Консолидируем в MS Excel бюджетные заявки: алгоритм действий

Как составить платежный календарь и реестр заявок?

В чем преимущества их использования?

Как консолидировать эти документы с помощью MS Excel?

Ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить имеющиеся у него денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может платежный календарь — документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся свободных денежных средствах в компании. В статье приведен пример ведения платежного календаря в MS Excel и описаны функции, с помощью которых процесс консолидации и контроля данных можно частично автоматизировать.

5 блоков платежного календаря:

1. Информация об остатках в кассах магазинов на утро текущего дня.

2. Расчет остатка денежных средств на расчетном счете компании с учетом инкассации.

3. План финансовой деятельности на день: план по кредитам к получению и погашению, сумма процентов по кредитам к уплате на текущий день.

4. Создание резервов под предстоящие крупные расходы (например, погашение кредита, выплата заработной платы, оплата квартальных налогов и проч.).

5. План оплат по поданным заявкам из расчета свободных денежных средств.

Таким образом, для ежедневного планирования платежей нам достаточно вести два документа: платежный календарь, в котором мы вычисляем и распределяем к оплате свободные денежные средства, и реестр заявок, в котором мы фиксируем все поданные заявки и отражаем оплату по ним. Платежный календарь содержит сводные данные по статьям затрат, реестр заявок расшифровывает эти данные до заявки.

Для исключения двойного ввода данных по заявкам сначала в реестр заявок, а потом в платежный календарь (и, следовательно, минимизации риска «человеческого фактора») рекомендуется использовать единый справочник статей затрат и контрагентов, чтобы с помощью функции СУММЕСЛИМН можно было настроить автоматический перенос данных из реестра заявок в платежный календарь.