Моделируем бизнес-процессы на примере процесса управления командировками

Бизнес-процессами называют любые повторяющиеся операции, которые выполняются внутри компании и помогают решать поставленные перед ней задачи. Соответственно, моделирование бизнес-процессов — это деятельность, позволяющая представить эти процессы в наглядном виде, анализировать, улучшать и автоматизировать их. В статье рассмотрено, как осуществляется такое моделирование, на примере бизнес-процесса «Управление командировками». Моделируя этот процесс, мы изменим подходы к управлению затратами на командировки сотрудников на более эффективные, создадим новое самостоятельное подразделение, отвечающее за командирование, и необходимые для этого документы.

Цели моделирования бизнес-процессов

Применительно к бизнес-процессам слово «моделирование» можно считать синонимом слова «управление». Компания управляет своими бизнес-процессами — моделирует их для достижения ключевых ориентиров в рамках ведения производственно-хозяйственной деятельности. Целями моделирования бизнес-процессов являются:

1) их автоматизация (например, в рамках перехода на цифровые технологии);

2) анализ, улучшение и оптимизация бизнес-процессов в результате решений, принятых их владельцами — структурными подразделениями, отвечающими за результаты процессов и располагающими ресурсами для их качественного выполнения;

3) регламентация деятельности по бизнес-процессам в целях формирования базы знаний для работников (в том числе только что принятых на работу в компанию), уменьшения количества ошибок за счет формализации деятельности и создания единого источника достоверной информации по функционированию указанных процессов.

В случае если бизнес-процесс сложный, крупный и состоит из многочисленных операций, то его обычно декомпозируют — делят на составляющие подпроцессы. Например, бизнес-процесс «Управление информационными технологиями» смело можно декомпозировать на подпроцессы «Организация контроля и учета ИТ-оборудования» и «Управление импортозамещением ИТ-оборудования и программного обеспечения».

Поскольку в дальнейшем мы станем рассматривать моделирование на примере бизнес-процесса «Управление командировками», сразу укажем, что этот процесс будет включать алгоритмы, последовательности действий, направленные на выполнение следующих задач в отношении служебных командировок:

• направление работников в служебные командировки;

• оформление необходимой для этого документации;

• управление затратами на служебные командировки.

Алгоритм моделирования бизнес-процесса «Управление командировками»

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются служебными командировками. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Рассмотрим моделирование бизнес-процесса «Управление командировками» на примере компании «Альфа». Общая численность ее персонала составляет 3000 человек, должности которых относятся к таким категориям, как руководитель, специалист, служащий. Компания не имеет собственного парка автотранспортных средств, поэтому к месту выполнения служебного задания, предусмотренному приказом о командировании, работников доставляет сторонний транспорт: авиа- и автотранспорт, железнодорожный и водный.

На сегодняшний день каждый направляемый в командировку сотрудник самостоятельно приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице на период нахождения в командировке с учетом отдельных норм и предписаний. Такой вариант действий имеет ряд значительных недостатков, к которым можно отнести:

1) отсутствие единого подхода к выбору отелей и гостиниц, покупке проездных билетов, которое обусловливает несовершенное управление плановыми и фактическими затратами по статье «Расходы на командировки»;

2) отвлечение сотрудников от основных обязанностей и ключевых задач по должности, выполняемых в рамках основной трудовой функции;

3) отсутствие общего подхода к составлению отчетности по командировкам в учете компании в целях принятия компетентных управленческих решений.

Алгоритм моделирования бизнес-процесса «Управление командировками» будет включать несколько последовательно выполняемых шагов:

Рассмотрим подробно каждый из них.

Шаг 1. Решаем создать группу командировок

С целью централизации процесса направления работников в служебные командировки и усовершенствования подхода к управлению затратами на них в компании принято решение создать структурное подразделение под названием «Группа командировок». На рис. 1 показано, какие задачи поможет решить такая централизация.

Шаг 2. Определяем функциональные обязанности работников группы командировок

Исходя из основных целей создания группы командировок, сформулируем функциональные обязанности работников, входящих в ее состав. Они представлены на рис. 2.

Определение функциональных обязанностей работников вновь созданного подразделения — важный вопрос, поскольку после внесения изменений в штатное расписание и отражения в нем новой структуры необходимо будет разработать положение о группе командировок и должностные инструкции ее работников. В разделы «Должностные обязанности» должностных инструкций и разделы «Основные задачи» и «Функции» положения о группе командировок можно включить формулировки с рис. 2.

Последовательность действий группы командировок при работе с заявками на проезд и проживание выглядит так:

1) прием и обработка заявок от сотрудников, направляемых в командировку;

2) подбор оптимальных маршрутов проезда к месту командирования и обратно на основании заявок работников с учетом временного и стоимостного факторов;

3) бронирование номеров в гостиницах, отелях, в которых будут проживать работники во время командировки;

4) подбор альтернативных вариантов следования к месту командировки и обратно, проживания;

5) предоставление направляемым в командировку работникам всех необходимых документов, а также детальной информации о поездке и выбранном месте проживания.

Важно

В целях приобретения билетов и найма жилого помещения для командируемого работника необходимо получить его согласие на обработку персональных данных в соответствии с нормами законодательства РФ.

Работа с поставщиками услуг должна включать в себя не только бронирование номеров в гостиницах и отелях, приобретение, возврат билетов, изменение параметров поездки и проживания, но и сотрудничество в направлении снижения расходов, улучшения качества обслуживания работников компании, выяснение возможности получения персональных привилегий, привлекательных условий, выгодных предложений и акций.