Учет затрат на ремонт оборудования на основании дефектных актов

Существенной статьей расходов любой производственной компании является ремонт оборудования. Задача экономиста — проконтролировать такие расходы, обеспечить их прозрачность и, по возможности, оптимизировать. При этом нужно помнить, что расходы на ремонт основных средств должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Одним из инструментов, позволяющих решить все поставленные задачи, является дефектный акт на ремонт оборудования. Учет и обработку дефектных актов необходимо поручить экономисту ПЭО в целях подготовки информации для профессионального анализа затрат на ремонт основных средств.

ЧТО ДОЛЖЕН СОДЕРЖАТЬ ДЕФЕКТНЫЙ АКТ

Дефектный акт, который будет отвечать интересам компании, — результат работы команды, в которую должны входить:

• представители подразделения, эксплуатирующего оборудование, — именно они выписывают акт, являются инициаторами ремонта, первыми обнаруживают неисправность, наиболее заинтересованы в работоспособности оборудования;

• представители ремонтной службы — непосредственного исполнителя ремонта; они в основном документируют процесс ремонта, заполняют дефектный акт;

• лицо, принимающее оборудование из ремонта, или независимый эксперт, специалист независимого структурного подразделения. Их цель — независимый и грамотный контроль результатов работы, эксплуатации;

• специалист по учету и экономическим вопросам, задачи которого — учет и контроль затрат, накопление управленческой информации, формирование отчетности, анализ затрат.

Дефектный акт должен содержать реквизиты первичного учетного документа. Перечислим их:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, или наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ (в нашем случае — дефектный акт) должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Три аспекта, которые обязательно должны быть отражены в дефектном акте (в дополнение к указанным выше):

1) ремонтируемый объект должен быть четко идентифицирован — по инвентарному номеру, маркировочному номеру, штрихкоду (если на предприятии внедрена система штрихкодирования оборудования, вводимого в эксплуатацию);

2) причина ремонта (какие неполадки и дефекты уже появились или могут появиться, если своевременно не заменить определенные детали);

3) действия, которые выполнены или должны быть выполнены, чтобы привести оборудование в рабочее состояние, само описание ремонта.

Дефектный акт визирует группа лиц, утверждает руководитель или уполномоченное лицо.

Внедрение дефектных актов требует времени (в зависимости от размеров предприятия, но не менее двух месяцев). Поэтому на начальном этапе рекомендуем применять этот инструмент на одном из участков (цехов), для одной группы оборудования (например, там, где самые большие затраты на ремонт или где простаивание оборудования в ремонте приносит значительные финансовые потери вследствие отставания от плана производства).

Важный момент: не следует начинать применять дефектные акты абсолютно для всего оборудования, то есть не нужно выписывать такие акты для ремонта тачки, латания бадьи или ремонта принтера в бухгалтерии. Для таких случаев стоит разработать более простой и менее трудозатратный вариант.

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ЗАПОЛНЕНИЯ ДЕФЕКТНОГО АКТА

Мастер участка основного производства выявил неполадки в работе линии помола смеси, причина которых — в остановке дискового питателя. Мастер цеха по производству смеси выписывает дефектный акт, передает его начальнику электроцеха.

Начальник ремонтного подразделения электроцеха (или иное уполномоченное лицо) осматривает оборудование, требующее ремонта (этап диагностики), делает необходимое заключение, фиксирует информацию в дефектном акте, поручает специалистам ремонтной службы заменить электродвигатель.

Когда ремонтные работы выполнены, руководитель ремонтных работ делает заключение, например: «Неисправность устранена, оборудование готово к работе согласно заданным параметрам».

Однако так бывает не всегда. Часто ремонтные работы затягиваются, так как выявляются скрытые дефекты, рабочие по ремонту оборудования находят новые неисправности, которые необходимо устранить. В таком случае данный дефектный акт может быть закрыт, а в заключении написано: «Продолжить устранение неисправности согласно следующему дефектному акту» (например, если неисправность связана с механикой, устранять ее должны не рабочие электроцеха, а слесари ремонтного участка или механического цеха).

В сложных случаях заключение может быть следующим: «Оборудование ремонту не подлежит». Такой дефектный акт прилагается к акту на списание оборудования.