Аренда и управление недвижимостью: учет и отчетность по продажам

Как анализировать управление недвижимостью разных типов: торговыми и офисными центрами, складами?

Как сформировать реестры договоров аренды с возможностью гибкой группировки и отбора по различным характеристикам?

Как отобразить в отчетах запланированные платежи по аренде и сопутствующим услугам?

В первой части статьи мы организовали Журнал договоров (см. табл. 14 в ч. 1 статьи). Продолжим оптимизацию Excel-модели и дополним ее эффективными отчетами и диаграммами, которые позволят анализировать продажи с развернутой детализацией и произвольной группировкой данных, планировать платежи по аренде и сопутствующим услугам, проводить план-фактный анализ.

Формируем эффективные отчеты на базе Журнала договоров

Отчет 1. Арендная плата за период (лист Excel-модели АрендаП)

Источник данных для отчета — Журнал договоров (см. табл. 14 ч. 1 статьи).

Список полей сводной таблицы 17:

• фильтр отчета — Услуга;

• названия строк — Объект кратко;

• значения — Оплата за период;

• названия столбцов — Статус. Фильтром отбираем только две графы, остальные не информативны для этого отчета.

Из отчета в табл. 17 видим, что годовой план продаж по аренде — 1178,7 тыс. руб. Фактически заключено договоров на 489,2 тыс. руб. Так, за сдачу в аренду Офиса 101 компания в год планировала получить 63,4 тыс. руб., а ввиду простаивания площадей выручка составит только 44,2 тыс. руб.

На локации промзона «Восточная» склады № 3 и 6 вообще не сданы в аренду — предположим, это оперативная информация на 10 сентября.

Сформируем отчет по арендной плате за период отдельно по каждой локации (табл. 18).

Так, в промзоне «Восточная» при плане 469,8 тыс. руб. заключено договоров аренды на 137,04 тыс. руб. Это только 29 % от плана. До конца года еще есть вероятность сдать в аренду пустующие склады, но плановый уровень выручки получен не будет. Значит, компании необходимо снижать расходы, чтобы не допустить высоких убытков, либо повышать арендные ставки.

Сформируем отчеты, как в табл. 18, по другим локациям:

• бизнес-центр «Южный» — здесь более высокие показатели: при плане 526,6 тыс. руб. факт — 274,2 тыс. руб., годовой план выполнен на 52,1 %;

• торговый центр «Меркурий» — при плане 184,8 тыс. руб. факт — 78,0 тыс. руб. Здесь ситуация перспективная, так как в аренду сданы все площади, планируется заключить договоры с арендаторами на длительный срок.

Как видим, выручка от аренды снижена по всем локациям. В компании за локациями закреплены разные менеджеры. Возможно, причина снижения — в неправильной мотивации персонала.

Здесь мы на время отложим в сторону наши отчеты и поговорим об очень важном факторе, который влияет на выполнение плана продаж от сдачи недвижимости в аренду.

Мотивация персонала

Успешность агентства зависит в том числе от правильно разработанной системы мотивации. В первую очередь мотивация должна быть ориентирована на результат.

Система мотивации агента по недвижимости должна строиться по принципу:

Зарплата = Твердый оклад (фиксированная ставка) + Процент от закрытых сделок.

Можно добавить в расчет зарплаты несколько KPI, от которых зависит результат. Показатели установите на определенный период (обычно это месяц, в зависимости от бизнес-задач).

Система расчета зарплаты для сотрудников кол-центра несколько отличается от расчета зарплаты агента по недвижимости. В ней тоже есть твердый оклад, но бонусная составляющая зависит от выполнения плана по назначенным и реально проведенным встречам. Можно добавить в мотивацию такие KPI, как работа по скрипту, скорость обработки звонка, показатели улучшения бизнес-процессов.

Для разработки планов сотрудникам используют метод декомпозиции целей и планов по прибыли всей компании. Рассчитывают, сколько и каких действий нужно ежедневно совершить менеджеру, чтобы получить запланированную руководством прибыль. Например, сколько нужно совершить первичных звонков, провести встреч, презентаций, выставить счетов и т. д.

Следующий важный аспект в выполнении плана продаж — правильный подбор персонала. Брать на должность менеджера-риелтора следует тех, у кого есть опыт работы в этой же сфере или релевантной. При выборе риелтора учитывайте, что проще и быстрее адаптируется к вашему бизнесу тот, у кого в предыдущей компании была похожая схема работы, аналогичный средний чек.

При поиске сотрудника обращайте внимание на уровень компании, в которой он ранее работал, на то, соответствует ли ее база обучения менеджеров по продажам вашим требованиям. Если на должность менеджера возьмете новичка, понадобятся тренинги по продажам, а это время и дополнительные затраты.

Планирование найма сотрудников напрямую связано с прогнозированием прибыли. Чтобы достичь плановых показателей выручки, нужно понимать, сколько сотрудников и с каким функционалом должно работать в компании.

Две основные задачи при подборе персонала — найти эффективного менеджера и максимально быстро адаптировать его под бизнес-процессы компании. Чтобы успешно справиться с этими задачами, опишите все этапы бизнес-процессов продаж и на их основе уточните, какими навыками и компетенциями должен обладать сотрудник. Это позволит определить круг задач, которые сотрудник должен решать — его функционал, и какие качества (профессиональные и личностные) при этом необходимы.

Разные каналы продаж требуют разных навыков. Где-то это элементы переговоров и презентации, отдельные навыки нужны для холодных звонков. В результате компания получает навыковую модель сотрудника отдела продаж. А уже на ее основе формируются профили должностей и фактическое описание вакансий. 

Все эти факторы важно учитывать при оценке план-фактных отклонений в доходах по аренде.

Вернемся к отчетам.

Отчет 2. Потери (лист Excel-модели Потери)

Мы рассмотрели причины, по которым может снизиться уровень выручки по сравнению с планом. Однако при организации Журнала договоров (см. табл. 14 ч. 1) мы оговаривали, что отдельные площади, которыми располагает компания, заведомо не включены в план продаж, чтобы его не завышать. Сформируем по ним отчет (рис. 8, табл. 19).