Автоматизация платежного календаря

На многих предприятиях платежную дисциплину держат на особом контроле, поскольку это важная и трудоемкая работа с денежными средствами. Платежных документов бывает много, а в условиях строгого бюджетирования и разноски платежей согласно классификации статей на данную работу у бухгалтера или экономиста уходит много времени. В связи с этим возникает необходимость в автоматизации процедуры.

Пути автоматизации учетных процессов могут быть разными, и вряд ли возможна единая универсальная методика действий. Мы предлагаем наше видение этого процесса. Отдельные его элементы апробированы на практике, реализованы в той или иной мере в различных автоматизированных системах учета.

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ ПЛАТЕЖНОГО КАЛЕНДАРЯ

Платежный календарь — плановый финансовый документ, предназначенный для формирования графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех утвержденных платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах, избежать кассовых разрывов.

Платежный календарь формируется через консолидацию платежных заявок от соответствующих структур компании в разрезе принятых статей движения денежных средств.

Обычно платежный календарь составляют с подневной детализацией, что позволяет своевременно спрогнозировать возникновение серьезных проблем с ликвидностью и принять соответствующие меры. Именно поэтому чаще всего горизонт планирования — месяц, шаг планирования — день.

Утвержденный платежный календарь должен иметь непосредственную взаимосвязь с утвержденным ранее годовым бюджетом движения денежных средств (БДДС). Эти документы связаны друг с другом, один вытекает из другого, однако у них есть отличия. Платежный календарь — более подробный документ. По сути, это расшифровка бюджета движения денежных средств. Все показатели платежного календаря в идеале должны быть в рамках утвержденного БДДС.

Для бюджета движения денежных средств год — нормальный срок планирования, позволяющий обеспечить достаточную точность прогнозных данных. Год для платежного календаря — слишком большой период. Очень сложно, например, в декабре одного года обеспечить подробную разбивку платежей на декабрь другого года, особенно в привязке к конкретным поставщикам и договорам, которые, возможно, еще не заключены.

Платежный календарь с меньшей детализацией будет просто похож на БДДС, поэтому чаще всего его составляют на следующий месяц (известны контрагенты, основные платежи и даты).

В этом случае может проявляться еще одно отличие платежного календаря от бюджета движения денежных средств — уточнение сумм БДДС, статей движения денежных средств и других параметров. Ведь в бюджетах отклонения фактических данных от плановых неизбежны. Задача финансиста состоит в том, чтобы эти отклонения были как можно менее существенны.

Формирование платежного календаря приближено во времени к осуществляемым платежам, поэтому делать прогнозы легче, можно учесть изменения в рыночной ситуации и финансово-хозяйственной деятельности предприятия. По этой же причине данные платежного календаря более точные, чем данные БДДС. Таким образом, при формировании платежного календаря будут возникать расхождения между базовыми утвержденными плановыми данными в БДДС и уточненными прогнозными данными календаря.

ПРИМЕР

На мукомольном предприятии в декабре 2018 г. утвержден БДДС на следующий год. В мае 2019 г. при формировании платежного календаря на июнь 2019 г., включающего оперативные платежные плановые данные, выявили возникшие отклонения от первоначального плана (табл. 1).

Повышенный спрос на мукомольную продукцию способствовал тому, что в мае 2019 г. были заключены дополнительные контракты. Согласно контрактам на первой неделе июня 2019 г. должны поступить незапланированные ранее авансы от покупателей — 2 300 000 руб.

По уточненному плану у компании возникнут резервы денежных средств в размере 2 300 000 руб. Они были учтены при формировании платежного календаря на июнь 2019 г.

Соответственно, в платежном календаре была запланирована большая сумма платежей за сырье — 16 254 251 руб. против первоначальных 14 152 302 руб. Отклонение — 2 101 949 руб. Сырье необходимо, чтобы увеличить производственные мощности, выпустить больший объем продукции для расчета за авансы покупателей.

Учли и другие изменения в финансово-хозяйственной деятельности. Например, за спецодежду в мае 2019 г. оплачена большая сумма, чем планировали, чтобы попасть под акцию поставщика и получить выгодные скидки.

Временное отрицательное отклонение мая 2019 г. по данной статье денежных средств даст экономию в июне 2019 г.

При сравнении платежного календаря и БДДС никакие отклонения факта от плана не возникнут, так как данные календаря тоже будут прогнозом, но уточненным.

Отклонения, изначально возникающие при формировании платежного календаря, финансовая служба должна тщательно проанализировать, чтобы оценить их обоснованность и необходимость. После этого отклонения должны быть утверждены службами и руководством компании. Фактически речь идет об утверждении отклонений принятого годового БДДС.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА

Автоматизацию нужно начать с проводимой заявочной компании. Как это делают? Собирают заявки по поступлениям и расходованию средств для формирования платежного календаря от уполномоченных служб.

Обычно документ формируется в Exсel, однако часто заявка поступает в виде текста электронного письма, сообщений по каналам внутренней сети или в специализированных программах электронного документооборота. Иногда для этого используют Wоrd.

В результате всю совокупность данных финансисту приходится переносить в оболочку, в которой он работает (Exсel, автоматизированная система учета). Это довольно трудозатратно. При таком переносе возрастает риск совершить ошибку. Только потом, после переноса и первичной обработки данных, финансист начинает работать с заявочным массивом данных по существу. Оперативным такой процесс назвать сложно.

Применительно к автоматизированной системе учета (АСУ) необходимо, чтобы платежные заявки формировались прямо в используемой учетной системе. Например, в некоторых модификациях программы 1С 8.3 и 8.2 это пытались реализовать, но не слишком удачно. Дело в том, что заявки на расходование денежных средств, реализованные в 1С, — неплохой инструмент оперативного контроля, когда платеж планируется в ближайшее время.

С платежным календарем ситуация другая. На момент формирования заявки поставщик может быть неизвестен, а известно лишь то, что по такой-то статье движения денежных средств запланирована к расходованию такая-то сумма.

Руководителю структурного подразделения, формирующему заявку по своей структуре, желательно сразу видеть общую сумму расходования по его отделу, чтобы можно было ее корректировать (урезать, добавлять). Работнику, формирующему платежный календарь, нужно опираться на данные БДДС по отделу, не выходя за их параметры.

Необходимый архив при желании можно поднять, но намного удобнее, когда нужная подсказка возникает прямо в формируемом документе.

Покажем на примере, как формируются заявки в Платежный календарь, как они утверждаются и оплачиваются в программе «1С:Предприятие 8.3», доработанной под цели управленческого учета и бюджетирования.