Какие ошибки в системе управленческого учета недопустимы?

На каких принципах и по какой методике строится управленческий учет?

Какие ошибки в системе управленческого учета считаются критичными?

Как их минимизировать?

Управленческий учет в первую очередь необходим для оперативного получения данных о результатах деятельности компании и сопоставлении их с утвержденными планами развития бизнеса. На основе информации управленческого учета оценивается критичность отклонений между фактом и планом, выявляются причины критических отклонений и принимаются управленческие решения по их минимизации. Соответственно, от качества работы системы управленческого учета зависит и актуальность принимаемых решений.

Конечно, как и любая другая сложная система, управленческий учет не застрахован от ошибок. Но учитывая его важность в процессе управления деятельностью компании, руководитель финансово-экономической службы просто обязан не допустить появления таких ошибок, которые могут повлиять на корректность информации о результатах работы компании и управленческих решений, принимаемых на основе данных управленческого учета.

Поговорим о том, какие же ошибки недопустимы на стадиях построения и функционирования системы управленческого учета.

Принципы и методика построения системы управленческого учета

Для того чтобы перечисленные принципы работали, должны выполняться определенные требования.

Основные требования к системе управленческого учета следующие:

1. Наличие механизма планирования (бюджетирования) деятельности компании, позволяющего:

– проводить предварительный сравнительный анализ принимаемых решений;

– рассчитывать плановые, экономически оправданные (в соответствии с установленными внутренними нормами и лимитами в компании) показатели затрат;

– прогнозировать результаты деятельности и обосновывать управленческие решения по развитию бизнеса;

– проводить анализ отклонений фактических показателей от плановых и выявлять их причины.

2. Прозрачная система учета затрат, позволяющая не только определить их достоверную общую величину, но и проанализировать затраты по видам, статьям, местам возникновения, носителям, центрам ответственности и в других разрезах, необходимых для адекватного контроля хозяйственной деятельности и управления компанией.

3. Наличие эффективной системы внутреннего контроля (аудита) данных управленческого учета, цель которой — обеспечить конечного пользователя максимально достоверной управленческой информацией.

4. Наличие эффективного с точки зрения решения управленческих задач пакета внутренней отчетности, позволяющего как анализировать результаты деятельности компании, так и принимать управленческие решения по минимизации негативных тенденций в ее работе.

5. Наличие механизма оценки динамики себестоимости продукции (работ, услуг) и рентабельности бизнеса по направлениям деятельности компании и отдельных номенклатурных групп.

6. Наличие процедур проведения анализа и принятия управленческих решений, связанных с вопросами формирования производственных и финансовых планов, ценообразования, оценки инвестиционных проектов и т. д.

7. Наличие четкого механизма управления бизнес-процессами компании (системы контрольных показателей, регламента их планирования, получения отчетов, анализа и оценки, стимулирования).

Несоответствие этим требованиям — критическая ошибка системы управленческого учета, которая возникает еще на стадии построения системы.

Если не выполняется хотя бы одно из перечисленных требований, система управленческого учета не может быть признана эффективной и отвечающей в полной мере своим целям.

Так, отсутствие качественного механизма планирования (бюджетирования) деятельности компании неизбежно приведет к критической ошибке в использовании ресурсов и неадекватной оценке конкурентоспособности компании на рынке, что в конечном счете повышает риски банкротства.

Если в системе управленческого учета нет достаточно подробной аналитики затрат, компания рискует не получить достоверной картины формирования как себестоимости продукции (работ, услуг), так и финансового результата деятельности компании. Последствия этой ошибки построения системы управленческого учета — проблемы с адекватностью ценовой политики и оптимизацией затрат в разрезе бизнес-процессов.

Без действующей системы внутреннего аудита данных управленческого учета практически невозможно минимизировать риски некорректности управленческой информации.

Пристальное внимание следует уделить и такому вопросу функционирования системы управленческого учета, как набор форм управленческой отчетности и перечень ее показателей. От того, насколько пакет управленческой отчетности соответствует целям развития бизнеса, напрямую зависит качество принимаемых управленческих решений.

Отсутствие утвержденных процедур анализа результатов деятельности и принятия управленческих решений значительно повышает риски ошибок в области планирования развития бизнеса, ценовой и сбытовой политик, инвестирования в развитие бизнеса и т. д.

Наконец, без механизма управления бизнес-процессами компании вряд ли возможно обеспечить ее стабильное развитие и получить конкурентные преимущества.

Чтобы избежать всех этих ошибок на этапе построения системы управленческого учета, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Анализ наиболее критичных ошибок в системе управленческого учета

В процессе функционирования системы управленческого учета, конечно, нельзя исключить появление ошибок, так как управленческие данные формируются большим числом сотрудников разных функциональных подразделений компании. Но так как за качество и своевременность управленческой отчетности отвечает руководитель финансово-экономической службы, именно он и должен определить, какие ошибки считаются приемлемыми, а какие — критичными для системы управленческого учета конкретной компании.

В то же время можно выделить перечень общих для всех предприятий ошибок системы управленческого учета, которые гарантированно приводят как к снижению эффективности самой системы, так и к неверным управленческим решениям.

Итак, недопустимые ошибки:

1. Организация управленческого учета не соответствует структуре управления компанией.

2. Нет единой методологии и нормативной базы управленческого учета.

3. Не синхронизированы справочники и аналитики данных бухгалтерского и управленческого учета.

4. Не утверждены перечень форм и показатели управленческой отчетности.

5. Не регламентирован график документооборота системы управленческого учета.

6. Не утверждена методика корректировки ошибок в данных прошедших отчетных периодов.

7. Не разработаны процедуры внутреннего контроля.

8. Не разработана методика формирования себестоимости выпуска продукции (работ, услуг) и финансового результата деятельности компании.

9. Некорректно выбраны драйверы распределения затрат при формировании себестоимости выпуска продукции (работ, услуг).

10. Некорректно выбрана методика распределения прямых и косвенных затрат при расчете рентабельности направлений бизнеса, номенклатурных групп продукции, подразделений компании и т. д.

Последствия указанных ошибок как для самой системы управленческого учета, так и для функции управления деятельностью компании в целом приведены в табл. 1.

Для того чтобы минимизировать риски появления недопустимых ошибок, руководитель финансово-экономической службы должен проанализировать действующую в компании систему управленческого учета и в случае выявления недостатков принять меры, которые позволят повысить эффективность системы.