Аналитика поступлений денежных средств в Excel

Большинство финансовых менеджеров при решении проблем кассовых разрывов концентрируется исключительно на контроле исходящих платежей. Избежать негативных последствий кассовых разрывов поможет эффективная система анализа поступления выручки. В статье рассмотрим, как с помощью Excel организовать сбор и консолидацию финансовых сведений, как сформировать на их основе оперативные отчеты для анализа и контроля поступления денежных средств.

ОРГАНИЗАЦИЯ СБОРА И КОНСОЛИДАЦИИ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ АНАЛИЗА ДАННЫХ О ПОСТУПЛЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Рассмотрим, как анализировать и планировать поступление денежных средств, на примере условной компании «Омега». Основной вид деятельности компании — производство кухонь. Дополнительные сегменты деятельности, приносящие прибыль: сдача в аренду помещений, логистика, эксплуатация железнодорожных путей.

Чтобы организовать в Excel систему сбора и консолидации информации о поступлении денежных средств, необходимо создать:

• справочники;
• реестр ожидаемых поступлений;
• консолидированный отчет о поступлении денежных средств;
• аналитики на базе консолидированного отчета.

Рассмотрим порядок и особенности формирования каждого указанного инструмента этой системы.

Создание справочников

Чтобы взять под контроль поступление денежных средств, прорабатывают аналитики, в разрезе которых финансовому директору нужна информация о поступлении денежных средств. Аналитики формируют в виде справочников (рис. 1).

В справочнике «План_Факт» используют три статуса поступления денежных средств:

• план — утвержденный в компании бюджет доходов или план продаж в разрезе сегментов (аренда помещений, производство кухонь, логистика), типов клиентов (арендатор, дилерская сеть, клиент) и других аналитик;

• ожидание — поступления, запланированные подтверждающими документами (договорами, накладными на отгрузку продукции, счетами, дополнительными соглашениями на услуги доставки, графиками погашения дебиторской задолженности и т. д.), но еще не поступившие;

• факт — фактические поступления денежных средств на банковские счета или в кассу компании за отгруженную продукцию или оказанные услуги.

Создание Реестра ожидаемых поступлений

После создания справочников разрабатывают универсальный Реестр ожидаемых поступлений (далее — Реестр) для сбора информации по сегментам деятельности (кухни, аренда помещений, логистика, эксплуатация ж/д путей). Закрепляют ответственных за оперативное внесение информации в Реестр и направление его финансовому специалисту, который отвечает за консолидацию данных. Как правило, это менеджеры по направлениям продаж.

Реестр заполняют вручную или настраивают получение информации из информационной системы.