Как оптимизировать расходы на оплату труда ИТР строительного холдинга

Основания для оптимизации численности персонала и фонда оплаты труда

Система отчетов персонала об использовании рабочего времени

Пример использования системы отчетов персонала об использовании рабочего времени в строительном холдинге

В связи со сложившейся экономической ситуацией многие российские предприятия стали испытывать трудности, связанные с приостановкой поставок импортных материалов, комплектующих и техники. Кроме того, рост цен практически на всю продукцию негативно сказался на финансовом состоянии предприятий. Поэтому одной из главных задач, от решения которых во многом зависит стабильность деятельности любого предприятия, является максимально возможное сокращение издержек, в том числе затрат на оплату труда.

В статье на примере строительного холдинга покажем, как проанализировать степень загрузки сотрудников планово-экономического отдела, определить необходимую численность сотрудников и разработать мероприятия по экономии фонда оплаты труда (ФОТ).

Когда есть основания для оптимизации численности персонала и фонда оплаты труда

Один из основных методов сокращения затрат на оплату труда — оптимизация организационной структуры компании, которая подразумевает под собой упразднение излишних управленческих звеньев между дирекцией и исполнителями, в том числе за счет объединения отделов и служб с аналогичными функциями, а также обоснованное сокращение штата.

Основания для оптимизации численности работников и фонда оплаты труда:

• выполнение дублирующих или непродуктивных функций;

• нерациональное использование рабочего времени;

• низкая загрузка отделов, служб и отдельных работников.

Наиболее остро проблему низкой эффективности работы персонала ощущают холдинги. Их организационно-кадровая структура, как правило, сложная и предполагает большое количество структурных единиц, а также многочисленный штат ИТР. Все это затрудняет контроль результативности работы кадрового состава.

Однако прежде чем принимать решение об упразднении того или иного управленческого звена или подразделения, а также о сокращении сотрудников, необходимо проанализировать их функционал и степень важности выполняемых ими задач в масштабах деятельности холдинга, а также выяснить уровень загрузки ИТР. Кроме того, нужно определить, насколько оперативно сотрудники выполняют задачи. И только после этого искать резервы экономии рабочего времени и принимать обоснованное решение о сокращении штата.

В чем преимущество системы отчетов персонала об использовании рабочего времени

Как определить степень занятости персонала? С помощью каких методов можно повысить продуктивность каждого сотрудника и найти при этом возможность сократить штат и ФОТ? Один из таких методов — система отчетов персонала об использовании рабочего времени. Внедрение этой системы включает пять этапов:

Как применять систему отчетов персонала об использовании рабочего времени в строительном холдинге

Рассмотрим пример внедрения системы отчетов персонала об использовании рабочего времени в планово-экономическом отделе строительного холдинга.

Этапы 1 и 2 внедрения системы отчетов персонала в холдинге уже пройдены: комиссия по анализу эффективности работы ИТР создана, формы отчетов об использовании рабочего времени утверждены. Мы подробно рассмотрим этапы 3–5.

Этап 3. Проведение хронометража времени выполнения задач и формирование отчетов об использовании рабочего времени

Наиболее точный метод определения времени выполнения задач экономистами ПЭО —– пооперационный хронометраж, который проводится работниками самостоятельно при участии руководителя отдела или представителя ОТиЗ. Время выполнения стандартной (повторяющейся) операции по всем расчетам может замеряться один–три раза.

Кроме того, для расчета среднемесячного оценочного времени на выполнение задач в отчете для последующего анализа нужно учитывать подготовительно-заключительное время и регламентированные перерывы:

Также работникам на отдельных видах работ рекомендуется предоставлять в течение рабочего времени специальные перерывы, обусловленные технологией и организацией производства и труда[1]. К таким видам работ относится и работа на персональных компьютерах.

Продолжительность и порядок предоставления перерывов устанавливаются правилами внутреннего распорядка. Рекомендованное время специальных перерывов может составлять от 60 до 90 минут в смену в зависимости от условий работы и загруженности работника. Специальные перерывы следует включать в рабочее время.

К сведению

Специальные перерывы можно совмещать с перерывами на личные нужды.

Результаты хронометража среднего оценочного времени операций по расчетам, выполняемых экономистом по себестоимости завода железобетонных изделий в течение месяца, приведены в табл. 1. При расчетах мы исходили их того, что:

• норма рабочего времени в 2022 г. при 40 часовой рабочей неделе — 1973 часа;

• планируемый отпуск работника — 160 часов;

• среднемесячный фонд рабочего времени (ФРВ*) в 2022 г. за минусом отпуска — 151 час;

• среднее количество рабочих смен в месяц — 19.

В таблице 1 отражены результаты пооперационного хронометража времени расчета себестоимости одной единицы готовой продукции, изготовленной из семи составляющих исходного сырья и материалов. При этом нужно понимать, что количество позиций сырья, расходуемого на производство готовой продукции, определяет трудоемкость расчета.

По результатам хронометража операций, выполняемых экономистом (см. табл. 1), сформируем отчет об использовании рабочего времени (табл. 2) и проанализируем его (табл. 3).