Материалы на производственном предприятии: контроль движения и списания

Материалы занимают существенную долю в расходах многих производственных предприятий. При этом зачастую покупаются ненужные материалы, а нужные из-за бесхозяйственности могут без движения долго лежать на складе, теряя свои свойства, обесцениваясь. Чтобы избежать подобных рисков, следует наладить контроль за движением и расходом материалов. Из статьи вы узнаете, как правильно организовать аналитический и складской учет материалов, документально оформить их поступление, движение и списание.

МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

Учет материалов на предприятии нужно строить на основе положений Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы»[1]. Данный стандарт применяется начиная с бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2021 г.

Сырье, материалы, топливо, запасные части, комплектующие изделия, покупные полуфабрикаты, предназначенные для использования при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, в соответствии с положениями ФСБУ 5/2019 «Запасы» являются запасами.

Чтобы признать поступление в компанию запасов, в том числе материалов, необходимо следующее:

• затраты, понесенные в связи с их приобретением или созданием, обеспечат получение в будущем экономических выгод;

• определена сумма затрат, понесенных в связи с их приобретением или созданием, или приравненная к ней величина.

Строгое, правильное и своевременное документальное оформление поступления, любого перемещения и списания активов — залог сохранности материалов, порядка в их учете.

Финансисты, экономисты должны разбираться в основах бухгалтерского учета. Это необходимо, чтобы квалифицированно выполнять свои трудовые функции. В рамках этого понимания нужно знать, на каких счетах бухучета учитываются те или иные активы и обязательства компании.

Так, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению[2] для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запчастей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей и тому подобных ценностей организации (в том числе находящихся в пути и переработке) используется счет 10 «Материалы».

Запасы признаются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости, в которую включают:

• суммы, уплаченные и (или) подлежащие уплате организацией поставщику (продавцу, подрядчику) при приобретении (создании) запасов;

• затраты на заготовку и доставку запасов до места их потребления (продажи, использования);

• затраты по доведению запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях;

• величину возникшего в связи с приобретением (созданием) запасов оценочного обязательства по демонтажу, утилизации запасов и восстановлению окружающей среды;

• связанные с приобретением (созданием) запасов проценты, которые подлежат включению в стоимость инвестиционного актива;

• иные затраты, связанные с приобретением (созданием) запасов.

ООО «Вымпел» приобрело у поставщика материалы. Стоимость партии материалов — 802 000 руб. При этом компания понесла дополнительные расходы на:

• доставку приобретенных материалов до своего склада — 12 000 руб.;

• сортировку приобретенных материалов — 24 178 руб.

Фактическая себестоимость приобретенной партии материалов составит:

802 000 руб. + 12 000 руб. + 24 178 руб. = 838 178 руб.

Чтобы контролировать сохранность материалов, необходимо систематически проводить инвентаризации. Нужно проверять все без исключения материалы, осуществлять пересчет, перевес, обмер каждого вида материалов. Только серьезный подход к проведению инвентаризаций позволит предотвратить воровство, халатность и бесхозяйственность.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЛЬНОМУ ОФОРМЛЕНИЮ ПОСТУПЛЕНИЯ, ДВИЖЕНИЯ И СПИСАНИЯ МАТЕРИАЛОВ

Важно правильно оформлять движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в организации, так как на основе оформленной документации:

• осуществляют учет и контроль материалов;

• налоговики и суды принимают важные, очень существенные в стоимостном плане решения.

Некорректно оформленная документация зачастую служит основанием для признания арбитрами претензий к материально ответственным работникам, а также признания того, что компания реально не понесла спорных расходов.

Рассмотрим документы, которые должны быть оформлены в отношении поступления и движения материалов.

Документы, оформляемые при приемке материалов

Основанием для оприходования материалов на складе компании будут первичные документы поставщика — накладная, универсальный передаточный документ.

На основании документов поставщика в организации формируют внутренний документ — приходный ордер (форма № М-4).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Унифицированная форма № М-4, как и все указанные в статье формы[3], не является обязательной к применению. Компания в силу своей специфики, внутренних требований может самостоятельно разработать форму приходного ордера. Как показывает практика, чаще всего используют унифицированные формы. При необходимости в них вносят определенные изменения, соответствующие требованиям конкретного учета.

Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Его нужно выписывать на фактически принятое количество ценностей.

Если есть количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, составляют акт о приемке материалов (форма № М-7). Эту форму также необходимо оформлять, если ценности поступили без документов.

Акт в двух экземплярах составляют члены приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Для чего нужна форма № М-7? Этот документ представляет собой юридическое основание для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Документы, оформляемые для учета сохранности материалов

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру применяют карточку учета материалов (форма № М-17).  Ее заполняет на каждый номенклатурный номер материала материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Важный момент: для сокращения количества первичных документов отпуск материалов можно оформить непосредственно в карточках учета материалов.

Нужно отметить, что вместо карточек складского учета допустимо вести учет в книгах складского учета.