Как проверять цифры в отчетах: принцип двойной записи

Если отчеты содержат недостоверные данные, собственник будет делать неправильные выводы, принимать ошибочные решения. Отчеты работают, когда они правдивые. Чтобы проверить достоверность данных в отчетах, нужно использовать принцип двойной записи. Это как двойной агент, только в финансах.

ПРИНЦИП ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ: АКТИВЫ ВСЕГДА РАВНЫ ПАССИВАМ

Принцип двойной записи помогает сводить дебет с кредитом и находить ошибки в отчетах. Этот принцип работает в балансе.

Баланс — один из трех базовых отчетов. В него записывают основные средства, деньги, кредиторскую задолженность, дебиторскую задолженность и т. д.

Баланс состоит из двух частей — активов и пассивов. Активы — это все, что есть у компании (например, сырье, запасы, основные средства, деньги, «дебиторка»). Пассивы баланса показывают, за счет чего у компании появились активы. Например, за счет авансов клиентов, собственного капитала или кредитов.

Активы всегда равны пассивам. Понять эту аксиому помогает пример со свадебным банкетом:

• активы свадебного банкета — еда, напитки, цветы для украшения;

• пассивы свадебного банкета — деньги жениха, помощь от родителей и небольшой потребительский кредит.

Все активы покупают на пассивы, поэтому эти две части отчета всегда равны.

Согласно принципу двойной записи операции в балансе обязательно записывают дважды: или в двух разделах, или в двух статьях одного раздела. Всегда так, чтобы активы были равны пассивам.

Разберемся на примерах. Допустим, у нас появились деньги на расчетном счете. Это актив, записываем его. Сразу записываем и пассив — откуда деньги взялись. Например, это аванс от клиента. Тогда двойная запись будет выглядеть так:

Предположим, мы купили на эти деньги что-нибудь из техники. Если мы просто уменьшим деньги, у нас не будет равенства активов и пассивов. Поэтому проводим двойную запись внутри активов: деньги уменьшаем, а технику увеличиваем. В пассивах при этом ничего не меняется:

Так со всеми операциями: прибавляя активы, прибавляем и пассивы. Если уменьшаем активы, нужно уменьшать и пассивы. Или проводим две операции внутри одного раздела: в одной статье активов сумму уменьшаем, в другой — увеличиваем; в одной статье пассивов сумму уменьшаем, в другой — увеличиваем.

Представим два варианта двойной записи в балансе.

Первый вариант:

Второй вариант:

КАЖДАЯ ЦИФРА ЧАЩЕ ВСЕГО ПОПАДАЕТ МИНИМУМ В ДВА ОТЧЕТА

Есть еще один принцип, который помогает проверять точность отчетов. Каждая операция чаще всего попадает:

• минимум в два отчета. Например, в Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) и баланс; в Отчет о движении денежных средств (ОДДС) и баланс;

• сразу в три отчета — в баланс, ОПиУ и ОДДС;

• в два раздела баланса:

Если компания получила аванс от клиента, он попадает в два отчета:

• в ОДДС как поступление денег на счет;

• в баланс как «кредиторка» — компания получила деньги и теперь должна на эту же сумму выполнить обязательства перед клиентом.

Если компания взяла кредит, операция попадает:

• в ОДДС как поступление кредитных денег на счет;

• в баланс как «кредиторка» и деньги.

Рассмотрим на примере частых операций, в какие отчеты они попадают.

Предоплата → ОДДС + баланс

Компании пришли деньги на счет. Деньги — это поступление. Данная операция точно попадает в ОДДС. Каким будет второй отчет, зависит от того, что за деньги пришли.

Если пришла предоплата от клиента, она попадает в ОДДС как поступление и в баланс как наша «кредиторка» и деньги:

Постоплата → ОДДС + баланс

Постоплата — это оплата с отсрочкой: мы оказали услугу или отгрузили товар (например, в прошлом месяце), а клиент расплатился позже. Эта операция попадает и в ОДДС как поступление, и в баланс как деньги (раздел активов):

В балансе мы меняем сумму дебиторской задолженности: раньше клиент должен был перевести нам предоплату, и она была записана в «дебиторке». Теперь клиент перевел деньги, и эту сумму мы переносим из «дебиторки» в строку «Денежные средства»:

Оплата в моменте → ОДДС + ОПиУ + баланс

В зависимости от обстоятельств компания продает товары или услуги без предоплат, постоплат. Или в моменте: клиент оплатил, компания сразу выполнила свои обязательства. Например, клиент передал нам 100 руб. за пломбир, и мы сразу выдали ему пломбир и чек. Тогда операция попадает в ДДС как поступление и в ОПиУ как выручка и расход себестоимости:

Со списаниями немного сложнее, чем с поступлениями, так как списание может совпадать и не совпадать с датой расхода.

Есть расходы, совпадающие по времени со списанием. Например, компания оплатила услуги банка и сразу их получила. Операция попадает в ОДДС, ОПиУ и баланс за один и тот же месяц:

Расход без списания → ОПиУ + баланс

Есть расходы, которые не совпадают со списанием. Например, компания начислила сотрудникам зарплату в январе, но переведет ее в начале февраля. Тогда в январе запись попадает в ОПиУ и баланс:

В Отчет о прибылях и убытках записываем начисление зарплаты, а в балансе увеличиваем свою «кредиторку». Мы начислили зарплату сотрудникам, но еще не выплатили. Это наша «кредиторка».

Списания денег со счета у нас пока нет, поэтому в ОДДС операция не попадает. Так со всеми расходами, по которым пока не проводим реальную оплату.

В феврале, когда компания выплатит сотрудникам заработную плату, операция попадает в ОДДС и баланс:

Списание без расхода → ОДДС и баланс

Бывает так, что списание уже случилось, а расхода пока нет. К примеру, компания перевела аванс за партию товара, но еще его не получила. Тогда операция попадает в ОДДС как списание и в баланс как «дебиторка». Теперь поставщик должен нам партию товара:

При этом в строке «Денежные средства» баланса мы уменьшаем сумму на размер перевода. Получается, что деньги внутри баланса переходят из строки «Денежные средства» в строку «Авансы поставщикам», а общая сумма внутри раздела не меняется.

Нужно отметить, что довольно часто возникает вопрос, когда поступления и списания не попадают в ОПиУ. В данном отчете мы записываем не поступления или списания денег, а выручку и расходы.

Выручка — это выполненные нами обязательства. Если мы строительная компания и строим дома на заказ, таким обязательством будет построенный и принятый заказчиком дом (или часть дома, если сдаем работы поэтапно). Обычно это подтверждает акт приемки. Деньги за дом мы можем не получить сразу. Тогда у нас будет выручка в ОПиУ и «дебиторка» в балансе.

Расходы попадают в ОПиУ в том месяце, когда мы используем то, на что потратились. Если, к примеру, мы оплатили аренду на год вперед, то в ОДДС один раз указываем списание, а в ОПиУ каждый месяц добавляем расход на аренду. 

Кредиты → ОДДС + баланс, а проценты в ОПиУ

Представим, что компания взяла кредит. Деньги пришли на расчетный счет, их можно тратить, но сначала поступление нужно записать в отчетах:

По кредиту будут начисляться проценты. Поскольку это расходы компании, они попадают в ОПиУ и баланс:

Когда компания будет платить проценты по кредиту, операция попадает в Отчет о движении денежных средств и баланс:

Когда наступит время выплаты тела кредита, компания запишет его в ОДДС и балансе:

Тело кредита не попадает в ОПиУ, потому что это не выручка и не расход. Мы просто взяли деньги, прокрутили и вернули обратно. А проценты попадают, так как это расход — плата за пользование деньгами.

«Дебиторка» → ОПиУ + баланс или ОДДС + баланс

Теперь обратная ситуация: не компания должна банку, а кто-то должен компании. Это называется «дебиторкой». «Дебиторка» всегда попадает в баланс, но не всегда в ОДДС или ОПиУ.

Если мы отгрузили товар без оплаты, то клиент нам должен. Записываем сумму долга в два отчета — ОПиУ и баланс:

Когда клиент вернет долг, мы уже не будем записывать этот возврат в ОПиУ, но отметим в ОДДС и балансе:

Исключение — переводы между своими счетами

Есть операция-исключение, которая попадает только в один отчет — ОДДС. Это переводы между своими счетами.

Например, компания переводит деньги с одного расчетного счета на другой. Тогда на одном счете будет выбытие, на другом — поступление, а в ОПиУ и балансе ничего не поменяется:

ЗАРПЛАТА ВСЕГДА ПОПАДАЕТ В БАЛАНС

В какие отчеты попадут операции по зарплате, зависит от ситуации.

1. Зарплату начислили и сразу выплатили → ОПиУ + ОДДС + баланс.

Если компания начислила зарплату сотрудникам и сразу ее выплатила, цифры попадают во все три отчета: ОПиУ, ОДДС, баланс:

1. Зарплату начислили и не выплатили → ОПиУ + баланс.

Если компания начислила зарплату, но еще ее не выплатила, цифры попадают в ОПиУ как расходы и в баланс как «кредиторка» (задолженность перед сотрудниками):

1. Зарплату выплатили, но не начислили → ОДДС + баланс.

Ситуация с зарплатой: начислили в прошлом месяце, а переводим в этом. Операция попадает в ОДДС как списание, а в балансе корректируется «кредиторка». Если деньги переведены, то у нас больше нет долгов перед сотрудниками. Денег, соответственно, стало меньше:

ШПАРГАЛКА: В КАКИЕ ОТЧЕТЫ ПОПАДАЮТ ОПЕРАЦИИ

Отчеты связаны между собой: в балансе активы всегда равны пассивам, операции чаще всего попадают минимум в два отчета. Эта взаимосвязь помогает находить неучтенные данные и ошибки.

Чтобы искать такие ошибки было проще, мы подготовили небольшую шпаргалку по самым частым операциям: