Управляем платежами с помощью Excel

Как построить в Excel модель для управления платежами?

Как настроить Журнал входящих заявок?

Как визуализировать представленную в нем информцию?

В чем преимущества такой модели управления платежами?

Эффективное управление платежами невозможно без единого информационного поля. Современный программный продукт по учету заявок на исходящие оплаты и планированию реестра платежей должна обеспечивать:

• быстрый и удобный учет поступающих заявок на исходящие платежи;
• расстановку приоритетов в оплате;
• планирование расхода денежных средств;
• отображение списка заявок с неоплаченными, частично или полностью  оплаченными счетами;
• отображение сводной информации о заявках в нужных аналитиках;
• отслеживание и контроль расходования финансовых средств;
• возможность оперативной работы с диалогами и фильтрами ввода данных;
• быстрый поиск по базе данных;
• формирование многофункциональных отчетов по центрам финансовой ответственности, платежам за вчера, статьям бюджета и другие отчеты по требованию руководства.

Рассмотрим, как реализовать все вышеперечисленное в финансовой модели Excel и обеспечить в компании эффективное управление исходящими платежами. Начнем с поэтапной настройки Excel-модели.

Этап 1. Прорабатываем справочники и аналитики

Перечень справочников и аналитик определяется спецификой компании, проблемными зонами, точками контроля, а также требованиями руководства.

Задействованные аналитики представлены на рис. 1. Их набор типичен для любой информационной среды по управлению платежами.

Центры финансовой ответственности (ЦФО) определяются системой бюджетирования компании. Руководители ЦФО несут ответственность за своевременное инициирование и согласование заявок на платежи. Дополнительно регламентируют, на какие виды платежей имеет право подавать заявки каждый ЦФО.

Если системы бюджетирования в компании нет, перечень ЦФО определяется штатным расписанием и должностными обязанностями персонала. При необходимостив качестве ЦФО указывают отдельного сотрудника.

Руководитель ЦФО при направлении в финансовую службу компании заявки на исходящий платеж обязан:

• предоставить документ на оплату — счет, договор, акт сверки и т. п.;
• обеспечить договорную документацию согласно политике безопасности компании;
• проконтролировать исполнение контрагентом, которому планируется перечисление денежных средств, обязательств по сделке.

В рассматриваемой Excel-модели три приоритета платежей:

• высокий;
• средний;
• низкий.

Их может быть больше, но финансовые специалисты не рекомендуют использовать более пяти, так как это снижает управляемость платежами.

Платеж может иметь один из трех статусов: заявлен, оплачен, частично (частичная оплата). При необходимости перечень расширяют:

• на согласовании или утверждении. Это поле дополнительно можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. Тогда финансовый директор из реестра платежей сразу будет видеть, какие заявки одобрены на предыдущих этапах, а какие еще проходят согласование и у кого;
• приостановлены, аннулированы и др.

Это легко сделать, так как каждая таблица с аналитиками отформатирована как «умная» — каждую можно легко дополнить, не сбивая настроек Excel-модели.

Однако если будет задействовано больше статусов, их нужно будет отражать в Журнале заявок. Это увеличит трудозатраты учетного персонала на документооборот и обработку заявок.

В настоящее время компании часто входят в холдинг или группу. Чтобы сформировать сумму заявок на платежи внешним поставщикам и поставщикам из числа группы, задействуют аналитики: группа, внешний.

Фрагмент Справочника контрагентов представлен в табл. 1. Согласно этому Справочнику в группу компаний входят ИП Михайлов А. Е., ООО «Карьер», ООО «Спец-сервис». В условиях дефицита денежных средств часто исключают платежи аффилированным компаниям, оплачивают только внешним контрагентам. В таблице 1 первая позиция — «– без контрагента». Она введена в Справочник, чтобы в Журнале заявок не оставлять пустые поля. Ее используют для таких платежей, как зарплата, налоги, социальные взносы (на усмотрение руководства).

В таблице 2 представлен фрагмент Справочника статей движения денежных средств. Его функции:

• увязать заявки на исходящие оплаты с бюджетом;
• систематизировать заявки;
• упростить ввод заявок — не нужно указывать в Журнале содержание счета (за пигменты, подшипники, ремни, электродвигатели и т. д.).

Важно предусмотреть информативную цифровую кодификацию статей движения денежных средств (ДДС). Коды и статьи соединены сцепкой (рис. 2) =A2&" "&B2, добавлены пробелы (в кавычках).

Для заполнения графы «Приоритет» применен выпадающий список (см. рис. 2): вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных. В окне Проверка вводимых значений указывают Тип данных → Список.