Управленческие отчеты в Excel для руководства

АКТУАЛЬНАЯ ТЕМА

Формирование управленческих отчетов является неотъемлемой частью функционирования любой компании. Такая отчетность обеспечивает непрерывность функционирования, планирования и контроля. Управленческая финансовая отчетность удобна тем, что каждая компания разрабатывает формы под себя.

В данном случае задача заключается в формировании таких отчетов, которые будут отвечать всем требованиям руководства компании или собственников бизнеса, учитывать специфику деятельности.

В настоящий момент существует много программных продуктов, в том числе для ведения управленческой отчетности, однако их минусы заключаются в следующем:

• формы отчетов унифицированные, не учитывают специфику деятельности компании, требования конкретного руководства, то есть не являются гибкими и адаптивными. В случае принятия настройки отчетов под себя приходится привлекать программистов, что влечет за собой дополнительные расходы;
• в большинстве случаев программные продукты предполагают наличие только табличной части отчетности с цифрами, без возможности наглядной визуализации (с помощью графиков, диаграмм, гистограмм и др.).

По этой причине MS Excel с множеством функциональных возможностей занял свою нишу среди финансовых и экономических служб компаний.

При использовании MS Excel для формирования внутренней отчетности представляется возможность:

• создавать собственные формы документов;
• дополнять формы отчетности вспомогательной информацией (или скрывать ненужные данные, которые перегружают документ и делают его менее читабельным);
• строить диаграммы и графики, использовать другие визуализаторы;
• консолидировать данные из разных таблиц;
• устанавливать автоматическое заполнение, фильтрацию, группировку;
• быстро создавать дополнительные сводные таблицы по заданному критерию и многое другое.

В рамках данной статьи рассмотрим основные блоки отчетности, которые можно легко формировать с помощью инструментария MS Excel:

• отчеты, характеризующие финансовые результаты компании;
• отчеты, характеризующие структуру баланса компании;
• отчеты, характеризующие показатели финансовых коэффициентов;
• отчеты, формируемые с помощью сводных таблиц.

ФОРМИРУЕМ ОТЧЕТЫ, ХАРАКТЕРИЗУЮЩИЕ ФИНАНСОВЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ КОМПАНИИ

Основным управленческим документом, характеризующим финансовые результаты компании, является отчет о доходах и расходах. Его формируют при сравнении фактических (отчетных) данных и плановых показателей (по данным бюджета о доходах и расходах).

Переоценить важность данного управленческого отчета невозможно. Благодаря отчету о доходах и расходах можно наглядно увидеть, прибыльное или убыточное предприятие, оценить степень доходности с применением относительных показателей рентабельности (продукции, производства, продаж и др.).

При построении управленческого отчета о доходах и расходах каждая компания сама выбирает, каким образом формировать документ:

• аналогично форме № 2 бухгалтерской отчетности в сводном виде в целом по компании;
• детализированно по номенклатурным группам товаров, каждой оказываемой услуге, по каждому подразделению, филиалу, магазину и др.

Показатели финансовой результативности анализируют и в динамике. Положительной считается тенденция увеличения выручки, прибыли и тенденция снижения себестоимости. Поэтому проводят как план-фактный анализ, так и анализ роста или снижения значения показателей в динамике за несколько аналогичных периодов.

Рассмотрим пример план-фактного анализа показателей финансовых результатов компании (табл. 1).

Для визуализации план-фактного анализа можно построить гистограмму (рис. 1). Для этого в MS Excel нужно выделить диапазон данных для построения, на вкладке «Вставка» выбрать гистограмму, а затем с помощью Конструктора определить ее вид.

По таблице 1 и рис. 1 можно сделать вывод, что компании не удалось получить планируемую выручку от реализации: фактическая выручка ниже планового показателя на 1,01 %.

Несмотря на снижение выручки фактическая себестоимость реализованной продукции оказалось выше плановой (на 1,2 %). Это привело к значительному снижению показателя прибыли от реализации — на 13,13 %.

Рассмотрим пример анализа финансовых результатов компании в динамике за три аналогичных периода (табл. 2).

На основании данных табл. 2 сформируем график, чтобы визуально показать рост или снижение значений показателей в динамике (рис. 2).

Как видно из представленных данных, тенденция роста наблюдается по всем показателям. Это характеризует работу компании положительно.

Компания наращивает свои обороты, увеличивается выручка от реализации. Это ведет к естественному росту себестоимости реализованной продукции, дает рост показателя прибыли от реализации.

Следует отметить, что рост всех трех показателей не всегда может характеризовать работу компании положительно. Возможна ситуация, при которой скорость роста себестоимости от реализации продукции выше, чем скорость роста выручки от реализации.

Для этого дополнительно оценивают не только абсолютные показатели результатов деятельности, но и относительные показатели рентабельности:

• рентабельность продаж — отношение прибыли к выручке от реализации продукции. Характеризует, какую долю занимает прибыль в выручке от реализации и сколько прибыли приносит реализация данной продукции;
• рентабельность продукции — отношение прибыли к полной себестоимости. Показывает, сколько прибыли получила компания при вложении 1 руб. расходов в производство и реализацию продукции.