Оперативный учет в ЖКХ

Что входит в должностные обязанности экономиста ЖКХ?

В чем преимущества позаказного метода учета расходов и калькулирования себестоимости услуг?

Как выглядит аналитика подомовых расходов на содержание и текущий ремонт при позаказной системе?

Управляющие компании в сфере ЖКХ, товарищества собственников жилья обязаны раскрывать основные показатели финансово-хозяйственной деятельности, сведения о выполняемых работах по содержанию и ремонту общего имущества дома и их стоимости. Поговорим о том, как наладить оперативный управленческий учет позаказного учета в ЖКХ.

Должностные обязанности экономиста ЖКХ

Экономист в компании жилищно-коммунального хозяйства (далее — ЖКХ):

• составляет калькуляции себестоимости услуг, анализирует себестоимость, подготавливает экономические обоснования тарифов собственникам;
• рассчитывает и защищает тарифы в сфере водоснабжения, водоотведения, теплоснабжения в органах исполнительной власти;
• рассчитывает и обосновывает тарифы на обслуживание и ремонт многоквартирного дома (далее — МКД);
• подготавливает материалы для тарифных дел;
• проводит экспертизу тарифов, включая методику формирования затрат;
• проводит экспертизу материалов, обосновывающих применение нормативных данных для расчета;
• ведет учет затрат по каждому МКД и по всей компании, составляет карты персонифицированного учета;
• ведет отчеты по домам в текущем режиме;
• проверяет акты выполненных работ по подрядным организациям;
• контролирует выставление счетов от ресурсоснабжающих организаций, проверяет правильность их оформления;
• контролирует первичные акты оказанных услуг и выполненных работ, правильность выставления;
• проверяет, принимает и отражает первичные документы по заключенным договорам;
• разрабатывает и актуализирует управленческую отчетность, собирает и консолидирует фактические данные;
• контролирует затраты;
• выявляет и анализирует причины убытков, недобора, предлагает меры по устранению перерасхода и убытков;
• составление отчета о финансово-хозяйственной деятельности, ежегодный отчет перед собственниками;
• формирует смету доходов и расходов, отчеты об исполнении смет по МКД;
• подготавливает различную информацию, отчеты по требованию руководства;
• размещает развернутую информацию по управлению многоквартирными домами на сайтах «Реформа ЖКХ» и «ГИС ЖКХ», курирует официальный сайт компании;
• составляет гражданско-правовые договоры с физическими лицами на отдельные виды работ по текущему ремонту многоквартирных домов;
• определяет возможность использования готовых проектов, пакетов учетных программ.

Поставленные задачи решаются внедрением оперативного учета:

• пообъектно — по каждому многоквартирному дому, который управляется компанией;
• по видам работ (например, влажное подметание лестничных площадок, техническое обслуживание системы отопления и т. п.).

Особенности позаказного метода учета расходов и калькулирования себестоимости услуг в ЖКХ

Достоверная информация о фактической себестоимости услуг ЖКХ позволяет:

• разработать экономически обоснованные тарифы;
• определить прибыль и исчислить налоги управляющей компании;
• оценить эффективность технологических, организационных и экономических мер.

Калькулированию себестоимости всегда предшествует учет производственных расходов.

Объекты калькулирования себестоимости в ЖКХ — это услуги по каждому виду деятельности.

К сведению

Общепринятые калькуляционные единицы:

• для жилищного хозяйства — м² общей площади жилья;

• для уличной уборки — м² убираемой площади;

• для водоснабжения — м³ отпущенной воды;

• для теплоснабжения — Гкал отпущенной тепловой энергии и т. д.

Продолжительное время калькуляция себестоимости в ЖКХ выполнялась в разрезе каждого вида услуг. Сейчас этого мало: практика требует дополнительного учета по объектам работ в рамках определенного вида услуг. Поэтому необходима достоверная методика учета затрат.

Расходы должны группироваться:

• по статьям и элементам;
• по объектам учета;
• по месту их возникновения.

В сфере предоставления услуг, выполнения ремонтных работ широко используется позаказная калькуляция затрат.

К сведению

Объект учета и калькулирования при позаказном методе — отдельный индивидуальный заказ. Каждому заказу присваивается номер или шифр, который указывается во всех первичных документах по этому заказу.

Соответственно, экономисту нужно выработать правильный регламент открытия заказов и отражения затрат по ним. Это позволит организовать пообъектный, а значит подомовой учет затрат.

Применение позаказного метода учета затрат в ЖКХ обусловлено спецификой деятельности ТСЖ и управляющих компаний, требованиями к группировке расходов.

Особенности позаказного учета в ЖКХ:

1. Заказы являются постояннодействующими.

2. Заказ открывается на каждый МКД:

• для ТСЖ — с момента организации;
• для управляющей компании — с момента подписания договора на управление, приема-передачи технических документов на дом.

3. Заказ закрывается:

• при изменении учетной политики (как для ТСЖ, так и для управляющей компании);
• для ТСЖ — перед ликвидацией ТСЖ как организации;
• для управляющей компании — с момента расторжения договора.

4. Система заказов должна быть многоуровневой.

5. Все прямые затраты должны учитываться в разрезе статей калькуляции по отдельным заказам на основании первичных документов.

Важно!

Учет должен быть организован так, чтобы как можно больше затрат относились напрямую на заказ.

6. Непрямые затраты учитываются по местам их возникновения и включаются в себестоимость отдельных заказов в соответствии с установленной базой распределения.

Места возникновения — это службы, цехи, участки. Если в компании ранее велась безцеховая структура затрат, от нее следует отказаться. Места возникновения затрат должны соответствовать штатному расписанию.

Мы рекомендуем

Перед внедрением позаказной системы учета затрат проведите аудит организационной структуры, при необходимости инициируйте кадровые перемещения, изменение штатного расписания.

От проделанной работы зависит, какие непрямые затраты вы сможете отнести на заказ: амортизация оборудования и инвентаря подразделения, зарплата управленческого персонала участка, расходы на спецодежду и т. п.

7. Нумерация заказов должна быть информативной.

Мы рекомендуем

В названии заказа стоит указывать номер дома, название улицы, квартал. Это обеспечит подомовой учет затрат.

8. В нумерации заказа более низкого (подчиненного) уровня обязательны номера всех заказов предыдущих уровней («теория заказов» представлена в табл. 1).

Например, номер заказа 1.4.1 «Уборка придомовой территории» означает, что работы по уборке придомовой территории входят в комплекс работ «Санитарная уборка придомовой территории» (заказ № 1.4), и выполняется уборка придомовой территории дома № 12 — заказ № 1.

Выработайте систему названий для заказов первого уровня:

• первый вариант: Заказ № 1 «Текущий ремонт и содержание жилого помещения МКД № 12»;
• второй вариант — упрощенный: Заказ №1 «МКД № 12».

Далее будем рассматривать нумерацию заказов по второму принципу.