) для продажи в ходе обычной деятельности организации;

• объекты интеллектуальной собственности, приобретенные или созданные (находящиеся в процессе создания) для продажи в ходе обычной деятельности организации.

Прогнозы по наличию и движению остатков производственных запасов могут быть отражены в бюджете закупок и бюджете производства.

Бюджет закупок

Бюджет закупок представляет собой прогноз закупок продукции в разрезе видов продукции или по основным поставщикам, формируемый на основе бюджета продаж. Он показывает, сколько и какой продукции должно приобрести предприятие у поставщиков для поддержания надлежащего объема товарных запасов.

Бюджет закупок формируется отделом закупок, коммерческим отделом, другим ответственным за функционал подразделением. Объемы закупок тесно взаимосвязаны с объемом продаж. Меняется объем продаж — меняется объем закупок, и наоборот.

Компания «Регламент» занимается оптовыми продажами торговой техники. В прошлом месяце компания продала 34 торговых холодильника.

Бюджет продаж в компании формируют на основании скорректированных данных прошлого периода, однако в этом случае при формировании бюджета продаж был сделан прогноз по повышению объемов продаж до 43 торговых холодильников в месяц. Соответственно, в бюджете закупок должна быть взаимосвязь с цифрами бюджета продаж. Ведь невозможно продать 43 холодильника, если их будет приобретено только 34 единицы. В противном случае можно говорить о некорректности прогнозных данных.

Бюджет закупок в отрыве от бюджета продаж будет некорректным. Точно так же будет некорректным и бюджет продаж в отрыве от бюджета закупок.

Нет смысла планировать продажи 43 единиц оборудования, если поставщик может произвести и поставить, например, только 38 единиц.

Если альтернативные закупки невозможны, то в бюджете продаж и бюджете закупок будут фигурировать только 38 торговых холодильников.

Бюджеты продаж и закупок взаимосвязаны, эта взаимосвязь двухсторонняя.

Бюджет закупок можно формировать не только в отношении товарных запасов. На производственных предприятиях бюджет закупок может включать данные о закупке сырья, материалов и т. д.

Бюджет производства

Бюджет производства представляет собой прогноз выпуска продукции в натуральных и (или) стоимостных показателях с целью оптимального использования производственных мощностей, достижения их максимально возможной загруженности.

Так как на выпуск конкретной продукции требуется определенное сырье по просчитанным нормам, то в бюджете производства приводят данные об основной сырьевой потребности. На основе бюджета производства формируется самостоятельный бюджет закупок в части сырья и материалов.

В формировании бюджета производства участвуют технические специалисты — главный инженер, инженеры и технологи. Они оценивают возможности компании в части практической производительности оборудования, наличия соответствующего персонала, интенсивности рабочего процесса. Свое видение специалисты сопоставляют с экспертными заключениями коммерсантов.

Например, производительность оборудования позволяет производить до 100 единиц продукции в сутки, но имеющийся спрос с учетом наличия конкурентных предложений не позволяет реализовывать больше 80 единиц в сутки. Соответственно, бюджет производства нет смысла строить на основе максимально возможных значений производственных показателей.

В бюджете производства с учетом утвержденных на предприятии норм расхода сырья и материалов можно рассчитать, сколько сырья и материалов необходимо, чтобы выполнить план производства.

Эти расчетные данные (нормы расхода сырья и материалов, расчет потребности в сырье и материалах) могут быть выделены в самостоятельные формы. Бюджет производства в данном случае будет содержать обобщенные количественно-суммовые показатели.

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ БЮДЖЕТОВ ЗАПАСОВ

Формируемые бюджеты запасов могут быть единые по всей компании, а могут консолидировать в себя показатели вспомогательных бюджетов запасов, сформированных по отдельным подразделениям организации.

В ООО «Зерновая компания» три производственных филиала. Каждый филиал формирует свой бюджет запасов, данные которого передает в головной офис. В головном офисе полученные показатели тщательно проверяют. Если замечаний нет, то показатели трех филиалов консолидируются в централизованный сводный бюджет запасов компании.

Чем подробнее бюджет, тем более он информативен, однако процесс его формирования трудоемкий. Зачастую это просто невозможно сделать в разрезе многочисленного ассортимента, имеющегося в организации. Если, к примеру, хозяйствующий субъект торгует более чем 3000 товарных позиций, то планировать в разрезе каждой номенклатурной позиции будет практически невозможно. В этом случае данные агрегируют, то есть объединяют.

В компании «Мастер» формируют бюджет закупок товаров. У организации несколько тысяч товарных позиций, поэтому прогнозирование идет в разрезе выделенных товарных групп:

• железобетонные и бетонные изделия;

• бетон, растворы;

• стеновые материалы (кроме бетона и железобетона);

• металлические конструкции, изделия и т. д.

Агрегирование хоть и снижает в определенной степени точность расчетов, зато позволяет снизить трудозатраты и временные потери до приемлемых величин.

В качестве раздела бюджета закупок и бюджета производства можно включать данные об остатках сырья, товаров, готовой продукции на начало и конец периода.

Учитывать остатки запасов на начало периода очень важно, так как формирование объемов закупки без учета имеющихся запасов будет грубой ошибкой.

ООО «Периметр» производит тротуарную плитку. В прогнозном периоде компания запланировала приобрести сырье на сумму 4 800 000 руб. В связи с нехваткой собственных оборотных средств организация запланировала и провела подготовительную работу с банком для получения кредита на приобретение необходимого сырья.

В последний момент финансист компании обнаружил ошибку. Оказалось, что в бюджете не учли остатки сырья на складе компании на конец прошлого периода. На складе имелись запасы на сумму 8 000 000 руб.

В данной ситуации не было смысла брать в прогнозном периоде кредит и приобретать сырье, остаточные запасы которого были еще достаточно большие.

Компания должна внимательно подходить и к остаткам запасов на конец периода. Это важный контрольный показатель. Если остатки запасов на конец периода минимальные или отсутствуют, у организации не будет резервов для ведения бесперебойной работы.

При планировании объемов остатков на конец периода нужно учитывать:

• срок, необходимый для доставки очередной партии запасов;
• риски перебоев в поставках.

То есть у компании должна быть подушка безопасности в виде определенных резервных запасов сырья, материалов, товаров, готовой продукции.

Малый товарный остаток может создать угрозу для стабильности продаж в начале планового периода. У большого товарного запаса есть преимущество: он нивелирует возможные угрозы скачков роста потребления продукции, перебоев с поставками, транспортные и иные сложности. Однако в этом случае есть риск затоваривания склада.