Учет и контроль договоров с дебиторами и кредиторами

Нюансы учета дебиторской и кредиторской задолженностей

Паспорт сделки как инструмент управления задолженностью.

Формы отчетности для ведения и контроля дебиторской и кредиторской задолженности.

Особенности составления соглашения о зачете встречных однородных требований

Закрытие прошлого отчетного года — важный момент в учете, когда каждый экономист и бухгалтер стремятся «навести порядок» на своем участке работы. Не является исключением и учет дебиторской и кредиторской задолженности: отсутствие контроля может привести к финансовым потерям и убыткам.

Начало нового года — это еще и время для инноваций в учетной политике, например, изменения подхода к ведению и контролю дебиторской и кредиторской задолженности, а именно — определения каждой хозяйственной сделки как объекта учета и контроля.

Что упускаем?

В первую очередь надо перепроверить, как учитываются и контролируются задолженности, обратить внимание на действующие регламенты и бизнес-процессы.

И если в отношении дебиторской задолженности такие мероприятия проводятся регулярно, то в отношении кредиторской — гораздо реже. Отсутствие должного контроля в отношении первой — это кассовые разрывы, финансовые потери, а высокий уровень просроченной кредиторки может привести к банкротству и ликвидация компании, что является куда более весомой проблемой.

Управление дебиторской и кредиторской задолженностями во многом сходны между собой. Обратим внимание на основные несложные моменты, которые помогут избежать проблем:

1. Управление задолженностью начинается на этапе подготовки договоров.

В договоре фиксируются обязательства сторон — сроки оплаты, дата (событие), от которой считается дата поставки, дата и порядок оплаты, порядок досрочного взыскания задолженностей, порядок урегулирования споров, процедура взыскания. Прописываются и обеспечительные меры — штрафы, пени, неустойки и условия их применения. Намного реже, особенно в повседневных договорах поставки и услуг, применяется залог и поручительство.

2. Проверять контрагентов надо на этапе подготовки договоров.

Случай из практики: компания заплатила аванс поставщику услуг, поставщик затягивал с выполнением работ, а когда компания решила вернуть свои деньги, оказалось, что поставщик находится в глубокой стадии банкротства.

Мы рекомендуем

Периодически — раз в месяц, квартал — надо проводить мониторинг дебиторов со средним и высоким уровнем задолженности и кредиторов, если у компании высокий уровень кредиторской задолженности.

Тревожные сигналы — смена адреса регистрации контрагента, состава участников, собственников, появление многочисленных исков о взыскании дебиторской задолженности со стороны третьих лиц, активное размещение в Интернете сотрудниками контрагента резюме и т. п.

Мониторинг контрагентов могут выполнять сотрудники юридического отдела или службы безопасности компании, а можно воспользоваться и услугами специализированных фирм.

3. Наличие задолженности, ее размер, обоснованность требований и применения тех или иных штрафных санкций должно быть подтверждено пакетом документов:

• договором, приложениями к нему, спецификациями, дополнительными соглашениями;
• первичными документами — товарными накладными, актами приема-передачи, актами выполненных работ и услуг, транспортными квитанциями;
• актами сверок взаиморасчетов;
• копиями платежных поручений об оплате, чеками и квитанциями об оплате, банковскими выписками;
• перепиской по вопросам задолженности.

Обратите внимание!

Договор означает, что стороны договорились, но не подтверждает сам факт свершения хозяйственной операции. Факт сделки подтверждается первичными документами.

Документы должны быть представлены в оригинале (не факсовые копии!), содержать всю необходимую информацию, быть надлежаще оформленными, с подписями и печатями.