Организуем производственный учет в Excel

Ключевые вопросы:

Как организовать производственный учет в едином журнале движения незавершенного производства?

Как на практике работают с таким журналом?

Как задействовать сводные таблицы в анализе незавершенного производства и оперативном принятии решений?

Эффективный производственный учет — ключевая задача экономической службы. Рассмотрим, как с помощью Excel организовать учет и контроль незавершенного производства (далее — НЗП) на примере швейной промышленности. Алгоритм действий, который рассмотрен в статье, применим и при использовании более сложных автоматизированных систем, а также в других сферах позаказного производства.

Подготовительный этап организации учета НЗП в Excel-модели

К незавершенному производству относится продукция, которая не прошла все стадии обработки, предусмотренные технологическим процессом, а также неукомплектованные изделия, не прошедшие испытания и техническую приемку. Не относят к незавершенному производству:

• не подлежащие исправлению забракованные полуфабрикаты, детали;

• не подвергавшиеся обработке материалы, покупные полуфабрикаты, готовые изделия.

Начинают с подготовки нормативной и технической информации, на основании которой организуют учет. К ней относится справочник изделий (табл. 1).

Как правило, справочник изделий является одновременно журналом заказов, если компания применяет позаказную систему учета затрат. Порядок открытия и закрытия заказов (например, на основании карточки заказа, в которую вносят необходимую аналитику, сведения о договорах) регламентируется и утверждается руководителем компании.

На основании карточки заказа, конструкторско-технологической документации на изделие в Excel формируют состав изделий (табл. 2). Применительно к швейному производству в составе изделия указывают детали кроя (полуфабрикаты), их количество в каждом изделии. Например, заказ 101 «Платье "Фуксия"» шьют из трех видов деталей, всего их 5 ед. на изделие.

Чтобы в дальнейшем настроить Excel-модель, важно соблюсти последовательность заполнения состава изделий в табл. 2.

В производственном учете, который основывается на технической документации, недопустимы разночтения, поэтому состав изделий формируется с помощью:

• справочника изделий: =ВПР(A3;Изделия!$A$2:$E$94;2) — графа «Наименование изделия»;

• более простого справочника деталей кроя, который настроен выпадающим списком: Данные — Работа с данными — Проверка данных (Тип данных: список, Источник) — соответствующий классификатор (рис. 1).

Кроме того, в классификаторах создают перечни подразделений, в разрезе которых важно вести учет, указывают единицы измерения, виды движения НЗП. При необходимости прорабатывают и другие классификаторы, которые планируют использовать как аналитики в оперативном учете.

Чтобы быстро идентифицировать полуфабрикаты и понимать, к каким заказам, моделям относится деталь кроя, столбец «Полуфабрикат» табл. 2 сформирован «сцепками» из нескольких базовых столбцов (рис. 2). При необходимости используют систему идентификации полуфабрикатов, применяемую в конкретной компании.

Сформировав справочно-нормативную информацию, переходят к отражению в управленческом учете производственных операций.