Разрабатываем бюджет запасов сырья и материалов

Как составить универсальную форму бюджета запасов сырья и материалов?

Как детализировать бюджет запасов сырья и материалов по группам?

Как составить обобщенную форму бюджета сырья и материалов в детализации по складам?

Как составить бюджет запасов сырья и материалов по видам продукции?

Бюджет запасов сырья и материалов имеет нужен для того, чтобы составить бизнес-план производственной компании, поскольку от скорости оборачиваемости запасов зависит движение денежных средств. А это, в свою очередь, влияет на финансовое состояние организации в целом.

В статье предложим несколько типовых форм бюджета запасов сырья и материалов, поясним, какие показатели включить, какую аналитику использовать. 

Как составить универсальную форму бюджета запасов сырья и материалов

Бюджет запасов сырья и материалов включает информацию о запасах по видам товарно-материальных ценностей по компании в целом и по отдельным направлениям бизнесам в натуральных и стоимостных показателях.

Оптимальный вариант — составить универсальную форму бюджета запасов сырья и материалов. Пример такой формы мы привели в табл. 1 (фрагмент). По строкам дайте перечень номенклатурных групп (наименования сырья и материалов), в графах отразите следующую информацию:

• единицы измерения;

• местонахождение сырья и материалов;

• минимально допустимый уровень запаса;

• остаток запасов на начало и конец периода в натуральном и стоимостном выражении;

• потребность в использовании для производства;

• потребность в закупках сырья и материалов;

• показатель оценки управления запасами (обеспеченность запасами, стоимость запасов), долю каждой номенклатурной позиции в общей сумме запасов.

Согласно бюджету в январе, например, потребность производства по группе «Металлы» составляет 624 540 руб., потребность в закупке — 707 808 руб.

К сведению

Составляйте бюджет запасов на год, если сформирован портфель заказов на этот период и утвержден план производства. Для своевременного планирования закупок представляйте бюджет в разбивке по месяцам.

Если сформирован портфель заказов и, соответственно, утвержден план производства на 6–12 месяцев, можно сформировать бюджет запасов сырья и материалов на год, с разбивкой по месяцам. Если бюджет представлять в разрезе по месяцам, это позволит более точно спланировать бюджет закупок и другие связанные с ним составляющие.

Конечно, предложенную форму бюджета запасов сырья и материалов можно представить в укрупненном варианте. Когда бюджет продаж составляется на год с разбивкой по месяцам, то не всегда в каждый месяц стоит включать графу «Неснижаемый уровень запаса (норматив)». Например, если компании не свойственны сезонные колебания в объеме продаж, в течение года неснижаемый уровень запаса материалов на складе будет постоянным.

Не забывайте корректировать бюджет, если исходные данные поменялись. Это делать лучше ежемесячно. Корректировки вносите на основании производственного плана, информации о предшествующих отгрузках и цен на сырье и материалы (например, если значительно повысились цены на закупку материалов, в первую очередь это касается импортного сырья или материалов).

При разработке формы бюджета учитывайте специфику работы компании: одним свойственна ритмичность производства, другим — сезонность. Все это влияет на формирование запасов сырья и материалов.

Если производство не зависит от сезонности, не стоит включать в форму минимальный уровень запаса на каждый месяц — укажите его на начало укрупненного периода, например, квартала.

Детализируем бюджет запасов сырья и материалов по группам

Номенклатуру в бюджете можно разбить на группы по принципу АВС-анализа. Это позволит акцентировать внимание на управлении наиболее значимыми номенклатурными группами. Выделите основные для компании категории запасов и создайте бюджет в такой аналитике (табл. 2). В качестве критерия деления по АВС-группам возьмите:

• стоимость месячного остатка запаса на складе, чтобы планировать расходы и понимать, какое сырье наиболее затратно для компании;

• годовую потребность в запасе в стоимостном выражении, чтобы сформировать политику работы с поставщиками наиболее значимых материалов и сырья;

• оборачиваемость, чтобы управлять ликвидными и неликвидными запасами.

По данных табл. 2, к группе А относятся следующие позиции: провода ПуГВ, профиль алюминиевый, труба. Например, в январе планируемый расход провода ПуГВ составил 480 000 руб., остаток на конец января — 360 000 руб. (540 000 – 480 000 + 300 000).

Тут может возникнуть вопрос: как распределить запасы сырья и материалов по группам АВС?

Мы рекомендуем сделать так:

• определите показатель выбора группы, например, возьмите годовую потребность в запасе в стоимостном выражении (табл. 3);

• рассчитайте выбранный показатель для каждого вида сырья и материалов;

• вычислите процент годовой потребности каждого вида запаса в общей потребности сырья и материалов;

• определите границы групп А, В и С:

• присвойте группу А, В или С каждому виду сырья и материалов. В Excel для этого используйте функцию «ЕСЛИ».