Программы НИОКР: основы планирования и управления

При разработке НИОКР многие компании постоянно сталкиваются с трудностями: часто меняются условия и параметры на отдельных этапах работ и всей программы в целом. По этой причине приходится корректировать потребительские свойства разрабатываемой продукции, перераспределять ресурсы между этапами проекта, изменять технологию производства. Наши рекомендации помогут компаниям организовать эффективный менеджмент программы НИОКР, который заключается в предварительном планировании и оперативном управлении на протяжении всего периода ее реализации.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОГРАММ НИОКР

Реализацию программ (проектов) НИОКР можно охарактеризовать как набор разнородных, но взаимосвязанных работ (научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических, производственных, экономических и т. д.), которые объединяет общая цель разработки и запуска производства продукции более высокого технического и/или качественного уровня.

Решение о необходимости реализации программы НИОКР следует принимать с учетом следующих важнейших факторов:

• стратегия развития бизнеса компании;
• политика деятельности компании на рынке сбыта;
• особенности организации НИОКР.

Взаимосвязь указанных компонентов представлена на рис. 1.

Один из главных принципов организации работ по программам (проектам) НИОКР: до начала планирования и реализации работ должна быть четко сформулирована цель проекта. От этого зависят следующие параметры:

• потребительские свойства нового продукта;
• вероятность его востребованности на рынке сбыта;
• сроки реализации проекта;
• объемы финансирования работ.

На начальном этапе утверждения целей проекта рассматривают различные альтернативные варианты, выбирают наиболее предпочтительные с рыночной точки зрения продукты НИОКР.

Примерная последовательность определения целей программ НИОКР:

1) какие продукты наиболее востребованы и перспективны на рынках сбыта продукции компании;

2) какие новые продукты, востребованные рынком, может выпускать компания;

3) какие варианты разработки и вывода на рынок новых продуктов наиболее привлекательны для компании.

После выбора наилучших альтернатив по реализации программ (проектов) НИОКР с установкой целей по техническим, стоимостным параметрам нового продукта и сроков реализации проекта можно переходить к этапу планирования.

На стадии планирования программы (проекта) НИОКР необходимо решить следующие задачи:

• определить целевые индикаторы (показатели) успешной реализации проекта;
• установить методы мониторинга и оценки хода реализации проекта;
• выбрать технологии реализации проекта;
• разработать план-график выполнения проекта.

План-график выполнения проекта включает:

• этапы и сроки выполнения работ;
• объем ресурсов, необходимых для выполнения работ;
• объемы и сроки привлечения внешнего финансирования;
• ключевые результаты каждого этапа выполнения работ.

На стадии реализации проекта НИОКР выполняют технологические операции:

• выделение ресурсов для выполнения работ по проекту;
• организация технологических процессов для выполнения проекта;
• определение процедур и контрольных точек для мониторинга качества выполнения работ по проекту;
• выполнение работ согласно утвержденному плану-графику.

С организационной точки зрения в соответствии с ГОСТ Р 15.000-2016 «Система разработки и постановки продукции на производство» работы, осуществляемые в рамках выполнения программы НИОКР, можно разделить на три основных блока:

1. Научно-исследовательские работы.

2. Технологическая подготовка производства.

3. Опытно-конструкторские работы.

В процессе управления реализацией проекта НИОКР выполняют следующие работы:

• формируют команду и утверждают руководителя проекта;
• обеспечивают мотивацию команды на достижение целей проекта;
• контролируют расход и перераспределение ресурсов;
• мониторят ход реализации проекта и корректируют план-график его реализации (в случае необходимости);
• обеспечивают коммуникации команды проекта с другими подразделениями компании или внешними участниками проекта;
• оперативно реагируют на появление непредусмотренных технологических и организационных проблем в ходе реализации проекта;
• управляют рисками проекта для их минимизации.

ОСНОВЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ПРОГРАММ НИОКР

Рассмотрим планирование программы НИОКР на примере АО «Завод буровой техники», выпускающего различное оборудование для нефтегазовой промышленности.

Предприятие планирует разработку новой инновационной продукции в линейке буровых штанг. Для этого нужно провести научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, технологическую подготовку производства.

Стадия планирования программ (проектов) НИОКР состоит из нескольких последовательных этапов:

1. Разработка сетевого плана-графика выполнения работ.

2. Расчет трудозатрат на выполнение НИОКР.

3. Составление финансового плана реализации проекта.

4. Формирование плана финансирования проекта.

ЭТАП 1. Разработка сетевого плана-графика выполнения работ.

Сетевой план-график содержит перечень работ, которые должны быть выполнены в ходе реализации проекта в разбивке по временным отрезкам.

Детализация работ и временных периодов зависит от следующих факторов:

• сложности проекта НИОКР;
• аналитики планирования работ;
• организационной структуры управления проектом;
• утвержденного в компании метода мониторинга выполнения проекта;
• набора целевых показателей реализации проекта и отчетности о его выполнении.

Пример сетевого плана-графика реализации проекта НИОКР акционерного общества «Завод буровой техники» по разработке и подготовке к выводу на рынок нового продукта из линейки буровых штанг показан в табл. 1.

Для данной программы НИОКР, как и для большинства программ, характерна преобладающая доля расходов в виде трудозатрат персонала.

Причина в следующем: материальные затраты проекта начинаются только на этапах экспериментально-технологических работ и выпуска пробной партии новой продукции (середина реализации проекта), а трудозатраты возникают с начала выполнения работ.

Даже если все работы или их часть выполняют сторонние организации, трудозатраты их сотрудников на выполнение НИОКР в любом случае рассматривают и согласовывают в процессе заключения договора. Поэтому планирование трудозатрат, необходимых для реализации проекта, является важной частью стадии планирования работ по НИОКР.

ЭТАП 2. Расчет трудозатрат на выполнение НИОКР.

В ходе расчета потребности в трудозатратах устанавливают, какое количество персонала различных категорий (административно-управленческий, инженерно-технический, производственный персонал) требуется задействовать в реализации проекта.

Также определяют достаточность имеющихся у компании сотрудников и необходимость набора новых сотрудников или привлечения к НИОКР сторонних организаций.

Расчет трудозатрат на реализацию НИОКР служит основой для составления финансового плана проекта в части затрат на оплату труда или расходов на услуги сторонних организаций.

В таблице 2 представлен план трудозатрат персонала АО «Завод буровой техники» на реализацию проекта НИОКР.

ЭТАП 3. Составление финансового плана реализации проекта.

Финансовый план реализации программы (проекта) НИОКР формируют на основе:

• данных сетевого плана-графика выполнения работ и расчета трудозатрат по проекту;

• утвержденных мероприятий бизнес-плана проекта.

В состав финансового плана входят укрупненные группы затрат, перечень которых состоит из следующих статей:

• материальные затраты (сырье, вспомогательные материалы, тара и т. д.);
• затраты на энергоносители (электроэнергия, вода, газ и др.);
• услуги сторонних организаций по работам НИОКР;
• заработная плата и отчисления во внебюджетные фонды;
• прочие прямые затраты по работам НИОКР;
• общехозяйственные затраты, относящиеся к НИОКР.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Финансовый план разрабатывают на весь период реализации программы (проекта) НИОКР. В нем определяют объем ресурсов, которые должна выделить компания для достижения целей НИОКР.

Финансовый план проекта НИОКР акционерного общества «Завод буровой техники» представлен в табл. 3.

ЭТАП 4. Формирование плана финансирования проекта.

Для масштабных программ (проектов) НИОКР, требующих привлечения внешнего финансирования на стадии планирования, формируют план финансирования работ по НИОКР. В нем в детализации временных периодов (аналогично детализации финансового плана) указывают источники финансирования работ.

Возможные источники финансирования работ:

• собственные средства компании;
• кредитные ресурсы, привлеченные компанией;
• средства инвесторов, которые становятся совладельцами результатов проекта;
• целевые средства на выполнение НИОКР, полученные от государства в виде субсидий, грантов, целевых программ и т. д.

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОГРАММАМИ НИОКР

На стадию управления реализацией проектов НИОКР существенно влияет выбор организационной структуры управления. Приведем основные из таких структур:

• управление по проектам НИОКР;
• управление по продуктам НИОКР;
• матричное управление;
• инновационное управление.

Управление по проектам

Управление по проектам заключается в том, что для каждой программы НИОКР утверждают группу исполнителей и руководителя проекта, который отвечает за выполнение всех целей и задач проекта.

Руководитель проекта является административным и научно-техническим владельцем программы НИОКР, подчиняется напрямую руководителю компании.

Управление по продуктам

Управление по продуктам применяют, когда бизнес компании разнородный по группам продукции или многопрофильный по направлениям деятельности.

В данном случае программы НИОКР формируют либо по однородным группам продукции, либо по видам деятельности. Работы в рамках программы НИОКР могут выполняться как специализированным подразделением, так и на основе распределения работ по разным подразделениям компании.

Здесь руководитель программы отвечает за администрирование и распределение ресурсов компании, необходимых для выполнения проекта НИОКР.

Матричное управление

Матричное управление предполагает более широкое вовлечение персонала компании в реализацию программ НИОКР. Это возможно путем разделения полномочий и ответственности за административное и научно-техническое управление проектом между руководителем программы, руководителями подразделений и персоналом, участвующим в работах НИОКР.

Такой подход помогает более эффективно достигать целей программы НИОКР при наиболее рациональном расходе ресурсов компании.

Инновационное управление

Инновационное управление программами НИОКР больше всего подходит холдинговым структурам. В данном случае в группе компаний создают отдельное предприятие, выполняющее проекты НИОКР, заказчиками которых могут быть компании внутри холдинга и сторонние организации.

Такая структура управления программами НИОКР позволяет добиться успеха в самых сложных с научно-технической стороны проектах. Дело в том, что на специально созданном предприятии концентрируют наиболее квалифицированный персонал всей группы компаний, а в случае необходимости на договорной основе привлекают внешних экспертов.

Руководитель этого предприятия является руководителем всех проектов НИОКР, что дает ему максимальные полномочия по распределению ресурсов и возлагает персональную ответственность за достижение целей реализуемых НИОКР.

В общем виде преимущества и недостатки разных видов организационных структур управления НИОКР представлены в табл. 4.

Вне зависимости от выбора организационной структуры проекта для качественного управления его реализацией нужно обеспечить наличие проектного минимума, который состоит из двенадцати блоков (рис. 2).

На рисунке видно, что управление программой (проектом) НИОКР можно разделить на три блока.

1. Управление организацией проекта — обеспечивает принятие решений по проекту и коммуникации участников проекта, формирует требования к перечню и составу проектной документации, а также к базе знаний, необходимых для успешной реализации проекта.
2. Управление ресурсами проекта — включает в себя планирование работ в рамках проекта, разработку графика их выполнения, обеспечение реализации проекта достаточным объемом персонала и ресурсов.
3. Управление реализацией проекта — подразумевает установку контрольных точек по целям, срокам и объемам выполняемых работ, постоянный мониторинг их выполнения, контроль соответствия фактических затрат утвержденному бюджету проекта, анализ, выявление и минимизацию рисков в ходе реализации проекта.

Управление проектом НИОКР осуществляют с помощью нескольких источников информации:

• приказы и распоряжения руководства компании;
• письма и распоряжения руководителя проекта участникам команды и внешним пользователям проекта;
• совещания в рамках команды проекта и с привлечением сторонних экспертов;
• мониторинг целевых точек (индикаторов) выполнения проекта;
• анализ данных отчетности о ходе выполнения проекта;
• анализ карты рисков проекта и отчетов о реализации мероприятий по их минимизации;
• оценка эффективности и результативности проекта после завершения ключевых этапов выполненных НИОКР.

В случае финансирования проекта НИОКР со стороны внешних кредиторов или государства могут быть использованы дополнительные инструменты управления в виде мониторинга использования средств целевого финансирования и отчетности о выполнении компанией договорных условий с внешними инвесторами проекта.