Как бизнесу делать закупки, чтобы не забивать склад и не морозить деньги

Даже у опытных компаний бывает, что покупаешь, покупаешь всякое нужное, уже склад забит и вся «оборотка» в товаре, а продавать все равно нечего — то, что есть, не берут. Приходится устраивать распродажи, давать скидки, чтобы потом опять закупить что-нибудь ненужное, и так по кругу. Как из этого круга выйти, рассказываем в статье. Чтобы было понятнее и нагляднее, рассмотрим работу по закупкам на простом примере овощного магазина. Для более сложных расчетов можно использовать шаблон для управления запасами: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1E1Cqh_uK68JHscSNYva6aGTZtf4O6-FMurvE1RlJ-3Y/edit#gid=426593507. Нужно лишь скачать его и подставить свои данные.

ВЫСТРАИВАЕМ СИСТЕМУ ЗАКУПОК ЗА ШЕСТЬ ШАГОВ

Анатолий — владелец небольшого магазина «Овощи и фрукты». Он любит закупать все про запас: побольше картошки, манго и моркови, чтобы всегда были. Да только покупатели не спешат скупать овощи и фрукты. Получается, что владелец вкладывает деньги в товар, а тот лежит на складе и часто портится.

Анатолий пробовал заказывать поменьше. Тогда ему все время чего-нибудь не хватало. Например, пришел покупатель за помидорами, а они закончились. Считай, деньги прошли мимо.

Понятно, что Анатолий делает ошибки в закупках: забивает склад и замораживает деньги в товаре, а потом сидит без выручки, потому что продажи идут плохо. Ему нужно решать проблему с закупками и запасами. Для этого следует выстроить систему закупок. Рассмотрим, как Анатолий может это сделать за шесть шагов.

Шаг 1. Начинаем вести учет товаров

До системы Анатолию пока далеко. Сначала ему нужно начать вести корректный учет товаров. Для этого следует пересчитать все имеющиеся запасы и составить список в формате «наименование — количество». Например, так:

• картофель — 60 кг;

• лимоны — 10 кг;

• манго — 4 кг.

Такой учет можно вести как в специализированном программном обеспечении, так и в Excel или тетради в клеточку. Все зависит от количества наименований. Главное — все зафиксировать и регулярно пересчитывать.

Шаг 2. Определяем, какие товары приносят больше прибыли

Итак, список товаров у Анатолия есть. Теперь нужно выяснить, какие из них приносят больше всего прибыли, какие — просто лежат на складе. Для этого проводят ABC-анализ, который основан на принципе Парето: 20 % действий приносят 80 % результата, или 20 % товаров приносят 80 % прибыли.

ABC-анализ можно проводить по нескольким параметрам: выручка, прибыль, количество проданных единиц.

Обычно собственникам интересно, какие товары приносят больше маржи, поэтому ABC-анализ чаще всего проводят по маржинальной прибыли (это выручка за минусом переменных расходов). В случае с магазином переменными расходами будут траты на покупку и доставку овощей, фруктов.

Чтобы провести ABC-анализ, нужно знать маржинальную прибыль по каждому товару и долю товара в общем объеме продаж за выбранный период.

В случае с овощами и фруктами пишем, сколько маржинальной прибыли принес каждый товар за год (удобнее всего это делать в шаблоне для управления запасами. Выглядит это так (рис. 1).

Cумма маржинальной прибыли за год по всем товарам составила 5 157 100 руб. Если товаров слишком много, можно анализировать категории (например, овощи, фрукты, ягоды).

Итак, товары и объемы продаж по каждому товару собраны. Теперь нужно рассчитать долю каждого товара в прибыли и распределить по трем группам:

• группа А — товары, которые приносят 80 % прибыли;

• группа B — 15 % прибыли;

• группа C — 5 % прибыли.

Можно считать вручную или использовать наш шаблон (вкладка «ABC-анализ»). Долю в общем объеме прибыли рассчитываем в процентах, отношением суммы маржинальной прибыли каждого вида товара к общей сумме маржинальной прибыли. Например, доля груш во всей маржинальной прибыли составила:

3 000 000 руб. / 5 157 100 руб. × 100 % = 58,17 %.

Затем выстраиваем товары в порядке убывания значений доли маржинальной прибыли. Должна получиться такая таблица (рис. 2).

Анатолий увидел, что до 80 % прибыли ему приносят груши, помидоры и ящики с чем-то (группа А). Затем идут ананасы и картофель (группа B). А вот морковь, лимоны и манго — это всего лишь 5 % прибыли (группа С).

Теперь Анатолий может понять, как с какими товарами поступать:

• группа A — закупать регулярно и поддерживать запас, чтобы эти товары всегда были в наличии;

• группа B — закупать, запас держать поменьше;

• группа C — не держать запаса, закупать по мере необходимости.

Иногда бывает, что от группы C стоит отказаться или привозить только под заказ покупателей.

Шаг 3. Выясняем, что покупают стабильно

Анатолий понял, какие товары приносят больше прибыли, но еще нужно понять, какие из них продаются регулярно, какие — от раза к разу. Вдруг ананасы приносят 15 % годовой прибыли только в декабре, под Новый год? С этим поможет разобраться XYZ-анализ.

Для XYZ-анализа важно разбивать продажи по месяцам, чтобы оценить стабильность спроса. Для такого анализа нужно брать не маржинальную прибыль, а количество проданных товаров в штуках или килограммах.

Если брать сумму выручки или прибыли, есть риск получить недостаточно показательные результаты: внутри года выручка и прибыль могут меняться из-за скидок, наценок, повышения цен поставщиками, а не из-за нестабильного спроса на товар.

XYZ-анализ проводят в том же шаблоне, что и ABC-анализ. В итоге получается такая таблица (рис. 3).

Спрос стабилен на груши, ананасы и морковь. Картофель, манго и лимоны покупают когда как, а вот с помидорами все непредсказуемо.

Здесь также получается три группы товаров:

X — спрос стабильный, товар покупают регулярно примерно в одинаковом количестве;

Y — спрос нестабильный, но предсказуемый;

Z — спрос невозможно предсказать.

Кажется, Анатолий совсем запутался. Помидоры приносят много прибыли, но спрос на них предсказать невозможно. Морковь, от которой денег кот наплакал, покупают стабильно. Что делать? Здесь поможет сводный анализ. 

Шаг 4. Сводим результаты двух анализов

Чтобы понять, какие товары закупать, Анатолию нужно свести результаты двух анализов: взять товары и написать рядом две буквы. Одну — из ABC-анализа, вторую — из XYZ-анализа. Получится ассортиментная матрица, которая представлена на рис. 4.

Из ассортиментной матрицы видно:

• какие товары приносят прибыль и пользуются стабильным спросом;
• у каких средняя прибыль и средний спрос;
• какие не приносят прибыли или продаются непредсказуемо.

Такая сводная таблица может быть сформирована вручную или автоматически в нашем шаблоне во вкладке «Ассортиментная матрица».

Пары букв из АВС- и XYZ-анализа помогут Анатолию решить, какие товары закупать.

AX, BX — товары с высокой прибылью и стабильным спросом (рис. 5).

Нужно обеспечить достаточный запас таких товаров на складе. Заказываем регулярно, но без избытка. Например, в магазине каждый месяц продается 100 кг груш и 60 кг ананасов. Столько и заказываем.

AY, BY — товары приносят большую прибыль, но спрос на них нестабильный (рис. 6).

Если спрос колеблется из-за сезона или причины, которую можно предсказать, то заказываем такие товары, но без избытка. Если не можем предсказать, когда будет спрос, то берем этот товар с хорошим запасом: он приносит много прибыли, поэтому нужно, чтобы всегда был в наличии. В магазине это ящики с чем-то (берут по 100 кг, иногда по 155 кг) и картофель (покупают от 255 до 400 кг). Нужно, чтобы на складе запас этих товаров был по верхней планке.

AZ, BZ — товары этой группы приносят много прибыли, но спрос на них непрогнозируемый (рис. 7).

Если будем пытаться сохранить хороший запас этих товаров на складе, то просто его затоварим: купим много товара, который продается раз в год в рандомный день.

Здесь стоит пересмотреть принцип продажи: продавать под заказ или найти поставщиков, которые будут привозить товар быстро и небольшими партиями.

В магазине Анатолия таким товаром являются помидоры. Их берут по 50 кг, 150 кг, 280 кг. Анатолий может закупать помидоры по минимальному порогу, а остальное привозить под заказ.

CX, CY, CZ — товары, которые приносят мало прибыли (рис. 8).

Часть этих товаров со стабильным спросом, их нужно контролировать, чтобы не было лишних запасов. Часть таких товаров с нестабильным спросом вообще можно вывести из ассортимента.

В магазине это лимоны, манго и морковь. Следует контролировать остатки этих товаров, вовремя давать скидки или пересмотреть наценку, если их не берут из-за слишком высокой цены. Или заказывать поменьше — не 60 кг в месяц, а 10 кг.

Чтобы было проще ориентироваться по группам товаров, используем шпаргалку:

Мы разобрались с тем, какие товары приносят больше прибыли и пользуются стабильным спросом. Теперь примерно знаем, сколько чего заказывать, но пока не знаем, как часто это делать. Разобраться с частотой заказов поможет коэффициент оборачиваемости.

Шаг 5. Определяем, как быстро оборачиваются товары

Коэффициент оборачиваемости показывает, как быстро продаются товары относительно их запасов на складе. Что-то продается за три дня и снова нужно делать заказ, а что-то лежит месяцами и не требует пополнения.

Формула расчета коэффициента оборачиваемости:

Коэффициент оборачиваемости = Себестоимость реализованных за период товаров / Себестоимость среднего остатка товаров на складе за тот же период.

Так, коэффициент оборачиваемости по грушам — 50 (150 000 руб. / 3000 руб.).

Для магазина Анатолия расчет коэффициента будет выглядеть так (рис. 9).

Чем выше коэффициент, тем быстрее продаются товары, тем меньше времени они лежат на складе. Коэффициент груш в 50 означает, что за выбранный период (месяц) остаток груш на 3000 руб. можно продать 50 раз. Чтобы перевести это в дни, нужно количество дней периода разделить на коэффициент:

30 дн. / 50 = 0,6 дня.

За такое время Анатолий продаст остаток груш на 3000 руб. при тех же продажах.

Нормы оборачиваемости нет. Здесь нужно сравнивать товары между собой или смотреть динамику. У Анатолия груши продаются быстрее лимонов, картофель быстрее манго и т. д.

Коэффициент оборачиваемости помогает понять, с какой периодичностью продаются товары, и спрогнозировать продажи — сколько груш, картофеля, лимонов продадим за неделю или месяц, сколько будет лежать на складе.

С результатами ABC-, XYZ-анализов и коэффициентами оборачиваемости можно переходить к выстраиванию системы закупок.

Шаг 6. Выстраиваем систему закупок

Система закупок — это просто таблица, которая помогает компании закупить такое количество товаров, при котором не будет ни забитого склада, ни дефицита. Система — это расчет нужного объема заказа. Чтобы сделать расчет, понадобится несколько показателей:

• страховой запас в днях — на сколько дней продаж нужно иметь товаров на складе, ориентируемся на ABC-, XYZ-анализы;

• срок поставки в днях — от оформления заявки до доставки;

• среднедневные продажи — считаем по фактическим продажам;

• периодичность закупки — считаем по коэффициенту оборачиваемости с учетом возможностей компании;

• остаток для заказа — при каком остатке заказываем новую партию товара;

• оптимальный объем заказа.

Формулы расчета остатка для заказа и оптимального объема заказа:

Остаток для заказа = Среднедневные продажи × (Страховой запас в днях + Срок поставки);

Оптимальный объем заказа = Среднедневные продажи × Периодичность закупки.

В итоге должна получиться такая таблица (рис. 10).

Вот и всё: так мы определили, с какой периодичностью и сколько каких товаров нужно закупать, чтобы не забивать склад лишним, но и не сталкиваться с дефицитом.

На практике нужно учитывать еще два фактора:

• минимальный объем партии у поставщика: кто-то привозит по 1 кг, кто-то — только от 10 кг;

• минимальный объем для выгодной доставки: доставлять большими контейнерами обычно дешевле.

Чем меньше партия и чаще закупки, тем выше оборачиваемость товаров. Чем больше и реже мы заказываем, тем больше денег замораживаем в товарах. Здесь важно найти баланс между условиями поставщиков и небольшими закупками.

КАК НЕ ЗАБИВАТЬ СКЛАД НЕНУЖНЫМИ ТОВАРАМИ

Чтобы не забивать склад и закупать то, что получится продать, воспользуйтесь нашим чек-листом:

Работа с запасами — нескончаемый процесс. Нельзя один раз определить объем закупки и работать дальше. Нужно делать это каждый раз, когда планируете что-либо закупать.

http://noboring-finance.ru/