Как обезопасить предприятие от просроченных долгов

Для поддержания финансового состояния компании необходимо оперативно выявлять просроченные долги, принимать меры по взысканию кредиторской задолженности, своевременному погашению дебиторской задолженности. О том, как организовать работу по управлению рисками просроченных долгов, читайте в статье.

ДЕБИТОРСКАЯ И КРЕДИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ. ТЕКУЩИЙ И ПРОСРОЧЕННЫЙ ДОЛГ

Предпринимательская деятельность любой компании связана с заключением и выполнением договорных обязательств. Причем договорные отношения возникают как с юридическими, так и с физическими лицами. Чаще всего расчеты производятся на отчетную дату (например, на последнее число текущего месяца).

Если компания выполнила условия договора, а контрагент не исполнил встречное обязательство (полностью или частично), у нее возникает дебиторская задолженность — долг контрагента компании на конец месяца.

Если компания не выполнила условия договора перед контрагентом, она является должником. На отчетную дату у компании будет числиться кредиторская задолженность.

В любом из этих случаев в учете компании отражается долг (дебиторский или кредиторский). Факт наличия долга в учете — это текущая ситуация в хозяйственной деятельности. Исходя из этого, можно дать определение долга.

Долг — это наличие в учете непогашенной (не полностью погашенной) задолженности на отчетную дату. Отчетная дата может быть любой, исходя из потребности сторон для выявления долга.

Учитывая долги как составную часть расчетных операций, компания должна выявлять текущие и просроченные долги. Понятия «текущие» и «просроченные» долги в зависимости от ситуации имеют разную трактовку.

Предоставляя информацию банкам, рекомендуется учесть определение текущей задолженности, размещенное на сайте Банка России в разделе ответов на частные вопросы: «Под текущей задолженностью понимается любая, образовавшаяся на определенную дату непогашенная задолженность заемщика по кредитному договору (договору займа), то есть размер всех платежей, причитающихся кредитору по кредитному договору (договору займа) на дату установления льготного периода». Для банка это будет общая сумма долга на эту дату, независимо от периода ее образования.

При проведении сверки внутри компании и с иными контрагентами рекомендуется применять следующее понятие текущей и просроченной задолженности (как дебиторской, так и кредиторской):

• если задолженность начислена, но срок ее погашения, предусмотренный договором или законом, не истек, то это текущая задолженность;

• если задолженность не погашена в установленный срок, то на следующий день после окончания этого срока она считается просроченной.

ВЫЯВЛЯЕМ ПРОСРОЧЕННУЮ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ — ПРИНИМАЕМ МЕРЫ КО ВЗЫСКАНИЮ

Наличие просроченного долга всегда негативно отражается на финансах компании. Ведь при планировании бюджета компания в основу его модели закладывает проведение своевременных расчетов.

Поскольку могут быть просроченные долги, бюджет должен предусматривать наличие подушки безопасности — финансовых источников для:

• временного покрытия ожидаемых, но не поступивших сумм от дебиторов;

• погашения собственных задолженностей, которые не планировались ранее.

Компания должна систематически контролировать имеющуюся задолженность и сроки ее погашения.

Для поддержания финансового состояния компании необходимо оперативно выявлять просроченную задолженность и принимать меры по ее взысканию. Для этого рекомендуем организовать работу следующим образом.

1. Регулярно проводите инвентаризацию задолженности.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета компания обязана это делать как минимум раз в год, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности[1]. Однако контрагенты вправе проводить сверки на любые даты, исходя из потребности в сверке сумм, а также из объемов исполнения договорных обязательств.

Могут возникать ситуации, когда сверка взаиморасчетов поможет избежать ошибок в бухучете и конфликтов с контрагентами. Пример таких ситуаций:

• проведение инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами;

• предоставление рассрочки платежа покупателю;

• длительное сотрудничество с контрагентом;

• значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров, услуг.

2. Поддерживайте контакты с должником.

Следует постоянно поддерживать контакты с должником: посылать напоминания о приближении сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте), вести телефонные переговоры, встречаться лично с руководством должника, выставлять претензии.

Нужно помнить о финансовых способах воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа:

• применение штрафных санкций;
• предложения о проведении взаимозачетов;
• продажа задолженности;
• использование договора цессии или факторинга;
• инициация процедуры банкротства и др.

3. Сверяйте задолженность с должником.

С контрагентом следует сверять сумму задолженности. Формы документов для проведения и оформления результатов инвентаризации задолженности компания вправе разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике[2].

Можно использовать Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (унифицированная форма ИНВ-17, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Акт составляют в двух экземплярах: один — для компании, другой — для контрагента. После подписания акта руководителем компании или уполномоченным лицом задолженность считается согласованной.

По расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами обязательно нужно получить от ИФНС и внебюджетных фондов документы, подтверждающие суммы задолженности[3]. Нельзя оставлять в бухгалтерском балансе неурегулированные суммы по этим расчетам.

Если контрагент подписывает Акт сверки, он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность оплатить долг. Акт сверки вместе с другими оправдательными документами служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Акт сверки необходим при обращении организации в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары, оказанные услуги. Ведь одна из основных задач инвентаризации — выявить просроченную задолженность.

ЭТО ВАЖНО

Просроченная задолженность может возникать из-за несвоевременного получения (неполучения) суммы аванса, оговоренной сторонами в договоре. Это является основанием для ее учета в составе просроченных долгов.

4. Направлять контрагентам требование (претензию) о добровольном погашении задолженности.

Для взыскания просроченной задолженности следует направлять контрагентам требование (претензию) о добровольном погашении задолженности, в случае неисполнения такого требования — обращаться за взысканием в суд.

Если долг не погашен в срок, нужно решить вопрос о добровольном возврате долга или о его принудительном взыскании.

Преимущества досудебного урегулирования долга:

• отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд;

• взаимовыгодное разрешение ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимодействия организаций.

Выбор того или иного метода зависит от суммы задолженности, количества дней просрочки, готовности должника к погашению долга и других факторов.