Дефектный акт как инструмент контроля и учета затрат на ремонт оборудования

Как обеспечить прозрачность затрат на ремонт оборудования?

Как разработать дефектный акт с учетом специфики предприятия и внедрить его на практике?

Кому поручить внесение данных в дефектные акты и их анализ?

В чем преимущества использования этой формы учета?

Существенной статьей расходов любой производственной компании является ремонт оборудования. Задача экономиста — проконтролировать такие расходы, обеспечить их прозрачность и, по возможности, оптимизировать. При этом необходимо помнить, что согласно положениям бухгалтерского и налогового учета расходы на ремонт должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Одним из инструментов, позволяющих решить все поставленные задачи, является дефектный акт на ремонт оборудования.

Формальности

Дефектный акт, который будет отвечать интересам компании, — результат работы команды, в которую должны входить:

• представители подразделения, эксплуатирующего оборудование — именно они выписывают акт, являются инициаторами ремонта, первыми обнаруживают неисправность, наиболее заинтересованы в работоспособности оборудования;
• представители ремонтной службы — непосредственного исполнителя ремонта; они в основном документируют процесс ремонта, заполняют дефектный акт;
• лицо, принимающее оборудование из ремонта, либо независимый эксперт, специалист независимого структурного подразделения. Их цель — независимый и грамотный контроль результатов работы, эксплуатации;
• специалист по учету и экономическим вопросам, задачи которого — учет и контроль затрат, накопление управленческой информации, формирование отчетности, анализ затрат.

Дефектный акт должен содержать реквизиты первичного учетного документа. Перечислим их:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ (в нашем случае — дефектный акт) должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

3 аспекта, которые обязательно должны быть отражены в дефектном акте (в дополнение к вышеуказанным):

1) ремонтируемый объект должен быть четко идентифицирован — по инвентарному номеру, маркировочному номеру, штрих-коду (если на предприятии внедрена система штрихкодирования оборудования, вводимого в эксплуатацию);

2) причина ремонта (какие неполадки и дефекты уже появились или могут появиться, если своевременно не заменить определенные детали);

3) действия, которые выполнены или должны быть выполнены, чтобы привести оборудование в рабочее состояние, само описание ремонта.

Дефектный акт визирует группа лиц, утверждает руководитель либо уполномоченное лицо.

Мы рекомендуем

Внедрение дефектных актов требует времени (в зависимости от размеров предприятия, но не менее 2-х месяцев). Поэтому на начальном этапе рекомендуем применять этот инструмент на одном из участков (цехов), для одной группы оборудования, например, там, где самые большие затраты на ремонт или где простаивание оборудования в ремонте приносит значительные финансовые потери вследствие отставания от плана производства.

Не следует начинать применять дефектные акты абсолютно для всего оборудования, то есть не нужно выписывать такие акты для ремонта тачки, латания бадьи или ремонта принтера в бухгалтерии — для таких случаев стоит разработать более простой и менее трудозатратный вариант.