Организация взаимодействия экономических служб предприятия с другими структурными подразделениями

Главный экономист предприятия может выполнить определенный расчет и представить отчет руководству только после получения документации от структурных подразделений, прежде всего производственных. Такая документация появляется в экономической службе не мгновенно, в лучшем случае — через несколько дней. Поэтому главному экономисту, который желает владеть актуальной информацией, заявить о себе как об авторитетном специалисте, будет полезно применять в работе небольшой управленческий инструментарий.

Проблематика

Финансово-экономическая служба предприятия чаще всего включает три подразделения, тесно взаимодействующих между собой. Это бухгалтерия, финансовый и планово-экономический отделы.

Проблематика, которая часто наблюдается в таких подразделениях на производственных предприятиях:

• бухгалтерский и управленческий учет ведется не оперативно, несмотря на большой штат финансово-экономических работников и компьютеризацию (на составление и обработку отчетности требуются определенные временные затраты);
• главный экономист не может своевременно подготовить руководству информацию о том, какая себестоимость экспериментальной партии продукции, за счет каких факторов резко увеличились затраты предприятия и т. п.;
• работа по решению одной и той же задачи выполняется одновременно 2–3 специалистами, причем каждый из них даже не догадывается об этом, делает ее по-своему (в итоге к руководству попадают совершенно разные отчеты, которые отличаются финансовыми показателями);
• нехватка рабочего времени на проведение надлежащего и всестороннего анализа;
• при ежедневной обработке установленной текущей документации теряется суть, а важные моменты не видны за рутиной;
• проблема информационного взаимодействия с производственными подразделениями (несвоевременное поступление важной и актуальной информации).

Управленческий инструментарий

Рассмотрим инструменты, использование которых позволяет главному экономисту преодолеть подобную проблематику.

1.                  Предприятие занимается реализацией крупного проекта. Часть инвестиций уже осуществлена. Поставщик получил предоплату за оборудование (материалы, техническую документацию, нематериальные активы). Часто такие суммы проходят мимо главного экономиста, поскольку нет поступлений товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на склад, а со склада — на производственный участок. Но, как правило, руководство предприятия требует от экономиста назвать сумму освоенных затрат по проекту.

Решение проблемы:

• главный экономист визирует все договоры либо договоры определенного направления (например, только на покупку оборудования);
• главный экономист визирует счета-фактуры, заявки на оплату или иные документы, санкционирующие оплату поставщикам, подрядчикам;
• бухгалтер-финансист, выполняющий оплаты, ежедневно предоставляет главному экономисту информацию о фактически проплаченных суммах (желательно в разрезе проектов, направлений деятельности предприятия).

Каждый из представленных методов имеет свои преимущества и недостатки, а применение какого-либо из них связано со спецификой внутренней структуры предприятия. Тем не менее все три варианта позволят главному экономисту знать фактически освоенные затраты по проектам, располагать информацией о структуре расходов.

2.                  Главный экономист должен владеть информацией о том, куда, на какие проекты, эксперименты, производственные задания расходуются уже закупленные товарно-материальные ценности.

Решение проблемы:

• организовать выписку товарно-материальных ценностей со склада в производство строго по лимитно-заборным картам, подготавливаемым подчиненными главного экономиста;
• выписка ТМЦ сверх лимитно-заборных карт может выполняться только после разрешения руководства и визы главного экономиста;
• если количество лимитно-заборных карт большое, у предприятия широкая номенклатура либо не хватает специалистов для работы именно по таким картам, то в целях владения актуальной информацией выписка товарно-материальных ценностей со склада должна производиться только после визы главного экономиста. Здесь важно обеспечить оперативность, чтобы не вызвать простои в производстве, а также избегать излишней забюрократизированности. Например, главный экономист может визировать только заявки на ТМЦ, превышающие 50 000 руб., либо только заявки по проекту «С», который в настоящее время актуален для руководства;
• главный экономист периодически (не реже одного раза в неделю) просматривает и анализирует ведомость, в которой содержатся данные о выданных со склада товарно-материальных ценностях (в разрезе наибольших сумм, актуальных проектов, определенной статьи затрат и т. п.).

3. Предположим, на предприятии проводится важный и дорогостоящий эксперимент, а главному экономисту нужна информация о затратах по эксперименту в режиме реального времени. В отношении товарно-материальных ценностей это легко обеспечить подписанием заявок на ТМЦ. Таким же образом следует поступить и в отношении трудозатрат. Начисление заработной платы рабочим производят по нарядам, рапортам, сменным заданиям, поэтому данные документы также должны пройти через экономическую службу. Они должны быть завизированы главным экономистом.

4. Как экономисту узнать, что на предприятии начат эксперимент или новый проект? Во-первых, должна быть внедрена необходимая система документирования подобных работ (например, с помощью позаказной системы, системы проектов или иной учетной единицы). Во-вторых, когда возникают такие новые учетные единицы, они документируются. В данном случае оформляют:

• техническое задание на проект;
• карточку на открытие заказа (при позаказной системе);
• служебную записку на открытие управленческого счета;
• маршрутную карту и др.

Перечисленные документы должны в обязательном порядке визироваться главным экономистом или иным уполномоченным сотрудником экономической службы. Визируя такие документы, экономист одновременно создает в учете отдельную учетную единицу, предназначенную для накопления затрат. Периодически (например, ежемесячно) экономист может анализировать сложившуюся себестоимость по наиболее важным для руководства заказам, проектам и представлять директорату отчеты, показывая свои знания о происходящих производственных процессах.

5. Главному экономисту следует периодически (раз в три дня, раз в неделю, раз в 10 дней, ежемесячно) проводить анализ учетных бухгалтерских данных, балансов по материалам и трудозатратам, оборотно-сальдовых ведомостей по различным счетам и структурным подразделениям, а также анализ отчетности по зарплатам, премиям, бонусам.

6. Главному экономисту важно знать реальное положение дел на предприятии. Наиболее оптимально это осуществить, будучи членом постоянно действующих комиссий: комиссии по вводу в эксплуатацию и списанию основных средств, по списанию незавершенного производства (НЗП), по неликвидам. Участвуя в работе таких комиссий, можно получить информацию о том, какое новое оборудование ввели в эксплуатацию, какие объемы списания, какая номенклатура списывается. Кроме этого, экономисту будут известны причины списания и уценки, причины и следствия образования неликвидов и др. Это может задать экономисту направление его последующей работы, которая поможет выявить скрытые резервы, будет интересна руководству, полезна для предприятия в целом.

Следует отметить, что важно не просто быть членом комиссии. Главному экономисту нужно и самому в плановом или неплановом порядке инициировать проведение ревизий, инвентаризаций, проверок (товарно-материальных ценностей, НЗП, основных фондов, расчетов с поставщиками и подрядчиками и т. п.).

7. Если существует постоянная проблема взаимодействия с отдельным структурным подразделением, нежелание определенного отдела (как правило, его руководителя) предоставлять данные и информацию в нужном формате и надлежащего качества, экономист может в течение, например, недели поработать в одном из таких проблемных отделов или рядом с одним из проблемных специалистов. Это позволит сделать соответствующие выводы, выявить как свои ошибки, так и недочеты в работе проверяемого подразделения/сотрудника, знать, кто и чем занимается в действительности, какие вопросы решает, на что влияет, а что вне влияния и контроля отдельного должностного лица. Данное мероприятие позволит главному экономисту быстро внедрить новые инструменты учета и контроля, оптимизировать свое взаимодействие с таким отделом/специалистом. Главное условие в данной ситуации — всесторонняя поддержка высшего руководства.

Большинство предложенных инструментов связано с подписанием документов, но это не означает, что главный экономист только и должен, что ставить свои подписи. Такая работа не должна занимать более 8 % от общего рабочего времени. Если автоматизация учетных систем на предприятии имеет достаточно высокий уровень, то визирование может осуществляться посредством электронной согласующей подписи, а не в привычном виде.

Для закрепления предложенного инструментария, придания ему силы распорядительного документа необходимо конкретные мероприятия зафиксировать с помощью приказа руководителя предприятия.

Общество с ограниченной ответственностью «Производство»

(ООО «Производство»)

ПРИКАЗ

02.03.2015                                                                                                                                                                                      № 84

г. Ростов-на-Дону

Об оптимизации взаимодействия структурных подразделений

и повышении качества экономической информации ООО «Производство»

С целью улучшения взаимодействия всех структурных подразделений, оптимизации документооборота, ускорения процесса получения планово-экономическим отделом актуальной производственной, финансовой, экономической документации, повышения качества составленной управленческой отчетности, своевременности предоставления отчетов руководству, ужесточения контрольных мероприятий

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Специалистам юридического отдела, занимающимся подготовкой договоров, визировать все заключенные договоры у начальника планово-экономического отдела Михайловой В. С., если общая сумма договора превышает 100 000,00 руб., в срок до 3 (трех) рабочих дней с момента подписания их директором.

2. Бухгалтеру финансового отдела Климкину П. П. ежедневно до 13.00 предоставлять начальнику планово-экономического отдела Михайловой В. С. отчет об уплаченных денежных средствах за предыдущий день в разрезе проектов.

3. Выписку товарно-материальных ценностей на основное производство осуществлять строго по лимитно-заборным картам, оформляемым сотрудниками планово-экономического отдела.

4. Начальнику планово-экономического отдела Михайловой В. С. организовать в 30-дневный срок от даты издания приказа оформление лимитно-заборных карт на выписку товарно-материальных ценностей, предназначенных для основного производства.

5. Выдача товарно-материальных ценностей со склада на участки и в цеха, стоимость которых превышает 50 000,00 руб., согласно лимитно-заборным картам либо накладным, требованиям-накладным производится только после визирования указанных документов начальником планово-экономического отдела Михайловой В. С. либо ее заместителем Прокофьевой М. А.

6. Сотрудникам производственно-диспетчерского отдела перед началом работ по проектам и экспериментам предоставлять в планово-экономический отдел карточку проекта, карточку открытия заказа на эксперимент. Запрещается выписка ТМЦ со складов, выдача сменных заданий и нарядов рабочим на начало работ по новым проектам, экспериментам до извещения начальника планово-экономического отдела Михайловой В. С. либо ее заместителя Прокофьевой М. А. о начале таких работ.

7. Бухгалтерам расчетного отдела, начисляющим заработную плату работникам предприятия, предоставлять начальнику планово-экономического отдела Михайловой В. С. сведения о трудозатратах по проекту «15.2. Мельница шаровая № 2» ежедневно.

8. Включить начальника планово-экономического отдела Михайлову В. С. в состав постоянно действующей на предприятии комиссии по вводу в эксплуатацию и списанию основных средств, утвержденную приказом от 01.08.2014 № 53.

9. Включить заместителя начальника планово-экономического отдела Прокофьеву М. А. в состав постоянно действующей комиссии по минимизации неликвидов, созданной приказом от 01.08.2014 № 54.

10. Приказ довести до сведения всех руководителей структурных подразделений предприятия.

11. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по экономическим вопросам Калугина Ф. Ф.

Директор                             Москвин                               А. А. Москвин

Использование результатов работы третьих лиц

Главный экономист (начальник ПЭО) часто имеет дело с входящей документацией, отчетами, экономической информацией и другими результатами работы подчиненных экономистов, специалистов смежных и взаимодействующих структурных подразделений. Главный экономист должен быть требовательным к поступающей информации и к результатам своей работы, построенной на полученных данных. Ведь точность и объективность собственных отчетов либо управленческих решений зависит от того, насколько правильно будут интерпретированы, оценены, использованы результаты предыдущей работы другого сотрудника, насколько они соответствуют контексту.

Есть немало моментов, на которые следует обращать особое внимание. Рекомендуется проверять элементарные реквизиты любого документа:

• наименование предприятия;
• номер и дата документа;
• период, за который составлен документ;
• указание на должность и данные специалиста, подготовившего документ;
• наименование документа;
• сведения о том, была ли информация проверена или утверждена каким-либо должностным лицом (например, начальником отдела).

Необходимо проверить в поступивших документах арифметическую точность записей: сделать просчет любой строки или столбца, данных по формуле (неправильно заданная либо не скопированная формула, ошибки округления, неправильные настройки в программе и т. п.). Также нужно проанализировать профессиональную компетентность сотрудника, составившего документ. Важным фактором является подотчетность такого сотрудника, поскольку может иметь место его заинтересованность преподнести положительную либо негативную динамику.

Следует убедиться в достоверности полученной информации. Представим критерии, подтверждающие достоверность информации:

• отчетность составлена на основании данных, содержащихся в подтверждающих либо первичных документах;
• учет ведется в соответствии с действующим законодательством либо положениями внутренней учетной политики.

Напомним, что всегда есть возможность запросить оригиналы или копии письменных первоисточников, ставших основой для отчетности (как правило, достаточно 3–5 документов). Этим правилом нужно пользоваться достаточно часто, если экономист работает с уже сформировавшейся электронной базой данных экономической или учетной информации (например, при изучении оборотов по определенному бухгалтерскому счету).

Важно учитывать следующие факторы:

• были ли в периоде, изложенном в полученном отчете, изменения в системе бухгалтерского и управленческого учета;
• в одном отчетном периоде была одна или несколько учетных методик.

Следует проверить, какая в компании контрольная среда, в особенности средства и методики контроля, применяемые сотрудниками в порядке текущего контроля (например, итог реестра с подшитыми к нему первичными документами просчитывается два раза). Можно принять в компании специальные положения и локальные нормативные акты в сфере контрольных процедур и методик.

Нужно знать, насколько часто проводятся сверки между структурными подразделениями. Например, проводится ли сверка данных о поступлении товарно-материальных ценностей в производственный цех между бухгалтером склада и экономистом ПЭО, формирующим материальные затраты в структуре себестоимости выпускаемой продукции. Здесь учитываем следующий нюанс: необходимость подобных сверок определяется спецификой используемого программного обеспечения. Как правило, такие сверки не требуются, когда весь учет построен в одной учетной компьютерной программе.

Если речь идет об использовании достаточно сложного отчета (заключения), то обязательно нужно выяснить и проанализировать: объем проведенной работы, когда она была выполнена, работу выполнял один человек или у него были ассистенты, сколько времени заняла подготовка отчета, методы, применяемые при подготовке исходной информации, документальное оформление выполненной работы, уровень проверки.

В отношении использования данных складского учета, НЗП, по расчетам с дебиторами и кредиторами важно выяснить, когда была проведена последняя инвентаризация, была полной или частичной, кем проводилась, кто был председателем ревизионной комиссии, какие отклонения выявлены, какие мероприятия, связанные с оптимизацией, учетом и контролем, были выполнены по результатам инвентаризаций.

Если на предприятии имеется большое количество средств измерений и приборов, то необходима их периодическая метрологическая поверка (проводят специальные организации). Если поверку не проводить, то все измерения будут с определенными погрешностями. Соответственно, отпуск материалов по весу, инвентаризация остатков товарно-материальных ценностей методом перевеса не будут точными.

Главный экономист может столкнуться с необходимостью подтверждения тех или иных данных сторонним/внешним экспертом. Здесь нужно учитывать следующие важные моменты:

• запросы о внешнем подтверждении отсылает по надлежащим адресам сам экономист;
• запросы должны содержать просьбу направлять ответы непосредственно главному экономисту (либо специально доверенному лицу);
• главный экономист должен убедиться, что ответы с внешними подтверждениями поступили от надлежащих отправителей.

Особые требования следует предъявлять и к заключению эксперта. В экспертном заключении должны быть отражены:

• объект проведенной работы;
• наименование экономического субъекта, при изучении которого эксперт выполнил свою работу;
• применявшиеся методы работы, в том числе их соответствие методам, использовавшимся в предыдущие периоды;
• объем проведенной работы и предел ответственности эксперта;
• принятые экспертом предположения при проведении работы, в том числе их соответствие предположениям, принятым в предыдущие периоды;
• любые неразрешенные существенные сомнения, связанные с проведенной работой;
• результаты выполненной работы.

Проводя оценку полученной от третьих лиц информации, экономисту следует помнить, что должно соблюдаться оптимальное соотношение затрат и выгод. Затраты на составление и проверку отчетности должны соизмеряться с выгодами, получаемыми предприятием от таких действий.

Психологические аспекты

Если на предприятии постоянно возникают конфликтные ситуации, отсутствует отлаженная система обмена информацией из-за ненадлежащих межличностных отношений, можно использовать несколько методов преодоления трудностей во взаимопонимании с целью налаживания взаимодействия между структурными подразделениями и выработки навыков командной работы.

Причиной отсутствия взаимопонимания и взаимодействия, наличия конфликтных ситуаций может быть непонимание специфики работы каждого структурного подразделения. Например, цель отдела снабжения — обеспечение предприятия необходимыми товарно-материальными ценностями, а не представление в планово-экономический отдел управленческой отчетности; цель ПЭО — формирование плановых, отчетных и бюджетных показателей, в определенной степени основанных на данных, своевременно и качественно представленных отделом снабжения.

Выход из ситуации — провести комплексный бизнес-тренинг, направленный на командную работу. При этом нужно обеспечить следующие моменты:

• обязательно присутствие авторитетного бизнес-тренера;
• присутствие работников наиболее конфликтующих (плохо взаимодействующих) структурных подразделений;
• часть тренинга состоит из изучения практических аспектов работы одного отдела, часть — из изучения практических аспектов и особенностей работы другого отдела;
• в ходе тренинга следует подчеркнуть важность каждого структурного подразделения.

Если главная проблема состоит в нехватке времени на оформление документации, необходимой учетно-финансовым службам предприятия, то главный экономист может утвердить у руководства введение в штат особо конфликтных и особо важных структурных подразделений «собственных» учетных работников (например, включить в состав отдела снабжения или производственного цеха младшего экономиста). Такой сотрудник будет знать специфику работы своего подразделения (например, цеха основного производства), его задача — формирование необходимой отчетности для главного экономиста, бухгалтерии. Важное условие: добавление в штат нового сотрудника должно быть действительно оправданным и иметь экономическую целесообразность.

Часто конфликтная ситуация носит не столько объективный, сколько субъективный характер, то есть виновником подобной ситуации может быть конкретная конфликтная личность (см. таблицу).

Методика принятия решений

Главному экономисту важно обеспечить принятие взвешенных решений, что положительно скажется на взаимодействии и работе с другими структурными подразделениями. Можно воспользоваться следующей методикой:

• формулировка цели;
• составление полного списка альтернатив;
• составление полного списка факторов;
• список рассматриваемых факторов используется для уменьшения числа альтернатив (при этом необходимо обратить внимание на причину исключения каждой альтернативы);
• оставшиеся альтернативы используются для сокращения списка факторов, часть которых теперь уже можно не рассматривать;
• непосредственно принятие управленческого решения.

Разработка управленческих решений ПЭО является базой для организации системы управления предприятием.

Заключение

Помимо предложенных нестандартных методов организации взаимодействия экономической службы с другими структурными подразделениями предприятия существует хорошо известный арсенал стандартных методов:

• разработка и внедрение необходимого перечня первичной и отчетной документации, содержащей сведения о хозяйственной деятельности:

- плановый расход материалов по цехам и участкам;

- плановый расход энергетических ресурсов;

- спецификация на готовую продукцию;

- отчет о выполненных работах по графику планово-предупредительных ремонтов;

- акт на списание товарно-материальных ценностей и НЗП;

- документы на отгрузку готовой продукции и др.;

• составление графика документооборота, согласно которому нужная информация будет попадать в планово-экономический отдел;
• внедрение на предприятии бюджетирования, системы сбалансированных и ключевых показателей и т. п.

Используя тот или иной инструментарий, необходимо уважать себя, своих коллег и оппонентов, иметь позитивный настрой. Тогда легко найти взаимопонимание и организовать взаимодействие с другими структурными подразделениями, результаты работы всегда будут продуктивными.