Инвойс — это документ, который используют в международной торговле для оплаты товаров и услуг. Он подтверждает сделку, помогает пройти валютный контроль в банке и оформить груз на таможне. На основании инвойсной стоимости рассчитывают таможенные платежи. Чтобы поставка прошла без задержек, нужно оформить инвойс при экспорте или проверить документ, полученный от поставщика, при импорте. Рассказываем, как это сделать.
Что такое инвойс и для чего он необходим?
Когда товары или услуги продают внутри России, поставщик выставляет покупателю счет на оплату. Во внешнеэкономической деятельности (ВЭД) вместо счета используют инвойс. Этот документ содержит цену и количество продукции, а также фиксирует другие условия сделки. Инвойс нужно оформлять на каждую экспортную или импортную поставку.
Таможенные процедуры
На основе инвойса рассчитывают платежи: пошлину, НДС и таможенный сбор. Сколько придется заплатить, зависит от цены продукции и кода по ТН ВЭД — это система классификации товаров для международных поставок.
Компания закупает в Китае складные зонты. Стоимость партии по инвойсу в пересчете на рубли составляет 800 000 руб. Доставка груза обойдется в 100 000 руб. Специалист по декларированию товаров определил код ТН ВЭД и выяснил, что импортеру нужно заплатить пошлину в размере 15 % и НДС по ставке 20 %. Рассчитаем суммы платежей:
Таможенная пошлина = (Стоимость товара по инвойсу + Транспортные расходы) × Ставка пошлины по коду ТН ВЭД;
Таможенный НДС = (Стоимость товара по инвойсу + Транспортные расходы + Таможенная пошлина) × Ставка НДС.
Получается, что при растаможке зонтов импортер заплатит 135 000 руб. пошлины и 227 000 руб. НДС. Плюс таможенный сбор — его размер зависит от стоимости товара по инвойсу и выражается в фиксированных суммах. В данном случае к платежам прибавятся еще 3100 руб. Получим общую сумму к оплате, равную 365 100 руб.
Валютный контроль
Банки следят за легальностью расчетов, поэтому сделки с иностранными контрагентами проходят валютный контроль. Неважно, получает ваша компания деньги или отправляет их зарубежному партнеру, — банк проведет проверку. Процедура отличается в зависимости от суммы контракта:
Для некоторых международных сделок инвойс не составляют. Если вы продаете товары в рамках Евразийского экономического союза (ЕАЭС), декларировать грузы на таможне не нужно, поэтому компании оформляют российские документы:
• счет на оплату;
• счет-фактуру;
• товарную и товарно-транспортную накладные.
Какие бывают виды инвойсов и когда они применяются?
Международные стандарты не предлагают единый образец инвойса. Документ можно составить в свободной форме: например, взять за основу бланк, рекомендованный Европейской экономической комиссией, и доработать под вашу сделку (см. рисунок). Также инвойсы удобно создавать в специальных генераторах: Zoho Invoice или Invoice Generator.
Инвойс оформляют на фирменном бланке компании. При необходимости к базовой форме добавляют графы «Срок действия инвойса», «Посредник» и другие.
Обратите внимание
Оформляет инвойс всегда поставщик товара или услуги. Покупатель не подписывает документ, а только проверяет и согласовывает условия внешнеэкономической сделки.
Бывают следующие виды инвойсов:
1) инвойс-проформа (международное название — proforma invoice) — это аналог коммерческого предложения, который содержит количество и цену товара. Такой документ можно корректировать, если покупатель решит заказать больше продукции или договорится о скидке. Еще инвойс-проформу используют при поставке бесплатных образцов;
2) коммерческий инвойс (международное название — commercial invoice) фиксирует окончательные условия поставки. По такому документу покупатель оплачивает товар или услугу. Поставщик отправляет коммерческий инвойс с грузом, а получатель представляет его на таможню и валютный контроль.
По одному инвойсу можно перечислить и получить деньги только один раз. Значит, на каждую поставку в рамках контракта требуется оформлять отдельный документ.
Что такое инвойсная стоимость товара?
Когда поставщик рассчитывает цену продукции, учитывают:
• себестоимость;
• коммерческую наценку;
• затраты на перевозку;
• расходы на погрузочно-разгрузочные работы;
• налоги;
• другие расходы.
Инвойсной стоимостью называют сумму всех затрат, которые несет поставщик при исполнении своих обязательств по контракту:
Инвойсная стоимость товара = Цена товара на складе поставщика + Транспортные расходы + Стоимость погрузочно-разгрузочных работ + Прочие расходы поставщика.
Импортерам нужно следить за изменением инвойсной стоимости в долгосрочной перспективе. Цена товара зависит от многих факторов: сезонности, курса валюты, затрат на производство. Поставщики могут поднимать цены, но резкие скачки должны вас насторожить. Включите инвойсную стоимость товаров в показатели финансовой аналитики, чтобы вовремя отреагировать на изменения.
Резкое увеличение инвойсных цен может подсказать, что пора искать нового партнера или в компании завелся мошенник.
Возможно, контрагент поднимает цены неоправданно, и другие поставщики предложат более выгодные условия. А еще стоимость товаров может расти без видимых причин, потому что закупщики берут откаты.
Как проверить инвойс и защититься от мошенничества?
Официального реестра регистрации инвойсов не существует, поэтому участникам ВЭД нужно самостоятельно проверять надежность партнеров и подлинность документов. Это поможет избежать мошенников и снизит риски в международных сделках.
Как проверить зарубежного контрагента и коммерческий инвойс?
1. Запросите полные реквизиты партнера.
Прежде чем заключать контракт, убедитесь, что компания действительно существует и ведет бизнес. Для этого можно использовать открытые базы данных в Интернете: например, OpenCorporates или Europages. Еще вариант — заказать официальную справку в Торгово-промышленной палате РФ.
2. Сопоставьте информацию в инвойсе с контрактом.
Когда начнутся отгрузки, внимательно проверяйте каждый инвойс. Реквизиты сторон, наименования товаров, условия оплаты и поставки должны совпадать.
3. Проверьте коды ТН ВЭД.
Контролируйте, чтобы поставщик верно указывал коды продукции в контракте и инвойсе. Чтобы точно определить ТН ВЭД товара, лучше обратиться к специалистам по таможенному оформлению. Федеральная таможенная служба может расценить ошибки как недостоверное декларирование и выписать штраф.
4. Сверьте подписи в документах.
В инвойсе должен расписаться тот же руководитель или уполномоченный сотрудник, который подписывал контракт.
Как заполнить инвойс?
Инвойс должен содержать все существенные условия поставки — это поможет ускорить декларирование груза. Чем меньше вопросов возникнет у сотрудников таможни, тем быстрее оформят ваш товар. Вот что нужно сделать.
1. Выберите язык инвойса. Документ составляют на английском языке или на языке покупателя. Российское законодательство не требует обязательно дублировать документ на русском языке, но таможня может запросить перевод.
2. Распишите условия сделки. Укажите в инвойсе следующую информацию:
• Реквизиты поставщика, покупателя и посредника (если он участвует в сделке). Напишите название компании, адрес регистрации и контактные данные.
• Описание товара или услуги. Приведите подробные характеристики продукции: наименование, область применения, серийный номер (если есть), код ТН ВЭД, материал, вид упаковки, масса и объем груза, цену за единицу и общую инвойсную стоимость поставки.
• Условия и сроки оплаты. Напишите, когда покупатель вносит предоплату и перечисляет оставшуюся сумму.
• Номер и дата инвойса. Универсальной системы нумерации нет, поэтому поставщик присваивает номера на свое усмотрение. Главное, чтобы они следовали в порядке очередности, если в рамках одного контракта будет несколько поставок.
• Условия поставки по Инкотермс-2020. Это международные правила, которые регулируют обязанности сторон контракта. Документ помогает определить, в какой момент право собственности на товар переходит от поставщика к покупателю.
3. Оформите несколько экземпляров. Поставщик обычно делает пять дубликатов инвойса: один оставляет у себя, один забирает таможня, три экземпляра следуют с грузом. Покупателю сначала отправляют электронную копию, а оригинал приезжает вместе с товаром.
Инвойсная стоимость: частые вопросы собственников
Что будет, если неправильно заполнить инвойс?
Возникнут сложности с таможенным оформлением груза. Например, часть товара могут изъять, если фактическое количество окажется больше того, что заявлено в инвойсе и таможенной декларации.
Неверный код ТН ВЭД в инвойсе приведет к неправильному расчету пошлины. Федеральная таможенная служба может усмотреть в этом попытку занижения таможенных платежей. Для компании и должностных лиц может наступить административная и даже уголовная ответственность. Так, уголовная ответственность предусмотрена, если уклонение совершили в крупном размере — неуплаченная сумма составляет 3 млн руб. — или в особо крупном размере (9 млн руб.).
Чем инвойс отличается от счета и договора?
1. Отличие от счета. Инвойс используют в работе с зарубежными контрагентами, а счет — для поставок внутри России. В счете указывают цену и количество товара, а в инвойсе подробно расписывают условия сделки.
2. Отличие от договора. В международной практике вместо термина «договор» используют термин «контракт». Инвойс содержит условия конкретной поставки и действует только для одной отгрузки. Контракт определяет рамочные условия сотрудничества партнеров на несколько поставок.
Когда инвойс не нужен?
Если вы покупаете товары в Армении, Беларуси, Казахстане и Киргизии или продаете их туда, оформлять инвойс не нужно. На территории ЕАЭС достаточно счета, счета-фактуры, товарной и товарно-транспортной накладных.
Как долго действителен инвойс?
Срок действия инвойса определяет поставщик. Обычно документ действителен от 3 до 6 месяцев с даты оформления. Дольше фиксировать условия не имеет смысла: цены на материалы и транспорт могут измениться, и сделка окажется невыгодной для одной из сторон.
Инвойсная стоимость: в двух словах
• Инвойс используют во внешнеэкономической деятельности для оплаты товаров и услуг.
• Для декларирования товаров инвойс нужно представить в таможню. Банки запрашивают этот документ для валютного контроля.
• Существуют два вида инвойсов: инвойс-проформа и коммерческий инвойс. Первый похож на коммерческое предложение и выполняет функцию сопроводительного документа при растаможке (количество и стоимость товара могут меняться), по второму покупатель платит за поставку (стоимость и количество продукции строго зафиксированы).
• Инвойсная стоимость — это сумма всех затрат поставщика на организацию поставки товара. Она отражается в инвойсе.
• Чтобы проверить подлинность инвойса, сопоставьте информацию с условиями контракта, проверьте коды ТН ВЭД и подписи уполномоченных сотрудников.
• Единой формы инвойса не существует. Документ можно составить в свободной форме, а за основу взять международный образец.
• Укажите в инвойсе: его дату и номер, реквизиты поставщика и покупателя, сведения о товаре, условия и сроки оплаты, условия отгрузки по Инкотермс-2020.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам