Как построить систему управленческого учета с нуля

Управленческий учет — система сбора и анализа информации о деятельности предприятия, которая ориентирована на потребности его руководства. Она позволяет контролировать текущую деятельность, планировать стратегию и тактику, оптимально использовать ресурсы, измерять и оценивать результаты работы. Рассмотрим, как построить управленческую систему учета в компании, приведем пример управленческого учета запасов.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ПО ПОСТРОЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Шаг 1. Выясняем у собственников и топ-менеджмента компании, что они стремятся получить от системы управленческого учета, какие отчеты и показатели хотят видеть, с какой периодичностью их нужно предоставлять.

Систему учета необходимо настроить на обеспечение руководства информацией, которая помогает оценивать текущее положение дел в компании, соответствие показателей целевым и плановым. Это позволит управленцам своевременно вмешаться и откорректировать ситуацию.

Шаг 2. Создаем рабочую группу. Как правило, когда речь идет о внедрении управленческого учета, в штат принимают экономиста или создают отдельные экономические подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Ошибкой будет возложить все функции исключительно на «классических» бухгалтеров.

Специфика бухгалтерской работы — следовать букве закона, при отсутствии регламентов бухгалтер просто теряется. У большинства бухгалтеров сложности вызывает и проведение финансового, экономического анализа.

Другое дело, что для целей управленческого учета нужна та же первичная учетная документация — накладные складов, банковская выписка. Соответственно, от бухгалтера понадобятся фактические данные. Поэтому главного бухгалтера (его заместителя) в состав рабочей группы необходимо включить обязательно. Идеальный вариант для внедрения и ведения управленческого учета — экономист с навыками бухгалтера (или наоборот).

В рабочую группу включают специалиста отдела информационных технологий. Его обязанности:

• автоматизация процесса получения показателей (например, путем импорта данных о поступлениях денежных средств из системы «Клиент-Банк»);
• построение форм отчетности в используемом программном обеспечении.

В состав рабочей группы включают профильных специалистов, руководителей подразделений. Если поставлена задача внедрить управленческий учет запасов, то в группу должны войти начальник материального отдела бухгалтерии, заведующий складом.

Следует определить, будет ли компания пользоваться услугами сторонних экспертов. Если да, то нужно выбрать консалтинговую фирму или конкретного эксперта.

Задачи рабочей группы:

1.                  Разработка и внедрение управленческого учета.

2.                  Принятие решений по утверждению выработанных стандартов, правил, методик учета.

3.                  Принятие управленческих решений в процессе выполнения работ.

4.                  Администрирование системы учета, руководство процессом, контроль.

5.                  Непосредственные контакты с владельцами информации.

Важно, чтобы сотрудники, занимающиеся управленческим учетом, владели методологией, были компетентными, имели доступ к необходимой информации. Например, часто от экономистов скрывают аспекты, имеющие отношение к оптимизации налогообложения. Поэтому перед руководством стоит выбор: получать достоверную управленческую отчетность и предоставить экономисту соответствующие права доступа или продолжать скрывать отдельные факты (тогда об адекватности и достоверности отчетов не может быть и речи).

Шаг 3. Анализируем хозяйственную деятельность, существующую систему учета, набор первичной учетной документации «как есть», проводим ревизию источников информации (табл. 1).

Задачи анализа и ревизии:

• определение специфики заполнения документов;
• определение методики расчетов;
• рассмотрение сценариев заполнения документов;
• изучение процесса перенесения данных бухгалтерского учета в аналитическую отчетность планово-экономического отдела.

Например, в целях управленческого учета важно знать, какие данные указывает начальник отдела снабжения при оформлении заявки на оплату поставщикам, поскольку на их основе формируется очередность оплаты, аналитика оплаты по направлениям деятельности, проектам.

Шаг 4. Выбираем инструментарий, системы, методику управленческого учета (далее — инструмент). В данном случае используют информацию, полученную на предыдущих этапах, а также опыт, навыки и теоретические знания членов рабочей группы.

Рабочей группе предстоит выбрать один или несколько инструментов:

• метод учета затрат и формирования себестоимости — позаказный, попередельный (попроцессный) или нормативный;
• проектное управление;
• бюджетирование;
• управленческий план счетов;
• ключевые показатели эффективности;
• расчет точки безубыточности;
• директ-костинг, АВС-костинг, тагет-костинг, стандарт-костинг;
• анализ — финансовый, функционально-стоимостной, факторный, SWOT;
• статические и динамические инструменты инвестиционных расчетов.

Шаг 5. Разрабатываем управленческую отчетность (формы, таблицы, диаграммы).

При разработке управленческой отчетности необходимо следовать указаниям руководителя, который на основании этой отчетности будет принимать решения.