Планируем поступление финансовых средств от контрагентов с помощью Excel

ВВОДНАЯ ЧАСТЬ

Планирование притока денежных средств от контрагентов — важная составляющая финансового менеджмента, обеспечения нормального функционирования компании. В результате эффективного планирования финансовых поступлений:

• определяют уровень обеспеченности компании денежными средствами для исполнения своих обязательств;
• контролируют ликвидность и платежеспособность предприятия;
• исключают кассовые разрывы, необоснованное использование дополнительных заемных средств;
• балансируют поступление и расход денежных средств;
• инициируют разработку и реализацию организационных и финансово-экономических мероприятий по балансированию платежных средств.

Чтобы обеспечить эффективность планирования, нужно знать специфику отрасли, стратегические планы развития и текущее финансовое положение компании.

При планировании притока денежных средств в компанию финансисты часто сталкиваются со следующей проблематикой:

• показатели в разрезе краткосрочных периодов (месяц, неделя) сложно спрогнозировать с высокой точностью, поэтому используют агрегированные показатели;
• лишь незначительная часть договоров содержит строго регламентированные сроки отгрузки и оплаты заранее определенного ассортимента продукции;
• большинство договоров с покупателями рамочные. Объем и сроки денежных поступлений от реализации продукции устанавливают в дополнительных соглашениях, заявках и счетах, которые на этапе планирования отсутствуют;
• на момент формирования плана уже существуют договоренности, которые обеспечат компании приток денежных средств, но они не подкреплены документально. Это бизнес-планы по развитию новых сегментов бизнеса, договоры на стадии согласования с покупателями, заявки на участие в тендерах и электронных торгах на поставку произведенной продукции.

Учитывая важную роль планирования притока денежных средств, в данной статье рассмотрим, как преодолеть перечисленные проблемы и составить план денежных поступлений от контрагентов с понедельной детализацией.

ПРИМЕР ПЛАНИРОВАНИЯ ПОСТУПЛЕНИЙ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ С УЧЕТОМ СПЕЦИФИКИ БИЗНЕСА

Как сформировать план поступлений денежных средств с учетом специфики бизнеса, покажем на примере компании ООО «Альфа». Компания имеет следующие статьи денежных средств:

• от сдачи в аренду собственного недвижимого имущества (складские и торговые помещения);
• от продажи продукции собственного производства через официальных дилеров и ритейл;
• от реализации невостребованных запасов сырья, неликвидных материалов;
• проценты по депозиту, размещенному в банке.

В планируемом периоде прогнозируют поступление денежных средств по новому направлению бизнеса — грузоперевозкам. План составляют поэтапно.

ЭТАП 1. ПЛАНИРУЮТ ПОСТУПЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПО ДОГОВОРАМ И ГРАФИКАМ ПЛАТЕЖЕЙ.

Это наиболее простой и самый точный способ планирования. Требуется выполнить два шага.

Шаг 1. Организуют реестр договоров в форме, удобной для финансового планирования. В реестр (табл. 1) важно внести следующую информацию:

• статус договора — действующий, завершен в связи с окончанием срока действия или расторгнут по иным причинам. Например, договор с ООО «Жемчужина» аннулирован — финансовых поступлений не ожидают;
• исполнители по договору — для уточнения сведений и возложения ответственности за предоставленные показатели;
• перечень договоров по статьям поступлений (аренда, проценты к получению и др.).

Каждый договор в табл. 1 отображают по статьям поступлений. Например, с ООО «Виктория» заключено два договора: первый — на аренду (договор № 184), второй — дилерский (договор № 51).

Для удобства оперирования договорами, взятыми на учет в финансовой службе, им присваивают собственную последовательную нумерацию (столбец «№ договора — финслужба»).

Чтобы ускорить заполнение реестра, исключить ошибки и дубликаты наименований, для граф «Контрагент», «Статья поступлений», «Исполнитель», «Статус договора» настроено заполнение списком: вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных. В окне «Проверка вводимых значений» указывают тип данных Список, в поле Источник — предварительно проработанный перечень аналитик.

Шаг 2. На основании реестра договоров формируют график поступлений денежных средств (табл. 2). График организуют так, чтобы в дальнейшем была возможность отфильтровать показатели и просуммировать денежные поступления по статьям и неделям.

Таблицу 2 заполняют на основании графиков платежей, которые:

• прописаны непосредственно в тексте договора, в разделе порядка расчетов;
• подшиты к договорам в качестве отдельных приложений;
• вытекают из свершившихся событий:

– предоплата в течение 10 дней от даты подписания договора;

– оплата долга за партию продукции через 20 дней от даты приема-передачи продукции и т. д.

Поставлена цель недельного планирования. Поэтому если срок оплаты аренды до 10-го числа месяца, следующего за отчетным, то при внесении в график экономист выбирает соответствующую неделю: 08.07–14.07.2024; 05.08–11.08.2024; 09.09–15.09.2024.

Чтобы ускорить внесение графиков, с помощью функции «ВПР» автоматизирован ввод данных на основании номера договора для граф:

• Дата вступления договора в действие: =ВПР(B2;Договоры!$A$2:$H$16;3) (рис. 1);
• Дата окончания договора: =ВПР(B2;Договоры!$A$2:$H$16;4);
• Статус договора: =ВПР(B2;Договоры!$A$2:$H$16;8);
• Статья поступлений: =ВПР(B2;Договоры!$A$2:$H$16;6);
• Исполнитель: =ВПР(B2;Договоры!$A$2:$H$16;7).

При внесении графиков поступлений контролируют сроки действия и статусы договоров.

Согласно данным табл. 2 план поступлений процентов по депозиту составляет 30 тыс. руб., поступления от аренды — 87,9 тыс. руб. От реализации продукции через торговые сети планируют получить 639,2 тыс. руб.

Если графики отгрузки и платежей в договорах отсутствуют, компания работает под оперативные заказы покупателей, приток финансовых средств планируют от факта за:

• аналогичный период прошлого года;
• последний отчетный период текущего года с учетом коэффициента сезонности и других факторов.

Дополнительно по теме

Отчеты по клиентам: Excel поможет

Платежи и дебиторская задолженность в Excel: прогнозируем и анализируем

Экспресс-оценка финансового состояния компании