Как быстро и красиво создать презентацию по итогам года в Excel и Power Point?

Экономисту нужно наилучшим образом преподнести руководству результаты деятельности компании за отчетный год, и хорошо сделанная презентация играет в этом не последнюю роль. В статье рассказано, как лучше всего использовать Excel и Power Point в процессе создания презентаций к отчетам. Особое внимание уделено графикам, т. к. они составляют основную часть презентаций по результатам работы за год.

Несмотря на то, что создание презентаций является частой практикой, не существует единых правил, по которым их создают. Наглядно представленные финансовые результаты организации дают ценную информацию для принятия стратегических решений. Сравнение текущих финансовых результатов с результатами за предыдущие периоды или отраслевыми показателями может помочь выявить области, требующие улучшения, и определить цели на будущее.

На самом деле впечатление, которое производит презентация, не менее важно, чем цифры в ней. Чистый и профессиональный дизайн презентации с последовательным форматированием, разумно выбранными шрифтами, цветами и визуальными элементами улучшает понимание и помогает сфокусировать внимание на главном.

Как создавать эффективные графики?

Если вы делаете презентацию в стиле профессионального бизнес-отчета, вам может потребоваться стилизация. Она может отображаться на каждой странице документа и включать в себя:

• рамки, водяные знаки, логотипы компании;

• применение одной группы цветов и шрифтов.

Если вы используете стилизацию, следите за тем, чтобы она не закрывала основной текст или графику в отчете. Пример стилизации показан на рис. 1[1].

При подготовке презентации важно знать, какие графики уместно использовать.

Изначально графики можно построить в Excel, т. к. программа предоставляет возможность создания разных их видов, а затем вставить результат в презентацию.

Очень часто графики используют не по назначению, поэтому давайте рассмотрим основные виды графиков и возможности их наилучшего применения.

Виды графиков

Линейчатые графики

Линейчатые графики часто используются для того, чтобы показать, как изменялась переменная с течением времени. Это один из самых простых и часто используемых видов графиков.

Горизонтальный линейчатый график с накоплением эффективно использовать для сравнения различных видов деятельности, отделов. Для этого важно располагать данные в порядке убывания.

На рис. 2 представлены продажи по филиалам. Можно увидеть, что филиал 1 имеет преимущество в продажах продукта А.

Площадные графики

Площадные графики похожи на линейные тем, что они показывают распределение непрерывных данных. Однако область под каждой линией заштрихована (разными цветами), чтобы подчеркнуть разницу между классами данных (рис. 3). Площадные графики могут быть полезны для украшения презентации и для того, чтобы показать, как изменяются совокупные показатели с течением времени.

Гистограммы

Гистограммы представляют взаимосвязь (взаимосвязи) двух или более непрерывных переменных. Столбцы могут располагаться вертикально или горизонтально и показывать отрицательные значения. Гистограммы полезны для сравнения нескольких переменных.

С помощью гистограмм типа «водопад» можно показывать не только динамику, но и значения изменений во времени. На рис. 4 показано то, как менялись данные с 2022 по 2023 г.

При построении диаграммы в Excel выбирают не только значения данных, но и разницу между их рядами (рис. 5).

Круговые диаграммы

Круговые диаграммы используют для того, чтобы наглядно представить, как объект делится на более мелкие части. Хотя они могут быть полезны при определенных обстоятельствах, обычно рекомендуется избегать таких диаграмм, если вам нужно показать большое количество переменных. Если вы решили использовать круговую диаграмму, следует соблюдать следующие правила:

1. Структурируйте круговые диаграммы таким образом, чтобы самый большой сегмент начинался как будто на часовой стрелке, остановившейся на 12 часах, а остальные сегменты располагались по часовой стрелке в порядке убывания.

2. Пометьте каждый сегмент диаграммы значением — либо численным, либо в процентах. Если вы используете значения в процентах, обязательно укажите общее (суммарное) значение где-нибудь на графике, чтобы читатель мог преобразовать проценты в суммарные значения (при желании).

3. Используйте разные оттенки или узоры для каждого сегмента — это создаст контраст и улучшит читаемость.