Методология постановки системы управленческой отчетности: что нужно о ней знать?

Ключевые вопросы:

Как выбрать методологию организации управленческого учета в компании?

Какие существуют виды управленческой отчетности?

Из каких источников получают данные для формирования ее показателей?

Управленческая отчетность по своей сути является одним из трех ключевых элементов системы управленческого учета предприятия и предназначена в первую очередь для обеспечения руководства и менеджмента компании информацией, необходимой для эффективного управления ее деятельностью. Именно поэтому управленческая отчетность должна формироваться не хаотично или по принципу «по мере возникновения проблем», а целенаправленно и с тесной взаимосвязью всех элементов системы управленческого учета.

Выбор методологии организации управленческого учета в компании

Для того чтобы понять роль и место управленческой отчетности в системе управленческого учета предприятия, достаточно рассмотреть ее с точки зрения потребностей в управлении бизнесом. Так, управленческий учет призван решать три основные задачи:

1) планирование результатов деятельности компании в предстоящих периодах;

2) учет фактических доходов и расходов, а также контроль их отклонений от плановых значений;

3) формирование управленческой отчетности и анализ ее показателей для понимания причин возникновения план-фактных отклонений и разработки действий по улучшению деятельности компании.

Для реализации этих задач на практике применяют соответствующие им три управленческих инструмента. Это системы:

1) бюджетирования;

2) оперативного управленческого учета;

3) оперативной, операционной и сводной управленческой отчетности.

Соответственно в систему управленческого учета входят все виды учета, которые используются в организации, поэтому перечень управленческой отчетности на каждом предприятии отличается в зависимости от управленческих потребностей в информации его руководства и менеджмента.

На рис. 1 представлена взаимосвязь управленческого учета с другими видами учета на предприятии, а также приведены примеры управленческих потребностей, при которых нужно создавать управленческие отчеты (например, данные налогового учета необходимы для организации контроля и анализа налоговых рисков, а данные оперативного учета — для текущего управления хозяйственной деятельностью и воздействия на ее «проблемные участки»).

С учетом этой тесной связи между управленческим учетом и другими его видами, а также нужды менеджмента в значительном количестве разноплановой управленческой отчетности становится ясно, что система такой отчетности должна формироваться в компании по определенным принципам и регламентироваться в системе управленческого учета.

На основе своего обширного опыта в постановке и регламентации управленческого учета на крупных предприятиях автор статьи может предложить следующую схему формирования системы управленческой отчетности:

Этап 1. Регламентация системы управленческого учета

На этом этапе предусматриваются основные внутренние регламенты, определяющие принципы и порядок функционирования управленческого учета на предприятии. К таким документам относятся:

• положение об управленческом учете;

• график документооборота в системе управленческого учета;

• справочник счетов такого учета;

• инструкция по внутреннему аудиту его данных и т. д.

Этап 2. Утверждение управленческой учетной политики

На втором этапе разрабатывается учетная политика управленческого учета, которая закрепляется в соответствующем документе. Он определяет:

• порядок ведения управленческого учета;

• виды управленческой отчетности и цели их формирования;

• элементы учетной политики;

• ее требования к отражению хозяйственных операций;

•требования учетной политики к обеспечению конфиденциальности данных управленческого учета и отчетности.

Дополнительно к учетной политике можно разработать методические рекомендации о порядке формирования показателей управленческой отчетности.

В учетной политике нужно также отразить наиболее существенные особенности компании, касающиеся порядка формирования управленческой отчетности. Например, для группы компаний такой особенностью будет консолидация управленческой отчетности отдельных компаний, входящих в группу, в сводную отчетность по ней. Соответствующие положения в учетной политике группы компаний могут выглядеть так:

Этап 3. Автоматизация управленческого учета

На этом этапе выбирают способ организации управленческого учетного блока на предприятии и закрепляют его в положении об управленческом учете. На практике предприятия используют четыре таких способа. Выбор одного из них зависит от внутренних факторов и возможностей предприятия в части автоматизации управленческого учета.

Первый способ. Ведение управленческого учета и формирование отчетности на основе базы данных бухгалтерского учета с применением управленческих корректировок.

При этом способе управленческие отчеты в основном формируются на базе функционала табличного редактора Excel путем выгрузки данных из бухгалтерской базы в виде файлов и последующей их обработки в этом редакторе.

Второй способ. Использование управленческого учета как надстройки к бухгалтерскому учету.

В этом случае к бухгалтерским проводкам добавляется аналитика управленческого учета, а также вводится признак отнесения проводки к управленческому учету для того, чтобы в управленские данные попадали только проводки, относящиеся к управленческому учете. Такой подход позволяет в значительной степени автоматизировать получение управленческих отчетов, но требует контроля за синхронизацией справочников бухгалтерского и управленческого учета и создает дополнительную нагрузку на сотрудников бухгалтерской службы.

Третий способ. Обособленное ведение баз данных бухгалтерского и управленческого учета.

Это, с одной стороны, требует периодического обмена данными между этими двумя базами, а с другой — позволяет вести аналитики управленческого учета и формировать управленческие отчеты без привязки к бухгалтерской базе.

Четвертый способ. Организация общекорпоративного хранилища данных.

Этот способ подходит только крупным компаниям, которые могут позволить себе создать такое хранилище. Его несомненное преимущество состоит в том, что пользователи управленческой отчетности могут автоматически получать ее из хранилища, причем это касается не только учетных, но и других данных (необходимых для персонала, технических служб, производства и т. д.). Однако, во-первых, создание общекорпоративного хранилища данных обойдется компании в районе 10–15 млн руб. с последующими ежегодными расходами на его содержание и доработку еще в 2–3 млн руб., а, во-вторых, для поддержания работоспособности такого хранилища она должна иметь достаточно мощные серверы, стоимость каждого из которых составит не менее 1,5 млн руб.