Как сэкономить на закупках

Сегодня отечественные компании всерьез задумываются о сокращении расходов и необходимости жесткого контроля над основными статьями затрат. В пылу урезания ФОТ и отказа от инвестиционных проектов зачастую такая статья расходов, как закупки, остается в тени. Однако в условиях жестких санкций и падения спроса анализ процесса организации закупок поможет найти резервы, которые позволят сохранить компанию в быстро меняющейся агрессивной бизнес-среде.

В статье рассмотрим, как создать современную эффективную систему управления закупками, представим направления оптимизации закупочной деятельности компании.

Государственный контроль

Закупки государственных компаний строго контролируются государством.

Отношения в сфере обеспечения государственных и муниципальных нужд товарами, работами, услугами регулирует Федеральный закон № 44-ФЗ[1]. Заказчик, работающий в жестких рамках данного закона, в первую очередь должен следить за выполнением требований к процедуре закупки.

Государственный заказчик по Федеральному закону № 44-ФЗ расходует бюджетные средства. К таким заказчикам относятся образовательные и медицинские учреждения, фонды, предприятия ЖКХ и иные организации, осуществляющие закупки на государственные нужды по плану.

Если компания с государственным участием выделяет на эти цели собственные средства, такая закупка подпадает под нормы Федерального закона № 223-ФЗ[2].

Федеральный закон № 223-ФЗ определяет общие границы, в рамках которых компании с государственным участием, руководствуясь принципом целевого и экономного расходования денежных средств, вправе действовать самостоятельно (по разработанному Положению о закупках).

Таким образом выстроен закупочный процесс у Росатома, Ростеха, Росавтодора, РЖД, Ростелекома и иных госкомпаний — организаций с существенной (более 50 %) долей участия государства.

Система государственного регулирования направлена на прозрачность и оптимальность закупок. Кроме того что заказчик получает выгодные условия, сужаются возможности для коррупционных схем.

В закупочном процессе задействованы электронные торговые площадки (ЭТП), экспертные и банковские учреждения, оказывающие помощь заказчикам, контролирующие органы.

Практика организации закупочной деятельности государственных компаний по Федеральным законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ проверена временем. Она универсальная и понятная. Любой бизнес из коммерческого сегмента при выборе поставщиков может использовать ее технологичные инструменты и адаптировать под свои условия.

Оптимизация закупочного процесса в компании

Чтобы оптимизировать закупочный процесс, компании работают сразу по нескольким направлениям:

• регламентация закупочных бизнес-процессов;

• рациональное управление запасами;

• работа с поставщиками.

Рассмотрим каждое направление подробнее.

Регламентация закупочных бизнес-процессов

Если компания хочет экономить на закупках, действия по управлению закупочным процессом должны быть систематизированы, закреплены закупочными бизнес-технологиями, подчинены понятному и четкому внутреннему регламенту.

Цели регламентации закупочного процесса:

• унификация закупочной деятельности;

• обоснованные и экономически целесообразные результаты выбора поставщиков;

• снижение затрат и операционных рисков при исключении субъективного подхода к закупкам.

Внутренний регламент закупочного процесса компании может содержать:

• Положение о закупках с подробными алгоритмами различных закупочных процедур, которые понятны сотрудникам компании и поставщикам-контрагентам;

• Положение о службе (отделе) закупок;

• Положение о проверке контрагентов;

• Положение о порядке выбора поставщиков.

Строго следуя разработанным методикам и используя современные возможности автоматизации производства, компания может добиться стабильного результата по поддержанию минимального уровня закупочных цен при требуемом качестве и условиях поставки.

8 шагов к созданию эффективной системы управления закупками

Алгоритм создания в компании современной и эффективной системы управления закупками состоит из восьми шагов:

Рассмотрим их подробнее.

Шаг 1. Классифицируем закупаемые товары по степени влияния на затраты.

Из собранных сведений нужно выделить виды товаров, услуг и работ, доля затрат по которым превышает 5 % от общей суммы расходов. По этим значимым закупкам предстоит изучить рынок, запросить коммерческие предложения, пригласить на переговоры поставщиков и подрядчиков.

Шаг 2. Для самых значимых закупок регламентируем, что и каким способом покупать, какие технологии применять — конкурсные или у единственного поставщика.

Конкурсные технологии разрушают ценовые стереотипы, которые формируются при отсутствии конкуренции, когда товары покупаются у одного поставщика или сформировалась привычка к сложившемуся уровню цен.

Конкурсные технологии — это запросы котировок, запрос предложений, электронные аукционы, открытые конкурсы и аукционы на закупку и т. д.

Шаг 3. Организуем непрерывный независимый поток актуальной информации о ценах и поставщиках.

На практике снабженцы используют специализированные информационные ресурсы, чтобы найти актуальные прайс-листы своих постоянных поставщиков и их конкурентов. Так можно получить объективную и независимую картину обоснованности закупочных цен.

Прозрачность и доступность информации обеспечит экономию за счет устранения личных предпочтений сотрудников снабжения при выборе поставщиков.

Шаг 4. Продумываем тактику поддержания высокого уровня конкуренции среди потенциальных поставщиков.

Здесь важно обеспечить всем равные условия для конкуренции, возможность сделать более выгодное предложение. Для этого можно использовать сайт компании, разместив на нем закупочную страничку с функцией получения от потенциальных партнеров электронных коммерческих предложений.

Также можно использовать возможности специализированных интернет-ресурсов.

Открытая и публичная борьба за закупку между поставщиками позволит поддерживать уровень конкуренции и усилит давление на закупочные цены. Практика конкурсных госзакупок показывает, что можно добиться снижения цен на 30–40 %.