Оптимизация штата и оргструктуры компании

Проектирование изменений в штатной численности персонала и оптимизация организационной структуры — сложный процесс для любой компании. Визуализировать проект изменений в таблицах, детализировать отчетность и принять оптимальные решения в сжатые сроки помогут поэтапные действия, подробно изложенные в данной статье.

СЦЕНАРИИ ОПТИМИЗАЦИИ

Перед тем как начать оптимизацию численности персонала, изучают опыт других компаний, анализируют возможные сценарии, строго следуют распоряжениям руководства, стратегии компании, действующему законодательству.

Сценарии оптимизации, которые могут успешно применять специалисты компании:

1) устранение ошибок в организационно-штатной структуре. Распространенные ошибки:

• дублирование функций в различных подразделениях;
• выполнение отделами не свойственных им задач;
• наличие линейных подразделений с небольшим количеством сотрудников (2–3 человека). Такие подразделения следует объединять с отделами, близкими по профилю деятельности;

2) централизация или децентрализация функций управления. В группе компаний (ГК) часто централизуют следующие направления деятельности:

• закупки и продажи;
• управление персоналом и финансами;

3) передача отдельных бизнес-процессов на аутсорсинг. Выстраивают оптимальное соотношение между функциями, которые выполняют собственные подразделения, и услугами, которые закупают на стороне;

4) совмещение или переформирование департаментов, объединение должностей. Возможные решения:

• слияние подразделений, если в рамках нового бизнес-процесса два подразделения отвечают за один и тот же фрагмент процесса;
• перевод части подразделения в другое подразделение;
• создание нового подразделения, если при анализе оргструктуры выявляют фрагмент бизнес-процесса, за который никто не отвечает;

5) сокращение численности персонала, не участвующего в формировании прибыли компании;

6) использование всех доступных правовых механизмов:

• совместительство;
• повышение квалификации работников;
• программы стажировок.

Важный момент: выбор сценария оптимизации зависит от отраслевой принадлежности бизнеса, технологии производства, размеров компании и других факторов.

ОПТИМИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ШТАТНОЙ СТРУКТУРЫ И ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА

Предположим, руководство ставит экономической службе задачу — провести оптимизацию организационно-штатной структуры и численности персонала в сжатые сроки.

Если оптимизацию нужно провести в сжатые сроки, экономисты и управленцы вынуждены отказаться от следующих важных этапов:

• анкетирование персонала;
• хронометрирование работ, проведение фотографии рабочего дня и другие виды наблюдений;
• расчет численности согласно отраслевым штатным нормативам и их согласование с руководителями подразделений;
• автоматизация технологических операций, учета и отчетности;
• реализация пилотных проектов, которая позволила бы провести изменения в одном подразделении и компании группы и транслировать положительный опыт на другие сферы.

В таких условиях разработку проектов изменений делегируют руководителям на местах. При этом действуют поэтапно.

Этап 1. Доводят до руководителей подразделений стратегию оптимизации и новые планово-экономические показатели, которые они должны выполнить. Это могут быть следующие показатели:

• количество ставок к сокращению;
• количество торговых точек (филиалов) к закрытию;
• уровень прибыли (маржи);
• оптимизированный фонд оплаты труда;
• объем производства (оказания услуг) при обязательной 100%-ной норме выработки со стороны работников.

Этап 2. Разрабатывают форму проекта изменений в Excel (табл. 1) и направляют ее для оперативного заполнения в структурные подразделения (отделы, департаменты, филиалы, компании группы). При этом устанавливают срок представления заполненной формы в электронном виде за подписью руководителя подразделения.

Важный момент: форму проекта изменений в Excel настраивают в виде плоской таблицы.

Требования к плоской таблице:

• простая однострочная шапка, где у каждого столбца свое уникальное название (имя поля);
• нет объединенных ячеек;
• нет разрывов в виде пустых строк и столбцов;
• одна строка — одна законченная операция (подразделение, должность, проект и т. д.).

Это обеспечит удобную консолидацию данных по подразделениям с помощью Power Query на следующих этапах.

Согласно запроектированным изменениям (см. табл. 1) в Восточном филиале упраздняется должность кладовщика. Обязанности по выдаче инструмента, списанию комплектующих возложат на мастеров и бригадиров электроцеха. Поскольку ставка была занята, решение по избыточной численности персонала — сокращение с соблюдением всех законодательных требований или перевод на вакантные ставки.

До оптимизации численности в филиале не хватало электромонтеров по ремонту и обслуживанию оборудования. В результате изменений планируется сократить ставки дежурных электромонтеров, а рабочих перевести на вакантные ставки электромонтеров по ремонту и обслуживанию оборудования. Квалификация персонала позволяет это сделать.

Таким образом, по должности электромонтеров сокращаются только вакантные ставки, а выполнение необходимого объема работы планируется за счет:

• изменения графиков работы;
• оперативного управления наряд-заданиями;
• профессиональной расстановки приоритетов в очередности работы.

Стратегией группы компаний предусмотрена централизация закупок, поэтому из организационной структуры исключают отдел закупок. Запланирован перевод двух сотрудников в Центральный филиал.

Мы не будем рассматривать все подразделения и должности подробно, поэтому в табл. 1 они обозначены как прочие. Обратите внимание, что на 45 ставок в штатном расписании после оптимизации приходится 44 сотрудника.

Избыточная численность со знаком минус (–1) означает, что на данную ставку могут перевести сотрудника либо объем работ выполнят имеющиеся сотрудники, которым предоставят совместительство или выплатят надбавку за повышенный объем работы.

Аналогичный анализ специалисты проводят по всем другим полученным запросам на изменения. Чтобы увидеть целостный проект изменений, нужны консолидированные данные.