Электронные бухгалтерские документы: что необходимо знать

Развитие связей между компаниями требует максимально ускоренного обмена документами, поэтому внутри компании необходим оперативный документооборот. Значительную часть всей документации составляют бухгалтерские документы, так как они содержат информацию о составе, количестве, стоимости всех сделок между компаниями и времени их совершения. На порядок формирования и обращения бухгалтерских документов влияют многие факторы. Рассмотрим их в статье.

БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ — ОСНОВА ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ О ФИНАНСОВОМ ПОЛОЖЕНИИ КОМПАНИИ

Основное правило ведения бухгалтерского учета в РФ связано с обязательным наличием первичных бухгалтерских документов, обосновывающих право компании на учетные записи по хозяйственным операциям.

Если нет первичного документа, то не может быть учетной записи по операции, которая из документа возникает. Именно поэтому бухгалтерское законодательство отводит большое значение наличию и правильности оформления «первички», обеспечению ее сохранности для контрольных мероприятий.

Что такое первичный учетный документ?

В текущей деятельности компании первичными учетными документами являются накладные, универсальный передаточный документ, акты приемки работ (услуг), ведомости по заработной плате, табели учета рабочего времени и др.

Отдельный вид первичного документа — бухгалтерская справка. Она является локальным документом компании. Этот документ составляют, если нужно отразить на счетах учета информацию о событии в деловой жизни компании, которая не может быть подтверждена иным первичным документом, составленным сторонним контрагентом. Например, начисление процентов по договору займа для их последующего отражения в составе текущих затрат.

Если выявлены доходы или расходы компании за прошлые периоды, также составляют бухгалтерскую справку.

Первичные документы подтверждает легитимность всех хозяйственных операций, дают основание для формирования на их основе бухгалтерской и налоговой отчетности.

При проверке деятельности компании налоговики и аудиторы считают отчетность недостоверной, если отсутствуют правильно оформленные первичные документы.

Основным нормативным документом, в котором изложены правила работы с «первичкой», является Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 30.12.2021) «О бухгалтерском учете». В нем предусмотрена специальная статья 9 «Первичные учетные документы», в которой указано: «Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок».

Компания обязана принимать к учету только те документы, которые имеют все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Федеральный закон № 402-ФЗ предусматривает, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Электронная версия первичного учетного документа

В компаниях обычно имеются базы данных и хранилища информации и архивных документов. При этом должна быть решена задача оперативного обмена документами и информацией по мере надобности.

Процесс обмена на бумажных носителях занимает много времени, поскольку в данном случае используются формализованные и официальные способы делового общения в виде инструкции, приказа и других форм. Доступность бумажной информации низкая, а влияет на ее содержание ограниченный круг лиц.

Такой стиль работы накладывает ограничения и на систему управления, ведь полноценный и оперативный доступ ко всей информации всегда ограничен.

Эти проблемы можно решить путем формирования единого информационного пространства и внедрения в нем систем электронного документооборота. Бухгалтерская документация в этом вопросе стоит на первом месте по потребности доступа к ней работников, деятельность которых основана на наличии учетной информации.

Федеральный закон № 402-ФЗ оперативно отразил правила работы с электронной версией первичного учетного документа. В пункте 5 ст. 9 этого закона прописано, что «первичку» можно применять как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Таким образом, компания вправе использовать бухгалтерские документы в двух указанных вариантах.

Необходимо понимать двойную информационную роль бухгалтерского документа в электронном виде. Это основа для определения объема имущества, капитала и обязательств компании и инструмент расчета налоговых обязательств перед бюджетом.

Для признания бухгалтерского документа в электронном виде необходимо наличие не только обязательных реквизитов, но и подписи уполномоченного лица.

При формировании бухгалтерских документов в электронном виде нужно учитывать следующие моменты:

• документ, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог с подписью от руки. То есть при электронном документообороте в электронном виде создают не электронные копии бумажных документов, а оригиналы;

• в Налоговом кодексе РФ (далее — НК РФ) перечислены случаи, когда налогоплательщик обязан применять усиленную квалифицированную ЭЦП для оформления бухгалтерских документов (пп. 5.1, 7 ст. 23, ст. 78-79,  пп. 1, 5 ст. 80,  пп. 6, 9 ст. 169 НК РФ). При этом электронный документооборот с применением простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами, если между ними заключено юридически действительное соглашение;

• если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, то копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета;

• компания вправе составлять бухгалтерские документы одновременно в бумажном и электронном виде. То есть использование электронной формы по некоторой «первичке» не запрещает составлять иные документы на бумажном носителе в том же отчетном периоде.